そんな日々のなんとなく非効率を放置していませんか？
実は、特別なシステムを導入しなくても、Excelの機能を活用するだけで業務は驚くほどスムーズになります。
この記事では、企業でよくある業務を例に、Excelで実現できる業務効率化のヒントを紹介します。
あわせて、実際にExcelを使った業務改善をサポートする「EXCEL女子」サービスについてもご紹介します。
執筆：檜田詩菜（過去のインタビューはこちら）
コクーのマーケティング担当。鹿児島県出身。数年前まで美容コスメ・雑誌・不動産・IT業界の顧客マーケティングを担当。サスペンスLOVE。
「気づけば毎月同じ作業を繰り返している」「自動化したいけれど、何から始めればいいか分からない」
そんな悩みを持つ企業担当者の方は多いのではないでしょうか。
実は、身近なExcelの機能を少し工夫するだけで、驚くほどの時短効果が得られます。
ここでは、今すぐ試せる自動化の3つの方法をご紹介します。
請求書や名簿づくりで、他のシートからコピペを繰り返していませんか？
VLOOKUPやXLOOKUP関数を使うことで、「条件に合ったデータを自動で呼び出す」仕組みが簡単に作れます。
■ 顧客IDをもとに、別シートから住所や担当者名を自動表示
■ 商品コードを入力したら、単価や在庫数が自動反映
「毎朝の集計」「毎月の報告書作成」など、同じ手順を繰り返す業務にはマクロ（自動化プログラム）が最適です。
Excel上で自分の操作を記録しボタンひとつで再現できるため、専門知識がなくても手軽に自分専用RPAを作ることができます。
社内のCSVや外部データを整形する作業は、地味に時間がかかるもの。
そんなときは、Excelに標準搭載されているPower Queryを活用しましょう。ファイルの取り込み・整形・結合などを自動化でき、「次回以降は更新ボタンを押すだけ」で最新データを反映できます。
■ 毎週アップロードされる売上CSVを自動で統合
■ 日付や商品カテゴリを自動整形してグラフへ出力
■ 複数部署からのデータをリアルタイムで連携
Excelをうまく活用すれば、日々のルーティン業務を「考えなくても進む仕組み」に変えられます。
ここでは、企業でよく見られる手作業が多い業務をピックアップし、Excelでどう効率化できるかをBefore／Afterで紹介します。
各社員が入力した日報を手作業でコピーし、集計シートにまとめている
ExcelのPower Queryで各ファイルを自動統合。更新ボタンを押すだけで最新データに反映
案件ごとにフォーマットを開いて顧客情報をコピペ
顧客IDを入力すると、VLOOKUP／XLOOKUP関数で自動反映。金額や品目はマスター管理
メールで送られてきたExcelを1つずつ開いて、数値をコピー＆ペースト
マクロでフォルダ内の全ファイルを自動結合し、日付順に並べ替えて集計
毎回同じグラフを作り直し、色やラベルを整えるのに時間がかかる
ピボットテーブル＋スライサーで、条件を変えるだけでグラフが自動更新
「業務効率化といえば、新しいシステム導入」という考え方、実は少し早計かもしれません。
もちろん、専用ツールやRPAには優れた面もありますが、
現場がExcelを使いこなせていない状態で導入しても、十分な効果を発揮できないケースが多いのです。
今のExcelは、単なる表計算ソフトではありません。
といった機能を活用すれば、業務データの自動化・可視化・共有まで完結できます。
つまり、Excelは最初に取り組むべきデジタルツールともいえます。既に社内で使われているからこそ、導入コストゼロで始められるDXなのです。
■ どんな資料が、誰によって、どの頻度で作られているか
■ 同じ情報を複数箇所に入力していないか
■ 毎月繰り返している作業はないか
これらを整理することで、「どこを自動化すれば時間が浮くのか」が明確になります。
たとえば、請求書発行や日報集計のような定型作業は、Excel関数やマクロで十分に効率化可能です。
Excelで業務を自動化することは、単なる時短ではありません。
それは、将来的にシステムやRPAを導入するときに「データ構造が整っている」状態をつくるということ。
つまり、Excelでの改善こそがDXの第一歩なのです。
無秩序な手作業をそのまま自動化すると、結局「使いこなせないツール」になってしまう――
そんな失敗を避けるためにも、まずはExcelで業務設計を見直すことが重要です。
「Excelをもっと活用したいけれど、どこから手をつければいいか分からない」
「自動化したい作業があるけど、社内に詳しい人がいない」
そんなときに頼れるのが、コクー株式会社の『EXCEL女子』です。
EXCEL女子は、企業の現場に入り込み、Excel業務の整理・改善・自動化をサポートする常駐型の人材サービス。
単なるアシスタントではなく、自動化を自走できるチームづくりのパートナーです。
EXCEL女子の強みは、現場目線の課題発見力。
業務フローを一緒に確認しながら、
「関数で解決できる部分」「マクロで自動化すべき部分」などを整理します。
■ 日次レポートや勤怠集計の自動化テンプレート作成
■ 複数部署のExcelデータ統合（Power Query活用）
■ RPA・BIツール導入時の前段階としてExcel業務を構造化
■ 定型資料の自動更新マクロ作成 など
Excelの使い方支援にとどまらず、業務そのものの設計から改善していくのが特徴です。
EXCEL女子は全員がコクー株式会社の正社員。
Excelの基本操作からマクロ・VBAまで、段階的な研修を受けて現場に配属されます。
バックオフィス出身のスタッフも多く、「現場で求められる実務スキル」を理解しているのが大きな強みです。
また、チーム単位での常駐支援も可能なため、人材定着やナレッジの継承にも効果的です。
EXCEL女子の支援は、単なる一時的なサポートではありません。
業務を整理・自動化し、将来的にはRPAやBIツールなどのDX施策へつなげるための橋渡しを行います。
Excelでの仕組み化を進めながら、
を見極めることで、無理のないDXロードマップを描くことができます。
「DX」「業務改革」と聞くと、特別なシステムや高額なツールを思い浮かべがちですが、
本当に必要なのは“現場で動く小さな改善”です。
Excelには、関数・マクロ・Power Queryなど、すぐに使える“自動化の仕組み”がすでに備わっています。
これらを活用するだけで、日々の定型業務は確実に軽くなり、残業時間や人的コストの削減につながります。
当社には、今抱えていらっしゃる課題をしっかりと把握し、解決のご提案・対応させていただくEXCEL女子によるDX支援サービスがあります。
その一歩を踏み出す時間がない、またはスキルを持つ人がいない――
そんなときこそ、EXCEL女子が現場の伴走者となります。
Excelの整理・仕組み化・自動化を通じて、「ツールを使いこなせる組織」を育てる。
それが、EXCEL女子が目指す“現場発DX”です。