「安全で安心できる衛生的な環境創りに貢献する」を経営理念とし、需要創造型ソリューションの提供とイノベーションの追求で、顧客と社員にとって価値ある企業として成長、進化し続けるライオンハイジーン株式会社様。今回は、常駐しているEXCEL女子が行った業務効率化についてお話をお聞きしました。
営業推進部 営業企画グループ マネージャー 内垣氏
EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部 鈴木
1.Salesforceの抽出レポートを一つにする
2.Excelの関数を見直し、レポートの貼付だけで完成できるようにする
3.RPAツールで作成までの工程を自動化することでチェック作業を不要にする
Salesforceからダウンロードしたレポートデータから、必要な情報だけをソートして切り取って貼り付けるという作業が複数回発生していましたので、データの抽出方法を見直し、Salesforceから吐き出されたレポートデータを貼り付けるだけで別シートで必要な情報のみ可視化できるようExcelの関数や構成を工夫。以前は手作業が入り、各データの確認作業に多くの時間がかかっていたが、自動化することによりこれまでトータル2～3時間かかっていた業務がわずか5分で完了するようになった。
自動化するまでに約2か月、運用に完全にのせるまでの移行期間も含めると約半年
毎月末に一度作成する資料ですので、月に一日しか条件に合う環境下での検証ができず、エラーや仕様に不具合が見つかれば改善することの繰り返しで、大変な面もありましたが、壁にぶつかる度に色々と調べて工夫を重ねていったことで、私自身も成長することができました。多くの方の手が入って複雑になってしまった帳票をよくお見かけします。それらを整理してシンプルに作り変え、スムーズに使っていただけるようお手伝いさせていただきました。こういう仕事もEXCEL女子が得意とするところです。
営業の方からも「こういうデータが見たいけど、抽出や集計方法が分からない」、「見たいデータは決まっているが作成に時間がかけられない」というお声はよくいただきます。みなさんに本来の業務に注力していただけるよう、引き続き是非お手伝いさせていただきたいです。
以前、EXCEL女子が提案し実施させていただいた「Excel研修」(2020年2月実施)を機に、営業の方々にも「EXCEL女子」＝Excelのプロフェッショナルという認知度が上がり、最近ではExcelに関するお問い合わせをいただくことも増えてきました。今、社内向けにSalesforce上で業務についての相談や依頼を受け付ける「業務依頼アプリ」のリリース準備を進めていて、リリース後は社内の方からの相談・依頼事項の対応はもちろんのこと、どのような質問や要望があったかかをデータで蓄積・分析し、みなさんのニーズにあわせた勉強会や説明会を開催できればと考えています。
※取材日は2021年2月です