月末月初に業務が集中しやすい経理部門では、売上確認や請求書発行、支払処理、月次締めなど、多くの作業を限られた時間で進める必要があります。
さらに、システムの操作方法に関する問い合わせが重なると、本来注力すべき確認業務や判断業務に時間を割きづらくなってしまいます。
今回ご紹介するのは、Web広告を扱う企業の経理部門で、EXCEL女子メンバーが行った業務改善の事例です。
Salesforceに関する問い合わせの傾向を分析し、承認フローの見直しやFAQサイトの整備、リマインド対応の効率化を実施。
月末月初の業務負荷軽減につなげました。
業務を「代わりに行う」だけでなく、現場に残る仕組みまで整える。
その支援の裏側について、担当したS.I.さんに話を聞きました。
今回の事例では、月末月初に集中していた経理業務の負荷に対し、問い合わせ内容の分析、FAQサイトの整備、Salesforceの承認フロー見直し、リマインド対応の効率化を行いました。
その結果、Salesforceに関する問い合わせは大幅に減少し、リマインドメール作成にかかっていた時間も20時間弱から10分以内へ短縮されました。
ポイントは、目の前の業務を代行するだけでなく、現場の方が使い続けられる仕組みを整えたことです。
業務改善は、大きなシステム刷新だけで実現するものではありません。
日々の問い合わせ、承認待ち、手作業の確認など、小さな負荷を丁寧に見つけ、現場に合った形で整えていくことが大切です。
EXCEL女子では、Excelをはじめ、SalesforceやGoogle Workspaceなど、現在お使いのツールに合わせた業務改善をご支援します。
まずはお気軽にご相談ください。