毎月の集計や資料作成に時間がかかる。Excelに詳しい担当者へ仕事が集中し、改善まで手が回らない。こうした悩みがあるときは、繰り返し発生している作業と、その前後の確認・受け渡しを見直すことから始めましょう。
Excelの関数やPower Query、VBAなどを使えば、入力・転記・集計の一部を効率化できます。あわせて入力ルールや担当者の役割を整えることで、チームで継続しやすい業務に近づけられます。
この記事では、バックオフィスで取り入れやすい業務改善アイデアと、取り組む順番、効果の測り方を紹介します。社内で改善を進める場合と外部支援を活用する場合の判断ポイントもまとめました。部門の業務を見直したい管理職の方や、改善案を社内へ提案したい担当者の方は、参考にしてください。
まずは、日々の業務に近いものを探してみましょう。以下は改善方法の例です。実際に使える機能や実装方法は、Excelのバージョン、利用環境、社内ルールによって異なります。
| 改善したい業務 | 改善アイデア | あわせて決める運用ルール |
|---|---|---|
| 部署・店舗ごとの実績集計 | 改善アイデアファイルの形式をそろえ、Power Queryなどで取り込み・結合する | あわせて決める運用ルール提出期限、保存先、必須項目 |
| 見積書・請求書の作成 | 改善アイデア顧客・商品情報を参照し、定型部分の入力を減らす | あわせて決める運用ルールマスターの更新担当、金額・宛先の確認方法 |
| 日報・勤怠データの取りまとめ | 改善アイデア入力項目を統一し、集計と未入力チェックを効率化する | あわせて決める運用ルール修正依頼の窓口、承認する人 |
| 月次レポートの作成 | 改善アイデア集計条件とレイアウトを固定し、更新作業を減らす | あわせて決める運用ルール指標の定義、対象期間、提出前の確認 |
| 顧客・案件情報の管理 | 改善アイデア項目や入力方法をそろえ、重複・表記ゆれを減らす | あわせて決める運用ルール更新担当、更新頻度、管理する場所 |
| 担当者しか分からないExcel業務 | 改善アイデア処理手順と判断基準を整理し、引き継げる状態にする | あわせて決める運用ルール代替担当、例外時の相談先、手順書の更新担当 |
複数のExcelやCSVを開き、必要な数値を集計表へコピーしている場合は、データを集める工程を見直しましょう。
最初にそろえたいのは、列名、日付の形式、店舗名や部署名の表記です。同じ情報なのにファイルごとに形式が違うと、取り込むたびに修正が必要になります。
形式を整えたうえでPower Queryなどを使い、取り込み・整形・結合の処理を設定すれば、次回以降の手作業を減らせます。更新後には、対象ファイルの取り込み漏れや件数・合計値の確認も行いましょう。
操作方法を確認したい方は、Power Queryの基本とデータ整理・結合の方法をご覧ください。
同じ顧客名や住所、商品名、単価を何度も入力している場合は、参照元となるマスターデータを整理します。顧客IDや商品コードから必要な情報を呼び出せるようにすると、入力の手間を減らせます。
帳票の作成件数が多ければ、VBAなどによる定型処理の自動化も選択肢です。ただし、例外的な価格や請求条件まで一律に処理しないよう、通常処理と個別確認が必要なケースを分けておきましょう。
メール送付まで効率化する場合は、宛先・添付ファイル・金額の確認と送信承認を含めて設計します。
関連する方法は、請求書作成・メール送付を自動化する考え方でも紹介しています。
日報や勤怠の取りまとめでは、集計そのものに加え、未入力の確認や修正依頼にも時間がかかります。
入力する項目や選択肢、提出期限を統一し、未入力や形式の違いを見つけやすくしましょう。担当者へ個別に確認していた内容を、チェック項目として整理するだけでも、確認のばらつきを減らせます。
勤怠では、記録・集計・承認の役割を分け、自社の就業ルールに沿った確認を行う必要があります。集計を自動化した後も、例外的な勤務や修正の承認は誰が担うのかを明確にしておきましょう。
毎月同じ資料を一から作っている場合は、元データ、集計条件、レポートのレイアウトを整理します。ピボットテーブルなどを活用し、定例の集計やグラフを更新しやすい構成にする方法があります。
ここで確認したいのは、資料を受け取る人が実際に使っている項目です。参照されていない集計や、別の資料と重複しているグラフがあれば、作成をやめられないか検討しましょう。
対象期間、売上の計上基準、データの取得日時などもそろえておくと、提出後の数字の確認や作り直しを減らしやすくなります。
顧客リストや案件管理表では、会社名の表記ゆれ、重複登録、担当者ごとのステータスの違いが集計を難しくします。
管理する項目を絞り、入力規則などを使って選択肢をそろえましょう。顧客IDや案件IDも、同じ対象を識別するために役立ちます。
ただし、入力欄を整えるだけでは情報は更新されません。「商談後に営業担当者が更新する」「週次会議の前に未更新の案件を確認する」など、業務の中に更新のタイミングを組み込むことが必要です。
項目設計の例は、Excelで営業管理を行うための基本をご覧ください。
複雑な関数やマクロを使っていても、操作方法や修正箇所が一人にしか分からなければ、休暇や異動のたびに業務が止まりかねません。
手順書には、操作だけでなく、参照するファイル、処理の目的、出力結果の確認方法、エラー時の対応を記載します。別の担当者が実際に手順書を見て作業し、迷った箇所を補足していくと、引き継ぎに使える内容へ近づきます。
管理職は、手順書を作る時間と確認する人を確保しましょう。通常業務を抱えた担当者に整備まで任せきりにすると、改善が後回しになりやすくなります。
候補が複数あるときは、「負担の大きさ」「業務が止まるリスク」「取り組みやすさ」で比較します。
作業時間は1回あたりだけでなく、月間の実施回数と対象人数を含めて把握します。入力、集計、確認、差し戻しまでを同じ範囲で記録すると、負担が集中している工程を見つけやすくなります。
短い作業でも毎日繰り返していれば、改善候補になります。反対に、年に一度しか行わない作業では、開発や保守の負担が削減効果を上回る場合もあります。
請求処理や経営会議向けの数値集計など、遅れたときの影響が大きい業務は、時間短縮に加えて継続性も評価しましょう。
後任がいない、計算根拠が分からない、誤りに気づく仕組みがないといった場合は、自動化より先に手順や確認体制の整備が必要になることもあります。
初めての改善では、一つの部署、一種類の帳票、一つの集計から試す方法が取り組みやすいでしょう。
入力形式や処理手順がある程度そろっている業務なら、変更前後を比較しやすくなります。例外が多い業務は、通常の処理と判断が必要な処理に分けるところから始めます。
改善したい業務があるものの、進める時間が取れない方へ
EXCEL女子は、日々の実務と業務改善を支援する人財サービスです。任せられる業務や支援の進め方、料金を確認したい方は、総合案内資料をご覧ください。
改善案を社内で検討するときは、削減できそうな時間と、実施・維持に必要な負担を並べます。
以下は計算方法を示すための仮定例です。実際の支援実績や削減保証ではありません。
| 項目 | 改善前 | 改善後の想定 |
|---|---|---|
| 1回の作業時間（確認を含む） | 30分 | 10分 |
| 月間の実施回数 | 20回 | 20回 |
| 月間の作業時間 | 10時間 | 3時間20分 |
| 月間で削減できる時間 | — | 6時間40分 |
この例でも、設定の変更やエラー対応に時間がかかれば、削減できる時間は小さくなります。初期の設計・開発費だけでなく、運用・保守の費用、社内担当者の確認工数も含めて比較しましょう。
また、削減した時間がそのまま人件費の支出減になるとは限りません。空いた時間を顧客対応や分析、ほかの業務へ振り向けられるかも検討します。
時間以外では、次の変化も確認します。
EXCEL女子が支援した全国180店舗以上を展開する飲食チェーン本部では、複数システムのデータをExcelで加工・集計する業務に、属人化や転記の負担がありました。
支援では、業務手順のマニュアル化やチェックリストの整備を進め、VBAによって集計処理を自動化。対象となった月次作業は、約3時間から約1時間へ短縮されました。
自動化と手順の整備を組み合わせたことで、後任の担当者もマニュアルを確認しながら作業できる状態になっています。
進め方を決めるときは、必要なスキルに加え、改善に使える時間と、完成後の運用体制を確認します。
| 進め方 | 検討しやすい状況 | 事前に確認すること |
|---|---|---|
| 社内で改善する | 検討しやすい状況対象業務が明確で、改善・保守を担当できる人がいる | 事前に確認すること通常業務と別に作業時間を確保できるか |
| 研修を活用する | 検討しやすい状況業務の進め方は整理されており、担当者のスキル習得が必要 | 事前に確認すること学んだ内容を試す業務と時間があるか |
| 開発・改修を外部へ依頼する | 検討しやすい状況作りたいツールや修正したい機能が決まっている | 事前に確認すること仕様、納品物、検収条件、保守範囲を合意できるか |
| 実務と改善を伴走支援してもらう | 検討しやすい状況日々の業務で手いっぱい、または課題整理から支援が必要 | 事前に確認すること社内と支援側の役割、任せる範囲、共有方法を決められるか |
外部へ依頼する場合も、判断・承認を行う社内の責任者は決めておきましょう。改善したファイルや手順書の保管先、担当者が変わる際の引き継ぎ方法まで整理すると、支援後も運用しやすくなります。
相談時には、対象の業務、月間のおおよその件数・時間、利用ツール、困っている場面、希望時期を伝えると、支援内容を検討しやすくなります。すべての仕様を決めてから相談する必要はありません。
Excelの見直しで解決できる課題もあれば、業務アプリや専用システムが適している課題もあります。
複数部署での承認が必要、細かなアクセス権限を管理したい、変更履歴を継続的に確認したいなど、組織全体の運用要件が大きい場合は、既存システムの活用や移行も含めて比較しましょう。
生成AIを使う場合も同様です。手順書の下書きや説明文の整理など、用途を絞って試し、入力してよい情報の範囲と出力を確認する担当者を決めます。数値や処理結果の正確性は、元データと照らし合わせて確認する工程を残しましょう。
使いたいツールから決めるより、必要な処理・判断・管理を整理することで、自社に合う改善方法を選びやすくなります。
業務改善の第一歩は、負担の大きい作業を一つ選び、担当者・手順・確認方法を整理することです。改善前後を比較し、担当者が変わっても運用できる状態に整えていきましょう。
「集計を効率化したいが、通常業務で手いっぱい」「詳しい担当者に仕事が集中している」「何から改善すべきか整理できていない」といった場合は、外部支援も選択肢になります。
EXCEL女子は、Excelをはじめ、生成AI・VBA・RPA・kintone・BIなどのデジタルスキルを組み合わせて、バックオフィス業務を支援する人財サービスです。データ入力・集計・資料作成といった実務から、業務整理、標準化、効率化まで伴走します。
支援内容を比較したい方は資料をご確認ください。具体的な業務の負担や進め方にお悩みの方は、依頼内容が決まっていない段階でもご相談いただけます。