約30支店から本社へ提出される各種定期報告は、Excelファイルをメール送付または共有フォルダへ格納する形で運用されていました。そのため、ファイルの回収・集約・確認に多くの工数がかかっていることが大きな課題となっていました。

また、配布しているExcelテンプレートには、入力漏れや操作ミスが発生しやすく、本社側でマクロを用いて集計する際に、正確な数値が算出できないケースも少なくありませんでした。集計作業の工程は担当者のスキルに依存しており、業務が属人化している点も懸念事項でした。

こうした背景から、

• 回収・集計作業にかかる工数を削減したい
• 誰が対応しても同じ品質で業務が回るよう標準化したい

というご相談をいただきました。

EXCEL女子が伴走し、ローコードアプリ開発ツール「CELF」を活用したアプリを開発。
Excel運用をベースにしながらも、報告・集計業務をシステム化することで、業務効率化と属人化解消を同時に実現しました。

1. ヒアリングと現状分析

今回、月次で実施している「在籍人数報告業務」を対象にアプリ開発を行うにあたり、まずは現状の業務フローについて詳細なヒアリングを実施しました。実際に集計で使用されていたExcelファイルを確認し、
・　複雑化していた計算式やマクロ処理
・　例外ルール
などを一つひとつ洗い出し、業務の全体像を可視化しました。

2. 要件定義・設計と「集計定義の一元化」

ヒアリング結果をもとに、これまでExcel上で属人化していた集計ロジックを整理し、システム側で集計定義を一元化しました。お客様とは複数回の打ち合わせを重ね、試作画面をご確認いただきながら、「誰が操作しても、同じルールで、正確に計算される」仕組みとなるよう、要件定義と設計を丁寧に進めました。

3. アプリ開発と操作性の追求

設計内容に基づき、ローコード開発ツール「CELF」を用いたアプリ開発を実施しました。
入力ミスを防止するための入力制限を設けるとともに、一元化した集計定義に基づき、ボタン一つで正確な集計結果が反映される仕組みを実装。また、分析しやすいよう集計条件を事前に選択できる機能も搭載しました。
開発中も密なコミュニケーションを継続し、現場のフィードバックを反映することで、実務に即した使いやすいアプリを追求しました。

4. 検証（テスト）と最終調整

開発完了後は、過去の実データを用いた入念なテストを実施しました。
一元化した集計定義通りに、全拠点のデータが誤差なく集計されることを確認しており、現在はリリースに向けた最終調整を進めています。

①工数削減の効果

お客様へのヒアリングの結果、アプリの完成により、全体で月あたり約1.5日分の工数削減が見込まれています。

《工数削減内容》

支店担当者

• Excelファイルを作成・メール送付する作業の削減

本社担当者

• 提出状況の確認および未提出拠点へのリマインド対応の削減
• 各支店から送付されたExcelファイルの回収・整理作業の削減
• マクロを用いた集計作業の削減
• 年度初めに新しいExcelファイルを作成し、各拠点へ配布する作業の削減

これまで分散して発生していた手作業をアプリ上に集約することで、本社・支店双方の負担軽減につながりました。

②業務の標準化・品質向上の効果

アプリ化により、工数削減だけでなく、業務品質と運用面にも以下の効果が生まれています。

• 入力制御によるデータ精度の向上
  　入力ミスや不備が発生しにくくなり、差し戻し対応を不要に
• 自動集計による脱・属人化
  　担当者のスキルに依存しない、安定した集計業務を実現
• マスタ管理による柔軟な運用と保守の簡略化
  　組織変更や条件変更にも、Excel配布なしで対応可能に
• 閲覧権限設定による自拠点データの可視化
  　各拠点が自分たちのデータを即時に確認できる環境を構築

今回のアプリ開発を通じて、業務効率化の効果を実感いただいたこともあり、お客様からは他の業務についてもアプリ化を検討したいというご相談をいただいています。

今後は、本プロジェクトで得られた知見やノウハウを活かしながら、業務内容や利用シーンに応じて、より使いやすく、現場に定着するアプリ開発に取り組んでいく予定です。
操作性や運用面にも配慮し、「誰にとっても使いやすい仕組み」であることを常に意識しながら改善を重ねていきます。

また、継続的な開発・改善を通じて提案の幅を広げ、高品質で長く使い続けられるアプリを、スピード感をもって提供できる体制をさらに強化してまいります。