WBSを活用すると、
を効率的に可視化できます。
そこで本記事では、WBSの基本的な定義や作成手順をわかりやすく解説し、すぐにご活用いただける無料テンプレートもご用意しました。
プロジェクト管理を改善したい方、運用を効率化したい方はぜひ参考になさってください。
WBS(Work Breakdown Structure)は、プロジェクトにおけるタスクを階層的に整理・分解し、全体像を視覚化するためのツールです。
特に大規模なプロジェクトでは、以下のようなメリットがあります。
WBSを活用することで、最低限のリソースでも効率よくプロジェクトを進めることができるのです。
なおWBSはExcelなどで自作すると手間がかかるため、まずはサポート企業などの用意したテンプレートの活用から始めるとよいでしょう。
よく「ガントチャートで管理できているからWBSは不要」という方もいらっしゃるのですが、それは誤解です。
WBSはタスクを階層的に整理し、全体像や関連性を可視化するツールです。
しかしガントチャートは、各タスクの進行を時間軸で管理するためのスケジュール管理表として役立ちます。
それぞれ強みが異なるため、WBSはタスクの詳細な構造の把握に、ガントチャートは進捗を確認しやすくするために、それぞれ補完し合うツールと考えましょう。
WBSには構造化の方法によって、大きく2種類に分けられます。
成果物型WBSは、最終的な成果物からさかのぼってタスクを細分化し、階層化するアプローチ方法です。
ゴールから逆算するためプロジェクトの全体像を見渡しやすく、中間成果物の関係把握にも最適です。
年間収益などの短期的なレポートや納品物が明確に決まっているプロジェクトに活用しましょう。
一方プロセス型WBSは、プロジェクトの部門やフェーズごとにタスクを細分化・構造化するアプローチ方法です。
例えば「社内DXを進め2年以内に業務処理速度を20%向上させる」のような、成果物が不明確で中長期的視点で取り組むプロジェクトに適しています。
また、プロセス型WBSでは、プロジェクト内で中間目標や成果物などがある場合、成果物型WBSと併用するのがおすすめです。
ここでは、具体的なWBSを作成するメリットをみていきましょう。
WBSを作成すると、工数の見積もりがしやすくなり、時間配分やリソース分配の精度が向上します。
するとプロジェクト全体の効率化が進むほか、目標値や責任の所在が明確になるため、無用のトラブルを避けることが可能です。
WBSのタスクリストを整理すると「AとBは同時並行できる」「AはCが終わらないとスタートできない」など、各タスク間の関連性や依存関係が可視化できます。
その結果、作業の優先順位や効率化可能なポイントも明確になるため、プロジェクトをスケジュールに落とし込みやすくなるでしょう。
WBSではフェーズごとに必要な作業を整理できるため、重要な工程のヌケやモレを発見しやすくなります。
また、精度の高いWBSを作成しておけば、ガントチャートに落とし込んだときに、計画とのズレを早期発見できたり、ハイリスクなタスクを事前に把握できるなどのメリットもあります。
これまでのプロジェクト管理は、PMの実力や経験に左右されていました。
しかしWBSはシンプルな手法なので、きちんとしたテンプレートを活用すれば誰でも一定以上のクオリティで作成することができます。
汎用性・再現性も高いため、プロジェクト管理の効率化や改善をしやすいことも大きなメリットです。
次に、WBSを作成するための手順を5ステップでみていきましょう。
まずは、プロジェクトのゴールを明確に設定しましょう。
このとき、成果物や目標が具体的であるほどタスクの細分化がスムーズなので、はっきりと定義しておくことが大切です。
次に、ゴールから逆算して必要なタスクを洗い出します。
優先順位やリソース配分などは考えず、まずはすべてのタスクをリストアップしましょう。
洗い出したタスクはさらに分解し、担当者の作業範囲や所要時間がイメージできる粒度まで細分化を進めます。
タスクのリストアップが完了したら、次はプロジェクトの流れに沿って並び替え、「大タスク、中タスク、小タスク」の3階層ほどに整理してみましょう。
このとき、
などに注意します。
また、構造化を進めるにあたって、絶対に遅延してはならない重要タスクを結んだ「クリティカルパス」を意識すると、優先順位がつけやすくなるためおすすめです。
次に、構造化したタスクそれぞれに担当者と納期を割り当てましょう。
このとき「1タスク1担当者」を徹底し、納期は担当者と相談しつつ設定することでトラブルを未然に防ぐことできます。
プロジェクト進行中には、予期せぬスケジュール変更やタスク追加などが頻繁に発生します。
そのためWBSは一度作って終わりではなく、定期的に変更を反映し、リソースの再分配を行うようにしましょう。
最後に、WBSの作成で失敗しないために重要な注意点を3つ解説します。
WBS作成時に「余裕を持った期日設定が重要」と考える方も多いでしょう。
しかし、すべてのタスクにバッファを設けるとプロジェクト全体が間延びし、計画と実態がズレやすくなる危険性があります。
そのためWBSでは絶対に遅延できないタスクにのみ余裕をもたせ、それ以外の小タスクは実際の工数に即した期日設定を行うことがポイントです。
実際にWBSを作成すると、どうしても工程や所要時間が不明瞭なタスクが出現します。
この場合、無理やり予測してWBSに組み込むと計画と実態が狂う原因になります。
そのため、曖昧な部分は「未確定タスク」として残しておき、プロジェクトを進行しながら内容が確定した段階でWBSに組み込むようにしましょう。
なお、どうしてもWBS作成が難航する場合は、情報システム・IT事務などの派遣サポートをしている専門企業にアドバイスを求めるのも選択肢のひとつです。
WBSの活用にあたって、社内で利用するWBSのテンプレートをひとつに統一しておくと効率的です。
フォーマットが統一できれば、WBS作成業務の標準化・効率化のほか品質の安定にも役立ちます。
また、テンプレートの活用が進めばノウハウやWBSが社内に蓄積するため、類似プロジェクトの発生しても過去のWBSをカスタマイズするだけで手軽に作成可能です。
なお、WBSのテンプレートは自社で作成すると手間がかかるので、利用できる無料テンプレートなどがあれば積極的に活用しましょう。
さまざまな企業でプロジェクト管理の効率化に携わってきた経験から、汎用性が高く柔軟にカスタマイズ可能な「プロ視線で使いやすいWBS」の無料配布をスタートしました。
プロジェクト管理に強いWBSをお探しでしたら、EXCEL女子が提供するWBSテンプレートをご活用ください。
「そもそもWBSを使う時間がない」「さらに効率化を目指したい」といった場合は、EXCEL女子が提供する情報システム・IT事務サポートもおすすめです。
もしWBSの導入やプロジェクト管理改善にお悩みの際は、ぜひご相談ください。
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