近年、プロジェクトの成果を最大化するために「PMO」を導入する企業が増加しています。PMOとは、PMを補佐してプロジェクト進行を円滑化することを目的とした部門や構造システムです。
そこで今回は、PMOの役割やメリット、抱える課題や求められるスキルなどの基礎知識を網羅的に解説します。
後半ではPMO業務を効率化するポイントや役立つ資格もご紹介しますので、プロジェクトの効率化を模索している方や、すでにPMOを導入して業務改善を検討している方も参考になさってください。
PMOとはProject Management Officeの略で、プロジェクト管理者であるPM（プロジェクトマネージャー）をアシストする部門のことです。
日本PMO協会によると「組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システム」と定義されています。
プロジェクト推進をサポートするPMOを設置することで、社内全体のプロジェクトマネジメント業務の質を保ったり、次期PMになる人材の育成に取り組むことが可能です。
よく、PMとPMOは混同されがちですが、役割が異なります。
PM（プロジェクト・マネージャー）とは、プロジェクトの管理者を指しとしてプロジェクト全体を指揮し、さまざまな重要事項で決定する役割を担っています。
一方でPMOは、PMが正しい意思決定をできるようサポートし、あらゆる業務の手助けをします。
通常プロジェクトの進捗管理はPMが責任を負いますが、常に膨大な業務を抱えているため負担が大きくなりがちです。そのためPMOの設置は、PMの負担軽減だけでなく、スキルを補ったりプロジェクトの質を担保するためにも欠かせません。
また、PMOを導入することで社内全体のプロジェクトの成功率を高め、ビジネスの価値を最大化することもできます。
PMO導入は、現場および経営の両面にメリットがあります。
具体的な現場のメリットは、負担軽減によりPMが高度な意思決定に集中できる環境が整うことです。全体的に判断速度が向上しプロジェクト進行が円滑化することで、プロジェクトの業務効率化が図れます。
また、PMOにより情報の一元化が進むと、課題の可視化やノウハウの標準化もスムーズです。
そのほか経営目線でみても、人材育成や課題解決のノウハウがPMOに蓄積するため、長期的に見ればメリットが大きいと言えるでしょう。
PMOには大きく分けて3種類の役割があります。
プロジェクト関連のマネジメント業務や社内プロセスに必要なさまざまな事務作業を担当します。具体的には資料作成や進行・情報管理、会議のコーディネート、議事録作成、スケジュール更新、経費精算などです。
プロジェクトにおける環境やルールの整備、業務改善や標準化を担当し、PMO内でも幅広い業務を扱うため経験やスキルが求められるポジションです。
例えば、工程の可視化や文書化による「プロセス分析」や、情報収集の手法確立や社内定着のための「情報分析」、ツールの開発や社内浸透のための「ツール分析」などを行います。
そのほかにも、ステークホルダーや市場のニーズを解析する「ビジネス分析」、社内教育や人材開発も担当です。
PMO全体をマネジメントし、メンバーの勤怠・稼働管理や教育、予算管理、戦略立案や環境整備などを担当します。
プロジェクトメンバーの業務が円滑に進むよう支援し、全体的なパフォーマンスを安定させる役割です。
PMO導入の際には、抱えがちな課題も把握しておきましょう。
PMOは各プロジェクトの課題発見が主な業務なので、的確に現場を把握し、スピード感のある解決支援が求められます。
しかし実際は提出される工程表と現場の進捗に差があることが多く、現状把握をしている間に手遅れになったり、解決できずあいまいになってしまうことが多いです。
PMOはPMの補佐を主に行いますが、PMが忙殺されてコミュニケーションがとれずに意思疎通が上手くいかないことがあります。
プロジェクトには多くの人員が関わるため、参画するチームメンバーとのコミュニケーションを適切に行い、必要資料をスムーズに共有できるような仕組みづくりが重要です。
PMOの担当業務は幅広く、コア業務に時間をかけられなくなりがちです。進捗やスケジュール管理、課題発見、クオリティチェックなど、きりがありません。
PMOのコア業務である課題解決支援に集中できるよう、業務効率化を進めることを検討しましょう。
PMOが本来の業務に集中できるよう、業務を効率化するポイントを2つご紹介します。
業務効率化に欠かせないのがツールの活用です。タスク管理や工程管理など、必要な機能がそろったツールを導入することで、情報共有やプロジェクト進行がスムーズになります。
また、Excel（エクセル）のマクロでルーティンワークを自動化するなど、普段使うツールをより有効活用することも重要です。
意思決定の必要ない業務は、PMO補佐による対応も検討しましょう。
PMO補佐が担当可能なのは、議事録作成やコミュニケーション窓口業務、経費精算などのノンコア業務です。業務に抜けや漏れがないかのダブルチェックにもなるため、業務の正確性を上げることも出来ます。
社内にリソースが足りない場合は、アウトソーシングも手段のひとつです。
アウトソーシングに関して、こちらの記事もご覧ください。
PMOに求められるスキルは多岐に渡りますが、その中でも特に重要なスキルを5つご紹介します。
PMOは意思決定こそ行わないものの、プロジェクト全体を見渡しながら課題を解決し、PMを補佐する役割を担っています。
そのため計画立案やプロジェクトの進捗管理、予算や人員配置などのマネジメントスキルが必須です。
PMOはマネジメントが主な業務なので、社内外のメンバーと常に良好なコミュニケーションを取ることが求められます。
PMとのやりとりだけでなく、プロジェクト間の調整やメンバー個人の状況把握など、細やかな心配りができるスキルが重要です。
スケジュール管理や業務プロセスの共有など、PMOはWordやExcel、PowerPointなどを利用する場面が多くあります。
そのため、各ツールの機能や使用方法を熟知しているだけでなく、わかりやすい文書を作成する能力が大切です。
PMOは複数のプロジェクトを横断的に管理するため、PMと同様の幅広い知識が求められます。
プロジェクト全体を俯瞰して適宜チェックしたり、適切なリスク管理や改善支援を実施するには、時にはセキュリティやIT、システム開発、会計、市場動向、関連業務の知識が必要です。
PMOの仕事をこなすために必要な資格はありませんが、取得していると業務が格段に効率化され、より活躍できる資格はあります。
PMOにならなくとも、転職や社内でのキャリアアップを目指しているビジネスマンにもおすすめの資格です。
一般社団法人日本PMO協会が資格認定する、プロジェクトの現場で習得しておくべき知識を認定する資格です。マネジメントツールの活用力や、プロジェクトの本質や重要性を理解しているかどうかで3段階のランクに分けられています。
この資格はNPMO認定PMO-S™資格シリーズとも呼ばれ、プロジェクトマネジメントの専門的な知識や技術を実績重視で認定していることが特徴です。
一般社団法人日本PMO協会が認定する資格で、別名ではNPMO認定PJM-A資格™と呼ばれます。
主にプロジェクトマネジメントの意味や概念の理解を問われ、プロジェクト現場で知っておくべき基礎知識や技術があることを証明する資格です。
PMOは単にPMを支援するだけでなく、社内のプロジェクトの成功にも欠かせない存在です。近年ではPMO設置支援を行う企業も増加しているため、社内の業務改善やプロジェクトの業務効率化を模索されている方は、一度PMO設置を検討されてみてはいかがでしょうか。
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