製造業では、拠点ごとの実績や施策の進捗を正しく把握することが、業務改善や意思決定の土台になります。
一方で、現場ごと・担当者ごとに独自のルールでデータを管理していると、同じ拠点内でも複数の管理コードが存在し、集計や確認に時間がかかってしまうケースがあります。
今回ご紹介するのは、製造業のお客様に常駐し、Excelマクロを活用して実績集計の仕組みを改善した事例です。
属人化していたコード管理を変換ツールで整理し、拠点ごとの実績をすぐに確認できる状態へ。
担当したメンバーに、支援内容や工夫したポイントを聞きました。
製造業のお客様先で、Excelを活用した実績集計やデータ整形、マスタ管理に関する業務改善を担当していました。
具体的には、各施策で使われている管理コードを整理し、拠点ごとの実績を集計しやすくするためのExcelファイルを作成しました。
もともと各担当者が独自のルールで実績を集計していたため、同じ拠点内でも複数の管理コードが存在している状態でした。
そのため、必要なデータを確認するにも、どのコードが何を指しているのかを都度確認する必要があり、全体の進捗把握や集計に時間がかかっていました。
そこで、コードを変換できるExcelファイルを作成し、実績データや拠点情報を集約できるようにしました。
一番の課題は、実績集計のルールが属人化していたことです。
担当者ごとに独自の方法で管理していたため、同じ拠点を表す情報であっても複数の管理コードが存在していました。
結果として、拠点ごとの実績を確認したいときに、データをそのまま集計できず、確認や加工に多くの時間がかかっていました。
特に、特定の拠点やその周辺拠点の実績をすぐに見たい場面でも、コードの違いによって情報が分散してしまい、スピーディーに状況を把握しづらい状態でした。
業務効率化を進めるためには、まずデータを同じルールで見られる状態に整えることが必要でした。
まずは現状ヒアリングと業務棚卸しを行いました。
どのような実績データがあり、どの施策でどのコードが使われているのかを確認しながら、管理が複雑になっている原因を整理しました。
ただ、既存の管理コードをすべて統一することは簡単ではありませんでした。
すでに運用されているコードが複数あり、急に変更すると現場の混乱にもつながってしまいます。
そのため、コードそのものを無理に変えるのではなく、既存のコードを変換して集計できるExcelファイルを作成する方針にしました。
現場の運用を大きく変えずに、必要なデータを見やすくすることを重視しました。
Excel関数、Power Query、VBA、マクロを活用し、ボタン一つでコード変換ができる仕組みを作成しました。
担当者が実績データを決められたフォルダに格納すると、Excel上でコード変換やデータ集約ができるようにしています。
これにより、拠点ごとの実績や現状を確認しやすくなりました。
また、拠点情報やコードに変更があった場合にも気づきやすくなるよう、毎月1回、各施策の実績データを同じフォルダに格納する運用にしました。
単にツールを作るだけでなく、継続して使える運用ルールまで含めて設計したことがポイントです。
一番意識したのは、Excelやマクロに不慣れな方でも迷わず使えることです。
便利な仕組みを作っても、操作が難しいと現場では使われなくなってしまいます。
そこで、担当者の心理的な抵抗感を下げるために、操作をできるだけ簡単にしました。
具体的には、ボタン一つでコード変換ができるようにし、コード変更時の更新作業も最小限で済むように設計しました。
「詳しい人しか使えないツール」ではなく、「誰でも同じ手順で使えるツール」にすることで、属人化を防ぎ、安定して運用できる状態を目指しました。
実はマクロ設計は未経験でした。
ですので要件定義やコードの実装方法は、ネット検索やAIを活用しながら自学自習で進めました。
開発中には想定外のエラーも発生しましたが、原因を一つひとつ特定し、検証を繰り返しながら改善していきました。
最初からスムーズに進んだわけではありませんが、試行錯誤を重ねながら自力でツールを完成させることで、課題を構造的に捉え、解決策に落とし込む力が身についたと感じています。
コード変換の仕組みを作ったことで、拠点ごとの実績を集計しやすくなり、全体の進捗把握にかかる時間を削減できました。
これまで担当者ごとにばらついていた集計方法も整理され、属人化の解消につながりました。
また、作成したコード変換の仕組みは他課にも横展開され、組織全体の業務効率化にも貢献できました。
現場の負担が減り、必要なデータを確認しやすくなったことで、日々の業務がより安定して進められるようになったと感じています。
日々の業務の中で感じる「なんとなくやりづらい」という違和感の中に、改善のヒントが隠れていると感じました。
課題が最初から明確に言語化されているとは限りません。
だからこそ、現場の業務を丁寧に見て、どこで時間がかかっているのか、どこに迷いが生まれているのかを整理することが大切だと思います。
小さな改善でも、積み重ねていけば組織全体の大きな業務効率化につながります。
今回の業務を通じて、そのことを深く実感しました。
「担当者ごとに集計ルールが違う」
「Excelファイルが複雑化していて、特定の人しか扱えない」
「拠点別・部署別の実績をすぐに確認できない」
このようなお悩みは、日々の業務の中では見過ごされがちですが、放置すると確認作業や集計作業に多くの時間がかかり、業務全体の生産性低下につながります。EXCEL女子では、Excel関数、Power Query、VBA、マクロなどを活用し、現場で使い続けられる業務改善を支援しています。
現状の業務整理から、データ整形、マスタ管理、集計ルールの標準化、運用しやすいツール設計まで、現場に寄り添いながら伴走します。
Excel業務の属人化や、集計作業の効率化にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
複数の管理コードをExcelマクロで変換し、拠点別の実績を見える化
| Before：困っていたこと | 改善：やったこと | After：できるようになったこと |
|---|---|---|
| 拠点ごと・担当者ごとに管理コードがバラバラ | Excelマクロで「コード変換ツール」を作成 | 拠点別の実績をすぐに集計できるようになった |
| 同じ拠点なのに、施策ごとに違うコードで管理されていた | バラバラのコードを共通の拠点情報に変換 | どの施策の実績も同じルールで見られるようになった |
| 集計するたびに確認・加工が必要だった | ボタン一つで変換できるようにした | 集計作業の時間と手間を削減できた |
| 担当者しか分からない運用になっていた | 操作を簡単にし、更新作業も最小限に設計 | 誰でも迷わず使える運用になった |