紙の承認フローをシステム化し、承認状況の見える化とガバナンス強化を実現

建設業の紙による承認フローを見える化。

ガバナンス強化まで見据えたシステム構築・運用支援事例 

建設業では、申請・承認・確認といった業務が紙で運用されているケースも少なくありません。

紙の運用は現場に馴染みやすい一方で、承認状況が見えにくい、手順が担当者ごとに異なる、
個人情報の管理に不安が残るといった課題につながることがあります。

本事例では、建設業のお客様に対し、紙で行われていた承認プロセスをシステム上で管理できるように整備。
承認履歴や進捗状況をデータとして可視化し、アクセス権限やログ管理も含めた運用設計まで支援しました。

「承認フローが今どこで止まっているのか分からない」「紙やExcelでの管理に限界を感じている」
そんな企業様に参考にしていただきたい、EXCEL女子の伴走支援事例です。

お客様が抱えていた課題は何でしたか？  

承認プロセスが見えにくくなっていた

お客様の業務では、申請や承認に関するプロセスが紙を中心に運用されていました。

紙による運用は、現場で扱いやすい一方で、申請がどこまで進んでいるのか、誰が承認したのか、どの段階で止まっているのかを確認しづらいという課題がありました。

特に承認プロセスは、複数の関係者が関わるため、流れが見えにくくなると確認作業に時間がかかります。
適切な承認フローが担保されているかを後から確認することも難しく、業務全体がブラックボックス化しやすい状態でした。

手順が統一されず、属人化していた

承認や管理の手順が担当者ごとに異なっていたことも、大きな課題でした。

紙での管理では、申請書類の保管方法や確認のタイミング、承認者への連携方法などが個人の判断に委ねられやすくなります。
そのため、同じ業務であっても進め方にばらつきが生まれ、担当者が変わると状況を把握し直す必要がありました。

業務の進め方が標準化されていないことで、確認漏れや対応遅れが起きやすく、関係者間で認識のズレが生じるリスクもありました。

個人情報管理やアクセス制御に不安があった

紙の申請書類には、個人情報や機密性の高い情報が含まれることがあります。

しかし、紙で管理している場合、誰がいつ閲覧したのか、どの範囲まで情報にアクセスできるのかを正確に管理することが難しくなります。
書類の保管場所や閲覧ルールが明確でない場合、セキュリティ面での不安も残ります。

お客様は、業務効率だけでなく、アクセス権限やログ管理を含めたガバナンス強化も必要とされていました。

課題解決のために、最初に何をしましたか？  

現状ヒアリングと業務棚卸しで承認フローを整理

まず行ったのは、現在の業務の流れを丁寧に把握することです。

紙で運用されている承認プロセスについて、申請から承認、確認、保管までの流れをヒアリングし、関係者や必要な手続きを整理しました。
あわせて、どの部分で確認に時間がかかっているのか、どの手順が担当者ごとに異なっているのかも確認しました。

現場で実際に行われている業務を把握することで、単に紙をシステムに置き換えるのではなく、
実務に合った承認フローとして再設計できるようにしました。

そのほかどのようなご支援をしましたか？  

承認履歴がデータとして見えるようになった

システム導入により、申請から承認までの履歴がデータとして残るようになりました。これまで紙で管理していたときには見えにくかった「誰が、いつ、どの内容を承認したのか」が確認しやすくなり、承認状況を把握しやすい状態になりました。

承認プロセスが可視化されたことで、確認作業の負担が軽減され、意思決定までの流れもスムーズになりました。

手順の標準化により、属人化を防ぎやすくなった

承認フローをシステム上に整理したことで、担当者ごとに異なっていた手順を統一しやすくなりました。

必要な項目や承認ルートが明確になったことで、誰が対応しても一定の流れで業務を進められる状態に近づきました。
これにより、担当者の経験や記憶に頼る運用から、ルールに沿って進められる運用へと改善されました。

アクセス権限とログ管理によりガバナンスが強化された

セキュリティ面でも改善がありました。

アクセス権限を適切に管理することで、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる状態を整備。
また、ログを保持できるようになったことで、操作履歴や承認履歴を後から確認できるようになりました。

紙では管理しづらかった情報の取り扱いについても、システム上でルール化・可視化できるようになり、ガバナンス強化につながりました。

今回の支援を通じて感じたことを教えてください

今後は、まず現在の承認フローを安定して運用できる状態にすることが重要です。

一部、正しい承認者が設定されていないなどの課題も残っているため、運用しながら承認ルートや権限設定を見直し、より実態に合った形へ調整していくことが求められます。

そのうえで、承認にかかる時間や差し戻しの発生状況などをデータとして蓄積できれば、さらなる改善にもつなげられます。
将来的には、承認業務の効率化だけでなく、業務全体の進捗管理やデータ活用、自動化に向けた土台として活用していくことも期待できます。

まとめ

承認フローの見える化・業務標準化なら、EXCEL女子にご相談ください

EXCEL女子は、Excel、VBA、RPA、BI、kintone、CELF、タレントパレットなどを活用し、バックオフィス業務の効率化を支援しています。

今回のように、紙やExcelで運用している業務を整理し、承認フローやデータ管理を見える化する支援も可能です。現状ヒアリングから業務棚卸し、要件整理、ツール構築、運用設計、マニュアル作成、定着支援まで、現場に寄り添いながら伴走します。

「承認状況が見えない」「手順が担当者ごとに違う」「セキュリティ面に不安がある」といった課題を感じている場合は、ぜひEXCEL女子にご相談ください。

 紙運用からシステム運用へ。承認フロー見える化の流れ