事例紹介WORKS

EXCEL女子

リモートワーク移行後も、事務業務のマネジメント工数9割減。EXCEL女子は生産性改善のためのパートナー

ヤフー株式会社

ショッピング統括本部 マーケティング2本部 販促企画部 本部企画 リーダー

三澤 要氏

「情報技術のチカラで、日本をもっと便利に。」をミッションに、日本の人々の生活や社会をもっと便利にアップデートすることで、日本を「世界で一番、便利な国」にすることを目指す、ヤフー株式会社様。
今回は、常駐しているEXCEL女子の導入の経緯とリモートワークでの業務についてお話をお聞きしました。

※2021年3月にオンラインで取材を実施いたしました

目的

高いExcelスキルとモチベーションを持ち、事務業務を主体的に遂行できる人材の確保

課題

  • Excel、ITリテラシー等のスキルのばらつき
  • レクチャーや業務管理に時間的なコストがかかる
  • チームビルディングとモチベーションの向上

効果

  • EXCEL女子は全員が「MOSエキスパート」資格取得者で、一定の高いスキルをもつ
  • 事務業務のマネジメント工数が9割減。
    主体的に業務を遂行できるメンバーが揃い、業務を管理する時間が大幅に削減
  • EXCEL女子としてチームで主体的に業務に取り組み、個々のモチベーションが高い

Q.EXCEL女子導入の経緯についてお聞かせください。

ショッピング統括本部 マーケティング2本部 販促企画部 本部企画 リーダー 三澤氏(以下、三澤)<上:写真左>
ショッピング統括本部 マーケティング2本部では、ECモール「Yahoo!ショッピング」、「PayPayモール」のマーケティングを担当し、セールやキャンペーンの企画・実施等を行っています。これまでは、マーケティング施策に関わる事務業務一式(ツール入稿・集計・経理処理・会議管理など)を引き受けていただく派遣社員を複数の派遣会社から採用していました。
ただ、いくつか課題を感じていたことと、在籍する4名の派遣社員全員が転職されるタイミングが重なったためEXCEL女子の導入を決めました。2020年3月に大野さんに常駐を開始していただき、今ではEXCEL女子のメンバーも3名になりました。

EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部  大野(以下、大野)<上:写真右>
次の事務業務メンバーを決める際に、EXCEL女子を選んでいただいた理由はどのようなものでしたでしょうか?

三澤
以前、弊社で勤務されていた派遣社員の方が、現在はEXCEL女子として活躍されていて、久しぶりにお会いした時にEXCEL女子をおすすめされたのが検討したきっかけです。EXCEL女子なら、Excelスキルはもちろん、VBA・マクロやRPAなどの自動化業務、コミュニケーション能力、主体的な業務・スケジュール管理といったスキルが期待できると思い導入させていただくことになりました。

Q.これまでの事務派遣における課題とは?その課題はEXCEL女子を導入してどのように解決されましたか

三澤
これまで抱えていた課題は、(1)Excel、ITリテラシー等のスキルのばらつき、(2)レクチャーや業務管理に時間的なコストがかかる、(3)チームビルディングとモチベーションの向上の3点です。

(1)については、募集時にExcelはVLOOKUP関数やピボットテーブルが使える等、一定のスキル基準を定めていましたが、実際に勤務してみるとレベルにばらつきがあり、基礎からレクチャーが必要なケースもありました。
EXCEL女子は全員が「MOSエキスパート」資格取得者ということもあり、「EXCEL女子」の名の通りオフィスツールのスキルが高く、迅速かつ正確な対応で期待通りです。
一般的にはまだあまり使われていない、PowerQuery(パワークエリ)など特殊なExcel機能も使っていただいていますが、Excelの考え方を理解されているので、新しい機能もすぐ吸収して応用できるようになる。レクチャーの担当者も「手取り足取り教える必要がなく、教えやすい。勘所が良い!」と感心していました。

大野
PowerQueryはEXCEL女子でも使ったことがないメンバーが多く、ヤフー様で学んだことや習得したことをもとに先日EXCEL女子向けに講習を開催して、EXCEL女子全体のスキルアップにも活用させていただきました。

三澤
PowerQueryは便利なので、世の中にもっと広まると良いと思います。
(2)レクチャーや業務管理に時間的なコストがかかる、という点では、これまでは指示されたことをマニュアル通りにこなすという姿勢が見受けられ、指揮命令者である私の業務時間のうち約20%を派遣社員の勤務管理・業務進捗管理・業務レクチャーに割く必要がありネックになっていました。
EXCEL女子のみなさんは業務・スケジュール管理も完璧で、主体的に業務遂行していただけるので管理面でのコストが大幅に削減されました。業務時間のうち約20%が今では約2%ほどです。
主体的に行動していただけるので、逐一指示を出す必要がなくなりましたね。業務の進捗を見て、余裕があれば「この時間をRPAの研修にあてます」といったように判断して動いてくれています。
また、みなさんEXCEL女子として正社員雇用されているため、派遣契約でも3年以上の長期稼働が可能で、採用手続きや業務引継ぎの負担も削減できます。

三澤
(3)チームビルディングとモチベーションの向上では、以前は複数社から派遣社員を採用していたこともあり個人プレーになりがちで、チーム力をあげることや業務を改善・効率化していくところまでモチベーションをあげることが難しかったと思います。
EXCEL女子は着任時から業務のマニュアル化やTips(ティップス)をまとめるといった冗長化、マクロを使ったファイルの改善まで主体的に業務効率化に取り組んでいただいています。
もちろん今までもスキルが高い人、モチベーションが高い人はいらっしゃいましたが、ばらつきがありました。「スキルとモチベーション」両方を兼ね備えている点でEXCEL女子を評価しています。

大野
モチベーションという点では、毎週のミーティングで三澤さんに直接感謝やお褒めの言葉をいただけるのも「もっと頑張ろう!」という気持ちにつながるのでありがたいです。

三澤
確かに私はEXCEL女子をたくさん褒めますけど、私だけではなくて、周りの社員からも「EXCEL女子がきてくれて助かっている」という声があがってますから。

大野
ありがとうございます!
EXCEL女子は、お互い学び合い高め合っていける仲間ですので、これからもチームワークで業務改善を進めていきます。

Q.リモートワークでの業務についてお聞かせください

三澤
2020年3月頃から新型コロナウイルス感染症対策として全社的にリモートワークへ移行しました。EXCEL女子にはちょうどそのタイミングで業務を開始していただきましたので、大野さんも直接お会いして仕事をしたのは1ヶ月ほど。直接対面でお会いしたことがないEXCEL女子の方もいますが、対面とオンラインの違いは特に感じていません。
リモートワークで一日何も連絡しなくても、ちゃんと業務が進んでいるので安心です。先回りして考えて動いてくれますし、ホスピタリティも高いので、オフィス常駐時とパフォーマンスに差はありません。

大野
そう言っていただけると嬉しいです。
必要なことはすぐに相談しますが、それ以外は業務の進捗状況や稼働率、冗長化の進捗などを数値でレポートし、見える化してご報告するようにしています。

三澤
相談や質問も「どうしたらいいですか?」ではなくて、「これで合っていますか?」という確認をとってくれますね。これは理解して考えた上での質問なので、一番よい質問方法だと思います。
また、リモートワーク後に重要度が増したZOOMやSlackに関するTips集を作成して部門にシェアしていただくなど、リモートワークならではの取り組みも素晴らしいです。

Q.今後、EXCEL女子に期待されていることをお教えください

三澤
我々のチームは「生産性改善」をミッションとしていますが、EXCEL女子は同じ志をもつ心強いパートナーです。
業務改善までお任せするというのはEXCEL女子が初めてですし、以前は事務業務を4人で行っていたところを今では2人でこなして、もう1名には別の業務を行っていただいているので業務効率も上がっています。
今後はさらに弊社でも導入を始めたRPAの取り組みなどにもチャレンジしていただきたいと期待しています。

Q.これからEXCEL女子の導入を検討している企業様に向けてひと言お願いいたします。

三澤
単純に業務委託や派遣社員のリソースとしてではなく、EXCEL女子は生産性改善のためのパートナーとして導入されることをおすすめします。

企業情報

社名 :

ヤフー株式会社

事業内容 :

・イーコマース事業
・会員サービス事業
・インターネット上の広告事業 など

設立 :

1996年1月

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