昨今のテレワーク普及やデジタル化推進の活発化を受けて、「業務の見える化」の重要性がますます高まってきています。
見える化を実行すれば、業務全体の概要を把握できるだけでなく、従業員の労働環境や仕事の成果・時間配分など、目に見えない工程について理解を深めることができます。
さらに従業員にとっても、業務の相互理解が深まることによりメンバー間の連携強化やコミュニケーションの円滑化が促進されるなどの利点があります。
今回は、業務効率化を考えるうえで欠かせない見える化という施策について、メリットや実践方法をご紹介します。
業務の見える化とは、業務を「いつ、どこで、誰が、どのように行っているのか」誰からも見えるようにすることです。
業務の見える化ができていないと、状況を担当者しか把握できず、属人化に繋がってしまい、業務効率化の妨げになることがあるので注意が必要です。
ここでは業務の見える化を行うメリットを4つ紹介します。
1つ目は、生産性向上に繋がることです。
業務の見える化をすることで、どこに工数がかかっているのか、無駄な作業はないかなど問題点の抽出が可能です。時間やコスト、担当者の割り振りなど、それぞれ繋がりを理解し、業務改善していくことで、生産性向上が見込めます。
生産性向上について、こちらの記事もぜひご覧ください。
2つ目は、業務フローや組織の全体像を把握できることです。
関わる業務がどのように繋がっているかなど全体像が分かっていると、自分の業務がどのような影響を与えているのか、何を求められているのか理解でき、仕事へのモチベーションが上がります。
また、組織内で業務の見える化がされていると、上司がリアルタイムで部下の状況把握ができ、トラブルが起きてもすぐに対応することができます。
3つ目は、業務の標準化が促進されることです。
忙しい企業ほど、情報共有の不足や専門スキルの偏りなどで属人化に陥りがちです。共有された情報をもとにマニュアルやフォーマットを作成するなど、業務を標準化することができ、仕事の質も一定に保つことができます。
また、マニュアル等が整備されることで、作業リスクやミスが軽減されるだけでなく、引継ぎや新人教育もスムーズに進められます。
最後に、関係者との連携が取りやすくなる効果も期待できます。
業務を見える化すると、それぞれの担当者の進捗状況や業務がわかり、関係者や部署間の理解を深めることができます。方向性や優先順位の共通認識を持てるため、業務を進めやすくなります。
このように、見える化のメリットは、単に業務を洗い出し全容を把握することだけにとどまりません。業務の見える化は、組織全体の生産性を上げて好循環を生む施策だということをしっかりとおさえておきましょう。
見える化施策のメリットを理解したところで、ここからは実際に業務を見える化するためのポイントを確認していきましょう。
業務フローを明らかにし、各工程の業務内容や業務量、必要なスキルや時間を一つずつ詳細に書き出していきましょう。書き出しは、簡易に修正できるメモなどを使用し、箇条書きで洗い出すことをおすすめします。
このとき、漏れやフローの間違いがあると効率化する業務を見極める際に、誤った判断をしかねません。
日々の業務から、月次、四半期、年間と時系列で1日～1年の業務を頭の中を整理しながら一つずつ思い出していきましょう。
チームが大きい組織の場合は、各部門の従業員へのアンケートやインタビューなどを通して、業務内容のヒアリングを行いましょう。管理者層だけでなく現場の担当者も含めて調査を実施することで、より精度の高い業務の洗い出しが可能となります。
業務がどのような状況なのかを把握する際や、新しい戦略を立案する際のたたき台として役立つのがフローチャートです。
フローチャートは、業務フローを長方形やひし形、矢印などを使用して可視化した図のことです。業務上判断や選択が必要なタスク要素も組み込みながら、業務中に発生する繰り返しの業務を把握したりもできるので、緊急時などの対応フローを検討し表現する際にも有効的に活用できます。
フローチャート作成には、無料のオンラインツールなどがあるので、活用してみてもよいでしょう。
業務の把握ができたら、次はそれぞれの業務を整理し、マニュアルを作成します。
大体の作業時間や注意点、ポイントなどを盛り込みましょう。マニュアルがあることで、社員同士のナレッジの共有や作業品質の一定化を図ることができ、企業としての生産性を向上させることができます。
マニュアルは作成して終わりではなく、必要に応じて見直していくことが大切です。マニュアル化できない業務などに関しては、考え方のヒントや成功事例をまとめておくのもいいでしょう。
業務を進める上でも、各々が自身のスキルを把握し業務を正しく遂行することが大切です。
業務に必要なスキルや適性を考え、適材適所に人材を配置しましょう。適正な人員配置を考えるときに重宝されるのが、従業員一人ひとりのスキルレベルを表したスキルマップです。
業務に沿った最適な人員配置ができると、人材育成をする際にもそれぞれに具体的なアプローチがしやすくなります。また、スキルに応じた公平な人事評価ができるため、社員のモチベーション向上にもつながります。
社内で適正な人員配置が難しい場合は、人材派遣の活用も検討してみましょう。
人材派遣に関しては、こちらの記事もぜひご覧ください。
業務の見える化を進めるにあたり、ツールを活用するのも一つの手です。
ツールの導入には費用がかかるケースもあるため、自社の課題や目的を明確にし、費用対効果などをしっかりと見極めて選定しましょう。
見える化は、社員一人ひとりの協力のもとに成り立つ施策です。見える化が実践できれば、職場全体で課題に取り組む環境が作られ、自律的に発展していく組織へと変革していくでしょう。
見える化は業務効率化を成功させるための、手順の一つです。
その中でも業務の見える化は、担当者ベースでできることが多くあるため、取り組みやすく社員間で浸透していきやすい施策でもあります。
ぜひ、当記事を参考に、職場全体での効率化に対する意識向上を目指すきっかけ作りとしても、まずは社内で業務一覧表を作成してみてください。
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