《業務効率化支援》加盟店管理業務で約30％の工数削減を実現！ExcelやAccessを駆使して業務整理。

膨大なデータや作業を何とか効率化したいと考えたため

私たちの部署は、中小企業様のキャッシュレス推進をサポートする「stera pack」「stera tap」という商品を導入いただくことをミッションとしています。

「stera pack」は2021年4月にリリースした商品で、高機能なオールインワン端末「stera terminal」により、1台で多種多様な決済手段に対応。集客・販促アプリもパッケージで利用することができます。

「stera pack」は2021年4月にリリースした商品で、三井住友カードが提供しているSMBCマルチペイメントサービスをパッケージ化したもので、様々な決済手段に対応できるだけでなく、集客も可能な商品です。

いろいろなサービスプランを用意してリリースしましたが、おかげさまで多くのお客様から申し込みをいただき、加盟店の増加とともにバックエンドの事務処理が膨大になりました。すべてマニュアル対応が必要なのでメンバーの増員も行いましたが、それでも業務が溢れる状態になっておりました。

部署内でも、毎月処理しなくてはいけない膨大なデータや作業を何とか効率化したいと考え、メンバーがExcelを勉強しながら業務に取り組んでいましたが、Excelのプロではないためどう活用していいかわからないという限界も結構発生し、Excelのプロに相談してみようと思いました。

作業工数が約30％削減

例えば加盟店リストの管理の場合、契約に関する様々な情報が別々のデータで管理されております。これまでは手入力などの箇所もあり、それぞれ慎重にデータ確認をする必要があったため、作業に時間がかかり大幅な業務負荷が発生していました。

そういった課題をお伝えしたところ、Accessを使ってデータベースを作ることをご提案・対応いただきました。関数も活用して管理番号を入力するだけで必要なデータがリストに入力されるようになりました。

細かい作業時間を明示できないのですが、約30％の作業工数削減、今まで100あった作業が70くらいになったと思います。

その結果、業務後にピラティスへいったり、プライベート時間も充実できるようになったという社員からのうれしい声も上がりました。

作業工数の削減で社内オペレーションの負荷も減り、管理部門としても生産性が向上していると思います。心的負担も解消したと思います。また、入力シートもきれいに整理していただきまして、見た目が綺麗になると「よし、やるぞ！」という前向きな気持ちになりました。

まだまだ効率化できそうな部分が多くあるとアドバイスをいただいているので、引き続き業務効率化で生産性が上がるようにEXCEL女子さんと取り組んでいきたいです。

Excelをしっかり勉強されて、「Microsoft office specialist Excel expert」を取得されている部隊があるということは、本当に魅力的でした。

一般派遣でバックオフィスサービスを対応いただける会社さんも多くありますが、Excelの活用は大丈夫とお聞きしていても、実際に業務に携わっていただくと「あれ・・・？」ということも経験したことがありまして。

今回お仕事をお願いしまして、コクー社さんの「EXCEL女子」スタッフさんは、Excelのプロだと感じました。

また、今、弊社に在籍いただいているメンバーさんは、皆さんコミュニケーション能力が高くて、待ちの姿勢ではなく会話に入ってきてくださって、部署に馴染んでいただけるのもすごくありがたいです。