事例紹介WORKS

EXCEL女子

EXCEL女子がルーチン業務の自動化を実現。2~3時間かかる業務がわずか5分に

ライオンハイジーン株式会社

営業推進部 営業企画グループ マネージャー 内垣 宏隆氏 (写真左)

「安全で安心できる衛生的な環境創りに貢献する」を経営理念とし、需要創造型ソリューションの提供とイノベーションの追求で、顧客と社員にとって価値ある企業として成長、進化し続けるライオンハイジーン株式会社様。
今回は、常駐しているEXCEL女子が行った業務効率化についてお話をお聞きしました。


◀ (写真右)EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部  鈴木

目的

ルーチン業務を自動化し、本来の業務に専念する

課題

毎月末「売上確定表」の作成に時間がかかる

効果

  • 「売上確定表」の作成にかかる時間の大幅な短縮 / 2~3時間→5分に
  • 作業を自動化することでミスがなくなる

Q.今回、ルーチン業務の自動化に至った経緯についてお教えください。

営業推進部 営業企画グループ マネージャー  内垣氏(以下、内垣)
毎月、最終営業日にSalesforceのデータから月次の「売上確定表」を作成するのですが、抽出元や粒度が違うデータを切り取って表示するため、作成作業が煩雑で工数も時間もかかっていました。そこで「作業時間を短縮できないか」と常駐しているEXCEL女子の鈴木さんに依頼しました。

Q.従来の業務にはどのような課題がありましたか?

内垣
「売上確定表」は翌日の会議等で使用する資料のため、作成のスピードとデータの正確性が最も重要です。
これまでは月の最終営業日の17時頃に売上の数字がSalesforce上で確定し、そこから「1.Salesforceからレポートを複数ダウンロード」、「2.ダウンロードしたデータから必要な情報だけコピーして『売上確定表』に貼り付ける」、「3.2で作成した資料を基幹システムのデータと照らし合わせて一つひとつの値に相違が無いかチェックする」という作業を行っており、作業完了までに2~3時間かかっていました。作成データに問題が発生した際は作業が完了するのが20時頃になってしまうこともあり、営業推進部内で長年にわたり難題となっていました。

Q.課題をどのようにクリアしたのでしょうか?

EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部  鈴木(以下、鈴木)
今回行ったのは「1.Salesforceの抽出レポートを一つにする」、「2.Excelの関数を見直し、レポートの貼付だけで完成できるようにする」、「3.RPAツールで作成までの工程を自動化することでチェック作業を不要にする」という3つの業務効率化です。

Salesforceからダウンロードしたレポートデータから、必要な情報だけをソートして切り取って貼り付けるという作業が複数回発生していましたので、データの抽出方法を見直し、Salesforceから吐き出されたレポートデータを貼り付けるだけで別シートで必要な情報のみ可視化できるようExcelの関数や構成を工夫しました。

以前は手作業が入り、各データの確認作業に多くの時間がかかっていましたが、自動化することによりこれまでトータル2~3時間かかっていた業務がわずか5分で完了するようになりました。

Q.ルーチン業務を自動化した成果についてお教えください。

内垣
業務が自動化されてからは「売上確定表」の精度も高くなり、作成スピードも格段に上がりました。
今まで「売上確定表」の作成にかかっていた時間を他の業務に充てることができるようになりましたし、今では月末最終日に定時で業務が終わるようになりました。
煩雑な業務の自動化は安定するまで大変な道のりだったと聞いています。期待以上の仕事をしていただいて、鈴木さんの努力に感謝しています。

鈴木
そのようにおっしゃっていただけて嬉しいです!
実は、自動化するまでに約2か月、運用に完全にのせるまでの移行期間も含めると約半年ほどかかりました。毎月末に一度作成する資料ですので、月に一日しか条件に合う環境下での検証ができず、エラーや仕様に不具合が見つかれば改善することの繰り返しで、大変な面もありましたが、壁にぶつかる度に色々と調べて工夫を重ねていったことで、私自身も成長することができました。

Q.御社にとってEXCEL女子はどのような存在でしょうか?

内垣
Excel
が苦手な社員が多いので、頼りになる存在です。困ったことがあるとよく助けてもらっています。
前任から引き継いだExcel帳票を鈴木さんに見直していただき、より使いやすいものになるよう改良提案もしていただきました。

鈴木
多くの方の手が入って複雑になってしまった帳票をよくお見かけします。それらを整理してシンプルに作り変え、スムーズに使っていただけるようお手伝いさせていただきました。こういう仕事もEXCEL女子が得意とするところです。

内垣
スキルがあるからこそ、我々では知らないような関数も「もっとこうすると良い」と+αの提案を自発的にしてくれます。
他社の派遣社員の方にもサポートしていただいていますが、EXCEL女子には業務改善といった質の違うことを依頼していますし、高いスキルを活かしていただきたいと思っています。

Q.今後、EXCEL女子に期待することをお教えください。

内垣
営業が必要とするデータを揃え、Excelで見せられるようになれば営業の提案力も上がります。それが営業推進部の本来の業務ですので、EXCEL女子にサポートいただければと思っています。

鈴木
営業の方からも「こういうデータが見たいけど、抽出や集計方法が分からない」、「見たいデータは決まっているが作成に時間がかけられない」というお声はよくいただきます。みなさんに本来の業務に注力していただけるよう、引き続き是非お手伝いさせていただきたいです。

以前、EXCEL女子が提案し実施させていただいた「Excel研修」(2020年2月実施)を機に、営業の方々にも「EXCEL女子」=Excelのプロフェッショナルという認知度が上がり、最近ではExcelに関するお問い合わせをいただくことも増えてきました。

今、社内向けにSalesforce上で業務についての相談や依頼を受け付ける「業務依頼アプリ」のリリース準備を進めていて、リリース後は社内の方からの相談・依頼事項の対応はもちろんのこと、どのような質問や要望があったかかをデータで蓄積・分析し、みなさんのニーズにあわせた勉強会や説明会を開催できればと考えています。

内垣
Excel研修」は非常に良かったです。鈴木さんがどのような業務をされているか社内に広まるきっかけにもなりました。
また勉強会を継続的に行っていただいて、社員のExcelスキルの底上げにつながることを期待しています。

※「Excel研修」サイト https://exceljoshi.cocoo.co.jp/service/training

Q.これからEXCEL女子の導入を検討している企業様に向けてひと言お願いいたします。

内垣
EXCEL
女子は高いスキルがあるので我々では思いつかないような提案もしていただけますし、期待以上ですね。今後もEXCEL女子の強みを活かせる業務を行っていただきたいと考えています。

企業情報

社名 :

ライオンハイジーン株式会社

事業内容 :

・ 厨房用洗浄洗剤等の製造販売
・ 厨房用洗浄機器の製造販売
・ 毒物および劇物の製造販売
・ クリーニング用洗剤の製造販売
・ 衛生診断業務および衛生用品の販売
・ 前各号の製品の輸出入業務
・ 前各号に付帯関連する一切の事業

設立 :

1982年12月8日

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