2023.08.10
現在、日本の少子高齢化や、グローバル市場の競争激化、働き方改革などの課題を解決するために、生産性向上に取り組む企業が増加しています。
生産性向上とは、少ない資源でこれまで以上の大きな成果を出すことです。
今回は生産性向上や業務効率化の方法に悩んでいる方へ向けて、生産性向上の基礎知識や業務効率化との違い、必要性やメリットなどを網羅して解説します。
後半では、生産性向上を実現するための具体的施策や、注意点もご紹介していますので、取り組みの参考にしてください。
生産性向上と業務効率化の違い
「生産性向上」とは、資源（ヒト・モノ・カネ）を活用し、生み出す成果や付加価値を最大化する取り組みのことです。
計算式では「生産性＝成果（アウトプット）÷投入資源（インプット）」と表現されます。
生産性向上と業務効率化の違い
「業務効率化」は、あくまでも業務改善であり、業務にかかる時間的・経済的コストを減らすための施策です。
その一方で「生産性向上」の目的は、業務効率化の後のアウトプットの最大化や、新たな価値創造であるという違いがあります。
つまり、業務効率化は生産性向上を達成するためのステップにすぎないため、取り組む際は手段と目的を混同しないよう注意しなければなりません。
生産性向上の必要性と、求められる背景
日本では少子高齢化が深刻化し、15歳〜64歳までの労働人口減少に加え、労働生産性は横ばい傾向が続いています。また、日本の労働生産性は世界の国々と比較しても38カ国中23位と低く、主要7カ国の中では常に最下位です。
労働人口が減り続ける中でグローバル市場を勝ち残るためにも、生産性向上への取り組みが急務であることがわかります。
生産性向上で得られる企業のメリット
生産性向上で得られる主なメリットを4つご紹介します。
人材不足解消
企業の生産性が向上すると、少ない労働力で業務を完遂できるようになるため、人材不足を解消することができます。
労働人口の減少が進むと新規採用のハードルも上がるため、少ない従業員で成果を出せる仕組みを整えておけば、採用コスト削減などの二次的なメリットもあるでしょう。
労働環境の改善
生産性向上の施策では、AIの導入やITシステムを活用した業務自動化が行われるため、社員1人当たりの業務量や負荷が軽くなるというメリットがあります。
残業削減や有給休暇の取得率アップなどワークライフバランスの改善につながるため、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
コストの軽減
社員の労働生産性が向上すれば人手不足や長時間労働の解消につながるため、結果的に人件費や光熱費などの投入コストは軽減します。
余ったリソースは新規事業への投資やITツールへの導入、リスキリングなどで社員に還元することで、企業価値や利益拡大につなげることも可能です。
競争力の強化
生産性が向上すれば従来の業務を短時間で完了できるようになるため、社員は余った時間をコア業務や新規事業、スキルアップなど、パフォーマンスを高めるための取り組みにあてることができます。
すると必然的に企業価値向上やサービスの向上、他社との差別化が進むため、市場での競争力を高めることが可能になるのです。
生産性向上のための具体的な取り組み施策
ここでは生産性向上のための具体的な取り組み方法を4つご紹介しますので、自社に必要な施策を検討しながらご覧ください。
業務効率化
まずは日々の業務の見直しを行い、より付加価値の高い業務をするため、人材や時間の余白を作ります。
以下の3ステップでムリ・ムダ・ムラを改善しましょう。
業務の無駄を解消する
まずは業務の棚卸しを行い、フローや作業内容にムダがないか改善点を把握しましょう。
非効率的な工程を見直すことで、時短になるだけでなく人的ミスの削減にもつながります。データ整理や書類作成のような「必要性は高いが生産性が低い作業」は、RPAやVBAなどによる自動化も検討しましょう。
VBAでできる自動化に関して、こちらの記事もご覧ください。
参考：VBAとは？VBAで出来る8つの自動化とそれによっておこる5つのメリットについてご説明！
タスクを標準化する
タスクの標準化とは、誰がやっても一定の成果が出せるように業務の仕組みを整えることです。
属人化解消や品質の均一化を行うことで、生産性の向上だけでなくミスの削減や安定運用にもつながります。業務内容のマニュアル化や書類のフォーマット統一などから取り組みましょう。
適材適所へ人材を配置する
部署内の社員の習熟度やスキルを見直し、人材配置を最適化することで業務効率を上げることができます。
社員の希望や部署の状況を加味することはもちろん、人材育成の効率化のためにも業務への熟練度が偏った配置にならないように注意しましょう。
ITツール導入
社員の負担なく生産性を向上させるには、ITツールやテクノロジーの導入は欠かせません。
アナログなペーパーワークやハンコ作業はデジタル化し、社内コミュニケーションや情報共有もメールより効率の良いチャットを活用しましょう。
データ集計やレポート作成などの繰り返し業務は、BIツールの導入やRPAやVBAを活用して自動化するのもおすすめです。
アウトソーシングの活用
限られた社内リソースを有効活用するために、ノンコア業務を外部企業に委託するという選択肢もあります。
単に作業を外注するのではなく、IT知識やExcel（エクセル）資格を持つ専門事務職の派遣や常駐を依頼するなど、社内の業務改善やタスク効率化につながるような戦略を立てることがポイントです。
アウトソーシングは委託費用がかかるものの、教育や採用にかかる時間やコストを削減できるうえ、社員の業務負担を軽くできるという大きなメリットがあります。
アウトソーシングに関して、こちらの記事もご覧ください。
参考：内製化か？アウトソーシングか？判断のポイントを解説！
社員のスキルアップ
企業全体の生産性を向上させるには、社員一人ひとりのスキルアップを支援することも大切です。
中長期的な施策にはなるものの、人材不足解消や新たなビジネスモデルに対応するため、社員にリスキリングを推奨する企業も増加しています。
特にリスキリングでは身近なソフトから学び直すと効果が実感しやすいため、Excel研修などを取り入れるのもおすすめです。
リスキリングについて、こちらの記事もご覧ください。
参考：リスキリングとは？DX人材の育成をするメリットや導入手順などを解説します！
生産性向上へ取り組む際の注意点
ここでは、生産性向上を目指す上で、注意して置かなければならないポイントを4つご紹介します。
目的や目標を明確にする
生産性の概念は職種や業界によって異なるため、単に「生産性向上」という言葉を目的にしてしまうとあいまいな指標になりがちです。
まずは自社における「生産性」を定義し、数値化・可視化できるKPIに落とし込んで客観的に管理できる目標をたてましょう。
マルチタスクや長時間労働を避ける
業務効率化をしようとするあまり、無理な人員削減や業務統合を行うと、社員の負担が増えて逆に長時間労働が常態化してしまう可能性があります。
現場のタスク量や社員のスキルを考慮しつつ、優先順位をつけて偏りなく業務の選択・集中を行ってゆくようにしましょう。
トップダウンによる現場の業務圧迫はしない
トップダウンで社員の現状を無視した改革を行うと、現場を混乱させ業務を圧迫する危険性があります。
生産性向上の施策ではボトムアップを大切にし、できる範囲からゆっくりと業務改善を行ってゆくようにしましょう。
全体最適に基づいた方針決定
全体最適とは、会社やチームなどの組織が最適化され、全員が共通目標を持っている状態のことです。
生産性向上に取り組み、部署・個人単位での業務効率化は進むものの、その結果が会社全体の利益拡大や組織の最適化につながっていなければ本末転倒です。
最終的な会社全体の生産性向上を目指すのであれば、常に「全体最適」を意識した業務改善施策を行ってゆくようにしましょう。
まとめ
生産性向上を成功させるには、自社の課題を正確に把握して、適切な業務効率化を行うことが大切です。
しかし、生産性向上の重要度は理解していても、日々の業務に追われ「業務効率化したいが改善方法がわからない」「業務フローが複雑で整理できない」「ITツールやVBAは検討段階で止まっている」などお困りの担当者が多いのも現状です。
当社には、今抱えていらっしゃる課題をしっかりと把握し、解決のご提案・対応させていただくEXCEL女子によるDX支援サービスがあります。
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