業務自動化 ✖ EXCEL女子の解決事例
Excel業務の効率化や属人化解消に悩んでいませんか？この資料では、VBA（Excelマクロ）を活用して、月30時間以上の工数削減を実現した5社のリアルな事例をご紹介しています。
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更新日：2026.01.26
多くの中小企業が直面している人手不足、業務の属人化、慢性的な長時間労働といった課題は、企業の成長を阻害し、従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。
しかし、これらの課題は決して乗り越えられない壁ではありません。
実際に、従業員50名規模の企業が具体的な施策を通じて生産性向上に成功し、より働きがいのある職場へと変革を遂げた事例があります。
この記事では、そんな中小企業がどのようにして生産性向上を実現したのか、その具体的な3つの秘訣を詳しくご紹介します。自社でも実践できるヒントが満載で、「うちの会社でも、もしかしたらできるかもしれない」と希望を感じていただけるでしょう。
事例から学ぶ実践的な解決策を通じて、貴社が抱える課題解決の一助となれば幸いです。
なぜ今、中小企業にこそ生産性向上が求められるのか？
生産性とは、「投入したリソース（ヒト・モノ・カネ・時間）に対してどれだけの成果を生み出せたか」を示す指標です。この生産性を高めることは、企業が持続的に成長し、競争力を維持していく上で欠かせません。特に中小企業においては、限られた経営資源の中で最大の効果を出すために、生産性向上が喫緊の課題となっています。
日本全体の労働生産性は、残念ながら国際的に見て低い水準にあります。OECD加盟国の中でも下位に位置している現状は、この国が抱える構造的な課題を浮き彫りにしています。その中でも、大企業と比べて資金力や人員に限りがある中小企業では、業務の非効率性や属人化が深刻化しやすく、これが生産性をさらに押し下げる要因となっています。このような状況を放置すれば、企業の存続そのものにも影響を与えかねません。
しかし、悲観することばかりではありません。裏を返せば、中小企業には生産性を向上させる余地が大きく残されているともいえます。現状の業務プロセスを見直し、デジタルツールを賢く活用し、従業員一人ひとりの能力を最大限に引き出すことで、これまで以上の成果を少ないリソースで生み出すことが十分に可能です。これは単なるコスト削減に留まらず、新たな事業機会の創出や、従業員の満足度向上にもつながる重要な経営戦略なのです。
深刻化する人手不足と労働人口の減少
中小企業が生産性向上に真剣に取り組むべき第一の理由は、日本全体で深刻化する「人手不足」の問題です。
日本の労働人口は年々減少傾向にあり、この流れは今後さらに加速すると予測されています。特に中小企業は、採用市場において大企業との競争が厳しく、必要な人材を確保することが極めて困難な状況に直面しています。
つまり、一人ひとりの従業員が、より短い時間でより多くの価値を生み出す「生産性の高い働き方」を実現しなければ、企業は存続そのものが危ぶまれる時代が来ていると言えるでしょう。
従業員の定着と働きがいのある職場環境の構築
生産性向上は、企業だけでなく従業員にとっても大きなメリットをもたらします。
業務における無駄な作業を削減し、非効率なプロセスを改善することで、従業員にかかる負担が軽減されます。
これにより、慢性的な長時間労働の是正につながり、従業員は仕事とプライベートのバランスをとりやすい「ワークライフバランス」の改善を実感できるようになるでしょう。
これは、高騰しがちな採用コストの削減にもつながり、企業にとっては一石二鳥の効果が期待できます。
限られたリソースで企業の競争力を高める必要性
中小企業は、大企業に比べて経営資源、特に資金や人材が限られているのが一般的です。
このような状況で市場の激しい競争を勝ち抜き、持続的な成長を実現するためには、既存のリソースを最大限に活用し、他社にはない付加価値の高い製品やサービスを生み出すことが不可欠となります。
ここで中心的な役割を果たすのが、生産性向上です。
生産性向上は、単に作業を速くするということ以上の意味を持ちます。
無駄をなくし、効率を高めることで、コストを削減できるだけでなく、これまで非効率な作業に費やしていた時間や労力を、より創造的で戦略的な業務に振り向けられるようになります。
結果として、生産性の向上は、企業の利益率を改善し、新たな事業への投資余力を生み出します。
【事例紹介】従業員50名のA社が直面していた課題
多くの課題を抱えながらも、日々の業務に追われて改善が後回しになりがちな中小企業は少なくありません。
今回ご紹介するA社も、まさにそんな典型的な企業の一つでした。
従業員数50名規模のサービス業を営むA社は、顧客からの信頼も厚く業績自体は安定していましたが、組織内部には慢性的な課題が山積していました。
特に、従業員からは「もっと効率的に働きたい」「残業時間を減らしたい」といった声が聞かれるものの、具体的に何から手を付ければ良いのか分からず、時間だけが過ぎていく状況にありました。このようなA社が生産性向上に取り組むきっかけとなったのは、特定の業務への負荷集中や情報共有のボトルネックが、事業の成長を阻害するほど深刻化してきたことです。
このセクションでは、A社が直面していた具体的な3つの課題に焦点を当ててご紹介します。
読者の皆様の会社でも「これはうちにも当てはまる」と感じる点があるかもしれません。
A社がどのようにしてこれらの課題を認識し、乗り越える決意をしたのか、その背景を見ていきましょう。
課題1：属人化した業務と非効率な情報共有
A社が抱えていた最も大きな課題の一つは、業務の「属人化」とそれに伴う「情報共有の非効率さ」でした。
経理部門
特定のベテラン社員しか知らない月次決算の締め方があり、その人が不在の際には決算作業が滞りがちでした。
また、営業部門では顧客情報や過去の商談履歴が個人のExcelファイルやメールの中に散在しており、新任担当者が引き継ぐ際に必要な情報を探し出すだけで多大な時間と労力を要していました。
「あの人に聞けばわかる」という状態は、一見すると信頼の証のようにも思えますが、実は組織全体で見ると非常にリスクが高い状態です。特定の個人に業務が集中することで、その人の負担が増大するだけでなく、異動や退職が発生した際には業務が完全にストップしてしまう危険性もはらんでいました。
課題2：繰り返される手作業と慢性的な長時間労働
A社における二つ目の課題は、非効率な手作業が原因で発生する慢性的な長時間労働でした。
毎月の売上集計や顧客データの手入力、請求書の作成など、本来は自動化できるはずの定型業務の多くが、いまだに手作業で行われていました。
営業部門
営業担当者は月末になると、一週間近くを報告書の作成やデータの転記作業に費やし、本来の顧客訪問や提案活動に割ける時間が大幅に削られていました。
このような状況は、従業員の心身に大きな負担をかけていました。
月末や期末には残業が常態化し、疲労の蓄積はミスを誘発しやすくなります。
さらに、長時間労働は従業員のプライベートな時間を奪い、仕事へのモチベーション低下や、ひいては離職の原因にもなりかねませんでした。
課題3：改善の必要性は感じつつも何から手をつけるべきか不明
A社の三つ目の課題は、多くの従業員や管理者が「現状を変えなければならない」という強い問題意識を持ちながらも、具体的な改善策を見出せずにいる、という状況でした。
日常業務に追われる中で、じっくりと課題を分析し、解決策を検討する時間的余裕がありません。
「どこから手をつければ良いのか」
「どのツールを導入すれば効果があるのか」
といった疑問が解決されないまま、時間だけが過ぎていきました。
ITツールの導入
「高価なシステムを導入しても使いこなせるか不安」
「そもそも今の課題に本当に合っているのか分からない」
「導入作業が大変そう」
といった漠然としたハードルの高さが、改善への一歩を踏み出すことを躊躇させていました。
生産性向上を成功に導いた3つの秘訣
前述の通り、多くの課題を抱えていたA社ですが、彼らはどのようにしてこれらの困難を乗り越え、生産性向上を達成したのでしょうか。このセクションでは、A社が実践し、実際に大きな成果を上げた3つの具体的な秘訣を詳しくご紹介します。読者の皆さんも「これなら自社でもできるかもしれない」と感じられるような、実践的なヒントが詰まっています。
秘訣1：業務の「見える化」と「標準化」で徹底的にムダを削減
生産性向上の第一歩として、A社が最初に取り組んだのは、特別なITツール導入や高度な理論の学習ではありませんでした。まずは、現状の業務プロセスを客観的に把握する「見える化」と、誰が担当しても同じ品質で業務が進められる仕組みを整える「標準化」に注力したのです。これは、あらゆる改善活動の土台となる部分であり、トヨタ生産方式でいう「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に排除することを目的としています。
例えば、毎月繰り返される経理処理や報告書作成のプロセスを一つひとつ分解し、「どこで」「誰が」「どのような」作業をしているのかを詳細に記録しました。
これにより、
- ボトルネックとなっている工程
- 実は必要なかった二重チェック
- 各担当者でやり方が異なるといった「ムラ」
が浮き彫りになったのです。
高額なシステムを導入する前に、まずは自社の業務を「知る」ことから始めることの重要性をA社は示しています。
業務フローを洗い出し、ボトルネックを特定
A社では、「見える化」を実践するために、まず部署ごとにチームミーティングを実施しました。
特定の業務を一つ選び、チームメンバー全員で付箋やホワイトボードを使い、「誰が、何を、どのような手順で」行っているかを時系列で書き出していきました。この作業を通じて、例えば「この承認プロセスは本当に必要なのか」「このデータの入力は別の担当者も同じことをしているのではないか」といった疑問が次々と生まれました。
さらに、業務の流れを視覚化することで、特定の工程で作業が滞りがちな「ボトルネック」となっている部分が明確になりました。情報待ちの時間や、特定の担当者しかできない作業がボトルネックとなるケースが多く、これらが全体の業務スピードを遅らせていることが判明したのです。このように、チームで話し合い、業務を「見える化」することで、これまで気づかなかった非効率な部分を具体的に特定できました。
マニュアルとテンプレートを整備し、作業品質を均一化
業務の「見える化」で明らかになった非効率や属人化を解消するため、A社は「標準化」に取り組みました。
具体的には、洗い出した業務フローに基づいて、誰でも理解できる簡単な業務マニュアルや手順書を作成しました。これにより、「あの人にしかできない」という状況をなくし、担当者が不在でも他のメンバーが滞りなく業務を進められるようになったのです。
また、毎月作成する報告書や、社内申請書類など、繰り返し利用する文書については、共通のテンプレートを用意しました。テンプレートを活用することで、作成者は必要な情報を漏れなく記入できるようになり、確認者もどこに何が書かれているかをすぐに把握できます。結果として、書類作成にかかる時間が短縮され、記載ミスや記入漏れといったヒューマンエラーが大幅に減少しました。
この標準化の取り組みは、新入社員の教育コスト削減にも繋がり、組織全体の底上げに貢献しています。
秘訣2：身の丈に合ったITツールの戦略的導入
A社が生産性向上を成功させた二つ目の秘訣は、ITツールの「戦略的な」導入です。
重要なのは、いきなり高機能で高価なシステムを導入するのではなく、自社の課題解決に直結し、かつ従業員が無理なく使いこなせる「身の丈に合った」ツールを選ぶことでした。秘訣1で業務の「見える化」と「標準化」を進めたことで、どの業務にどのITツールを導入すれば最も効果的かが明確になったのです。
このように、明確な課題意識と目的を持ってITツールを選定・導入したことが、A社の成功を後押ししました。
高価なシステムではなく低コストで始められるツールを選定
A社は、高額な大規模システムではなく、中小企業でも導入しやすい低コストのITツールを戦略的に選びました。
例えば、社内文書や顧客情報などのファイル共有には、クラウドストレージサービス（Google DriveやDropboxなど）を導入し、どこからでも最新の情報にアクセスできる環境を構築しました。
これにより、情報探しの手間や、古いファイルを使用するリスクが減少しました。
また、毎日のデータ入力や月次報告書作成といった定型業務の一部には、RPAツール（Power Automate Desktopなど）を導入し、自動化を進めました。これにより、これまで数時間かかっていた作業が数分で完了するようになり、従業員はより価値の高い業務に時間を使えるようになりました。
さらに、プロジェクトやタスクの進捗管理には、TrelloやAsanaのようなタスク管理ツールを活用し、メンバー間の連携をスムーズにしています。これらのツールは、無料で試せるものや月額費用が比較的安価なものが多く、スモールスタートで効果を実感しながら、徐々に活用範囲を広げていくことができました。
RPA導入・構築・開発代行サービス
本資料は、RPA（Robotic Process Automation）の導入・構築・開発代行サービスの案内資料です。バックオフィス業務の自動化から、定型作業の効率化、属人化の解消まで幅広く対応。専門人材による設計・開発・運用支援で、短期間で効果的にRPAを導入できます。人手不足や業務効率化に悩む企業の経営者・情報システム部門に最適な一冊です。
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情報共有ツールでコミュニケーションコストを削減
A社が直面していた情報共有の非効率さを解決するために、ビジネスチャットツール（SlackやMicrosoft Teamsなど）の導入は非常に有効でした。
従来のメール中心のやり取りでは、「誰にCCを入れるべきか」「返信が遅い」といったストレスがありましたが、ビジネスチャットでは、関係者が参加する専用のチャネルを作成することで、情報がオープンに共有されるようになりました。
これにより、「情報が行き渡らない」という問題を解消し、特定の担当者しか知らないという属人化のリスクも低減しました。さらに、過去のやり取りがチャット内に蓄積され、キーワード検索で必要な情報を簡単に見つけ出せるようになったため、「前に聞いたはずなのに思い出せない」「あのファイルはどこにあっただろう」といった探す手間が大幅に削減されました。
秘訣3：トップダウンとボトムアップの連携による「全員参加」の体制構築
A社の生産性向上が単なる一時的な改善で終わらず、持続的な成功を収めた最大の秘訣は、「全員参加」の体制を構築したことにあります。これは、経営層からの強力なリーダーシップ（トップダウン）と、現場で働く従業員からの自発的な改善提案（ボトムアップ）がうまく連携した結果でした。一部の部署や担当者だけが頑張るのではなく、会社全体で生産性向上に取り組む文化が醸成されたことが、成功の鍵となりました。
経営層は、生産性向上の目的と、それが従業員にとってどのようなメリットをもたらすのかを明確に伝え、全従業員に協力を求めました。
経営層が明確なビジョンを示し、全社的な協力体制を要請
A社の経営層は、単に「生産性を上げろ」と号令をかけるだけではなく、「なぜ今、生産性向上に取り組む必要があるのか」という明確なビジョンを全従業員に示しました。
経営層の本気度が伝わることで、従業員は「会社が本気で自分たちのことを考えてくれている」と感じ、安心して改善活動に取り組めるようになりました。
また、部署間の協力が必要な改善策に対しても、経営層が旗振り役となることで、スムーズに連携が進みました。
現場の従業員から改善案を吸い上げる仕組みを導入
A社では、日々の業務の中で「ムダ」や「非効率」を最も肌で感じているのは現場の従業員であるという考えに基づき、彼らからの改善案を積極的に吸い上げる仕組みを導入しました。
従業員から寄せられた提案は、担当部署が検討し、実現可能なものは積極的に実行に移されました。
小さな改善であっても、実行された提案に対しては、社内報や全体会議で発表するなどして、提案者をきちんと評価・表彰する文化を醸成しました。
生産性向上によってA社が得られた具体的な成果
これまで様々な課題に直面していたA社が、3つの秘訣を実践した結果、どのような変化を遂げたのでしょうか。
このセクションでは、具体的な取り組みによってA社が手にした目に見える成果についてご紹介します。
読者の皆様には「自分たちの会社でも、同じようにやればこれだけの効果があるのではないか」と実感していただけるような、ポジティブな事例が続きます。
成果1：月間残業時間の大幅な削減とコストカット
A社が生産性向上に取り組んだ結果、まず顕著に表れたのが、月間残業時間の大幅な削減でした。
経理部門
これまで月末や月初に集中していたデータ入力や帳票作成の業務が「見える化」と「標準化」によって効率化され、さらに一部をITツールで自動化した結果、一人あたりの月間平均残業時間が20時間も削減されるという驚くべき成果が得られました。これにより、従業員のワークライフバランスが改善されただけでなく、残業代の削減という形で企業全体のコストカットにも貢献しました。
具体的な金額に換算すると、定型業務の自動化や効率化によって、年間で約120万円の人件費相当のコスト削減に成功しました。これは、生産性向上が単に「働き方」を変えるだけでなく、企業の財務状況にも直接的かつ好影響を与えることを明確に示しています。
成果2：コア業務への集中による新たな価値創出
定型業務や非効率な作業から解放された従業員は、これまで十分に時間を割けなかった本来の「コア業務」に集中できるようになりました。
営業部門
営業担当者は、報告書作成や社内調整といった事務作業にかかっていた時間を、顧客への訪問やより質の高い提案資料の作成、潜在顧客の発掘といった活動に充てられるようになりました。
これにより、顧客との関係性が深まり、具体的な売上アップにもつながっています。
総務部門
総務担当者も、日々の細々としたルーティン業務に追われることがなくなり、従業員満足度向上のための新たな福利厚生制度の企画や、より働きやすいオフィス環境づくりのためのプロジェクトに取り組むことができるようになりました。
成果3：従業員のモチベーション向上とチームワークの強化
生産性向上の取り組みは、数値的な成果だけでなく、組織の質的な変化ももたらしました。
自分たちの提案や工夫が業務改善に繋がり、実際に職場の働きやすさが向上していく過程を目の当たりにした従業員は、仕事に対する達成感や貢献感を強く感じ、モチベーションが大きく向上しました。残業時間の削減によってプライベートな時間が増えたことも、従業員の満足度を高める要因となっています。
さらに、部署を超えた改善活動やITツールの導入を通じて、これまで交流の少なかった部署間のコミュニケーションが活発化しました。「もっとこうしたら良くなるのではないか」といった前向きな意見交換が日常的に行われるようになり、社員一人ひとりが「自分たちの会社を良くしていく」という当事者意識を持つようになりました。
あなたの会社で生産性向上を始めるための最初の一歩
A社の成功事例をご覧いただき、「自分の会社でもできるかもしれない」と感じていただけたでしょうか。
従業員50名規模のA社が直面していた課題は、多くの中小企業が抱える共通の悩みかもしれません。
しかし、A社が実践した3つの秘訣は、決して特別なことではありません。
皆さんの会社でも、今日から実践できる具体的なステップがあります。「何から手をつければ良いか分からない」と感じていた方も、ここで紹介する最初の一歩を踏み出すことで、生産性向上の大きな流れを生み出すことができるでしょう。
ステップ1：まずは自社の課題をチームで洗い出す
生産性向上の旅は、自社の現状を正しく理解することから始まります。
完璧な分析や大規模なプロジェクトを立ち上げる必要はありません。
まずは、あなたの部署やチームのメンバーと一緒に、30分でも良いので時間を取ってみてください。
このプロセスは、A社の事例でご紹介した「見える化」の第一歩です。
付箋を使ったり、ホワイトボードに書き出したりしながら、遠慮なく意見を出し合うことが大切です。
誰かの特定の業務に焦点を当てるのではなく、「チーム全体として、どこに改善の余地があるか」という視点で話し合うと、より多くの課題が浮き彫りになるでしょう。
この話し合い自体が、チーム内の情報共有を促進し、今後の改善活動への意識を高めるきっかけにもなります。
ステップ2：小さな業務からスモールスタートで成功体験を積む
課題が洗い出されたら、次に大切なのは「小さな成功体験を積むこと」です。
大きな改革を一度に成し遂げようとすると、途中で挫折してしまうリスクがあります。
そこで推奨したいのが、「スモールスタート」です。
洗い出した課題の中から、最も簡単ですぐに効果が出そうなものを一つだけ選んで改善に取り組んでみましょう。
これらの小さな改善が成功すると、チーム全体で「やればできる」という自信が生まれます。
この成功体験が、次の改善へのモチベーションとなり、最初は懐疑的だった周囲の協力も得やすくなるでしょう。
小さな一歩が、やがて大きな成果へとつながっていくのです。
ステップ3：外部の専門家や補助金の活用を検討する
自社内での取り組みだけでは限界を感じる場合や、より専門的な知識が必要になった際には、外部のリソースを積極的に活用することも有効な手段です。
中小企業の生産性向上を支援するためのコンサルタントや、ITツール導入に活用できる国や地方自治体の補助金・助成金制度が多数存在します。
例えば、IT導入補助金やものづくり補助金などは、企業のデジタル化や生産性向上を強力に後押ししてくれる制度です。これらの制度を活用することで、初期投資の負担を軽減しながら、業務効率化に役立つITツールを導入できる可能性があります。
まとめ：事例に学ぶ、明日から実践できる生産性向上のヒント
ここまで、従業員50名規模の企業が直面する共通の課題と、それを乗り越え生産性向上に成功したA社の事例をご紹介してきました。
人手不足が深刻化し、市場競争が激化する現代において、生産性向上はもはや一部の大企業だけの取り組みではありません。中小企業が持続的に成長し、従業員が働きがいを感じられる職場を築くために、生産性向上は避けて通れない経営課題となっています。
A社の成功は、決して特別な取り組みによってもたらされたものではありません。
成功の鍵は「業務の見える化と標準化によって徹底的にムダを削減すること」、そして「身の丈に合ったITツールを戦略的に導入すること」、さらには「経営層のリーダーシップと現場の自発的な改善提案が連携する全員参加の体制を構築すること」という3つの秘訣にありました。
「何から手をつければ良いか分からない」と感じていたA社が、小さな一歩から着実に改善を重ね、結果として残業時間の削減、コア業務への集中、そして従業員モチベーションの向上という大きな成果を手にしました。
この事例は、どんな企業でも、今日から生産性向上への第一歩を踏み出せるという希望を与えてくれます。
まずは、自社の業務を見つめ直し、チームで「面倒だな」「ムダだな」と感じる作業を話し合うことから始めてみませんか。完璧な改革を目指す必要はありません。
小さな改善を積み重ねていくことが、やがて大きな成果へとつながっていくはずです。
ぜひ本記事を参考に、あなたの会社でも生産性向上に取り組んでみてください。
当社には、今抱えていらっしゃる課題をしっかりと把握し、解決のご提案・対応させていただくEXCEL女子によるDX支援サービスがあります。
『ITエンジニアのような高度な技術は必要ないものの、普通の事務作業以上のことを望んでいる』
そんな要望にお応えできる人材が、あなたの会社をサポートしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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