タレントパレットで人事評価の進捗を見える化し、Excel管理のばらつきを解消

タレントパレットで人事評価の進捗を見える化。
Excel管理から一元運用へ整えた伴走支援事例 

サービス業のお客様では、人事評価制度の運用をExcelで管理しており、
部門ごとにルールや管理方法が異なることで、最終提出時の照合・集計作業に多くの手間がかかっていました。

本事例では、EXCEL女子が現場へのヒアリングから要件整理、タレントパレットでの評価運用構築、テスト・運用設計まで伴走。
部門ごとの進捗を一元管理し、人事・各部門がタイムリーに状況を把握できる状態を目指しました。

「評価業務をExcelで管理しているが、部門ごとの進め方がバラバラ」
「提出状況や対応漏れをもっと見える化したい」と感じている企業様に参考になる事例です。

お客様が抱えていた課題は何でしたか？  

部門ごとに運用ルールが異なっていた

お客様は、評価制度など人事から発信する業務をExcelで管理していました。
しかし、評価業務は複数の部門が関わるため、部門ごとにファイルの管理方法や入力ルール、確認の進め方にばらつきが出やすい状態でした。

人事側で一定のルールを用意していても、実際の運用では部門ごとの判断や対応方法が入りやすく、全体としての管理が複雑になっていました。

提出状況や進捗が見えづらかった

Excel中心の運用では、各部門がどこまで対応しているのか、誰が確認済みなのかをリアルタイムに把握しにくいという課題もありました。

人事側が状況を確認するには、各部門のファイルを開いて内容を確認したり、担当者へ個別に問い合わせたりする必要がありました。
そのため、進捗確認そのものに時間がかかり、対応漏れや確認遅れが起きやすい状態でした。

最終提出時の照合・集計に工数がかかっていた

評価業務の終盤では、各部門から提出されたExcelファイルを人事側で照合し、内容を確認・集計する作業が発生していました。

部門ごとに管理方法が異なるため、ファイルの確認やデータの整形に手間がかかり、評価業務全体の運用効率を下げる要因になっていました。

課題解決のために、最初に何をしましたか？  

現場ヒアリングで運用状況を整理

まず行ったのは、現場へのヒアリングです。
評価業務がどのような流れで進んでいるのか、各部門でどのようにExcelを管理しているのか、
人事側がどのタイミングで何を確認しているのかを整理しました。

システムを構築する前に、現状の運用や困りごとを丁寧に把握することで、タレントパレット上でどのような管理が必要かを明確にしていきました。

そのほかどのようなご支援をしましたか？  

タレントパレットで評価運用を構築

整理した内容をもとに、タレントパレットで人事評価を運用できるように構築を進めました。

部門ごとの評価業務の進捗を一元管理できるようにし、人事・各部門の双方が状況を確認しやすい設計を意識しました。
また、評価業務は人事情報を扱うため、誰がどこまで閲覧・操作できるかといった権限設計も重要なポイントでした。

単にExcelの内容をシステムに置き換えるのではなく、これまでの運用で必要だった確認や承認の流れを踏まえながら、実務に合う形で整えていきました。

テストと改善を繰り返し、運用定着まで見据えて設計

構築後は、テストと改善を繰り返しながら、導入後もスムーズに運用できる状態を目指しました。

評価業務は一度設定して終わりではなく、実際に使う中で「この項目は見えたほうがよい」
「この確認フローは調整したほうがよい」といった改善点が出てきます。

そのため、運用開始後の使いやすさまで見据え、現場の負担が増えない仕組みづくりを意識しました。

 どのような成果がありましたか？  

評価業務の進捗が見えるようになった

タレントパレットで評価業務を管理できるようになったことで、部門ごとの対応状況を把握しやすくなりました。

これまでExcelファイルを確認しなければ見えづらかった進捗が可視化され、
人事側も各部門側も、現在の状況を確認しながら業務を進めやすくなりました。

照合・集計にかかる負担を軽減

部門ごとにバラバラだったExcel管理をタレントパレット上で一元化したことで、最終提出時のファイル照合や集計にかかる負担の軽減につながりました。

データの管理場所や確認方法が整理されたことで、担当者が個別にファイルを集め、内容を突き合わせる作業を減らしやすい状態になりました。

関係者の認識が揃いやすくなった

人事評価業務では、人事部門だけでなく、各部門の担当者や評価者など複数の関係者が関わります。

進捗や運用ルールを見える化したことで、「今どこまで進んでいるのか」「次に何をすべきか」が共有しやすくなり、
関係者間の認識も揃いやすくなりました。

今回の支援を通じて感じたことを教えてください

今後は、まずタレントパレット上での評価運用を安定させ、現場が迷わず使える状態を維持していくことが重要です。

そのうえで、問い合わせ内容や運用中に発生した課題をもとに、マニュアルやルールを整備していくことで、さらに属人化を防ぎやすくなります。
将来的には、評価データの活用やレポート化、他の人事データとの連携など、より広い人事DXにつなげていくことも可能です。

まとめ

人事評価・タレントパレット運用の改善なら、EXCEL女子にご相談ください

EXCEL女子は、Excel、VBA、RPA、BI、kintone、CELF、タレントパレットなどを活用し、バックオフィス業務の効率化を支援しています。

今回のように、Excelで運用している評価業務を整理し、タレントパレットで一元管理できるようにする支援も可能です。
現状ヒアリング、業務棚卸し、要件整理、ツール設定、テスト、運用設計まで、現場に寄り添いながら伴走します。

「Excel管理から脱却したい」「人事評価の進捗を見える化したい」
「タレントパレットをもっと活用したい」とお考えの方は、ぜひEXCEL女子にご相談ください。

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