自治体向けDX推進部門では、RPAチーム立ち上げ当初から一部メンバーに業務が集中し、上流工程から下流工程まで対応できる人財が不足しているという課題を抱えていました。特に、以下の2点が大きな課題となっていました。

上流〜下流まで対応できる人財不足

業務選定やヒアリングなどの上流工程から、ロボット開発・保守などの下流工程まで一貫して対応できる人財が不足していました。
そのため、RPAチーム立ち上げ当初から従事しているメンバーに業務が集中し、残業やタスク停滞が発生しやすい状況となっていました。

業務の属人化による改善スピードの低下

特定メンバーに業務量の比重が偏っていたため、他メンバーへタスクを振る時間も確保しづらく、さまざまな対応を一人で抱えざるを得ない状態でした。結果として、業務改善やロボット改修のノウハウが属人化し、チーム全体で効率的に対応する体制づくりが課題となっていました。

支援先：IT業界（自治体向けDX推進部門）

• RPA開発・保守（UiPath／MACROMAN）
• 社内向け業務効率化支援（MACROMAN活用）
• BIダッシュボード構築（Tableau）
• 業務データ加工（Microsoft Excel VBA）
• 自動化設計・業務ヒアリング・改善提案
• ツール活用のレクチャー・マニュアル作成

使用ツール：

• UiPath（ユーアイパス）
• MACROMAN（マクロマン）
• Tableau（タブロー）
• Power Automate（パワーオートメイト）
• Excel VBA（エクセル ブイビーエー）

お客様のやりたいことと、RPAツールでできることの間にあるズレをそのままにせず、
間に立って調整しながら、うまく実現できる形に整えました。

具体的には、以下の取り組みを行いました。

汎用パーツ化を前提とした設計・構築

日付形式のばらつきという課題に対し、個別最適ではなくどの業務でも使える共通パーツ化を前提に設計を行いました。

西暦・和暦・独自フォーマットなど多様な入力形式に対応するため、
一度「yyyymmdd」形式に統一し、その後任意の形式へ変換するフローを構築。

また、元号に対応する番号についてはExcelに対応表を作成し、ロボットが読み込む設計とすることで、
ロボット自体を改修せずにメンテナンス可能な仕組みを実現しました。

制約を踏まえた実運用ベースの設計

自治体特有のオフライン環境や使用できるアクティビティの制約を考慮し、どの環境でも安定して動作する設計を意識しました。

また、日付データ以外はスキップする分岐処理やエラー時の停止防止など、
実務での運用を想定した細かな制御を組み込むことで、現場で安心して使えるロボットを構築しました。

ロボット開発・改修工数の削減

日付処理を汎用パーツ化したことで、これまで業務ごとに個別対応していた処理を共通化。
その結果、新規ロボット開発や改修時の工数を削減し、開発スピード向上につながりました。

メンテナンス負担の軽減と運用効率の向上

元号変換ロジックをExcelの対応表で管理する設計に変更したことで、ロボット自体の修正が不要となり、メンテナンス工数の削減と対応スピードの向上を実現しました。
また、お客様自身で更新できる仕組みとなり、運用の柔軟性も向上しています。

属人化の解消とチームで対応できる体制の構築

マニュアル整備やナレッジ共有を行ったことで、これまで特定メンバーに依存していた業務を分散可能に。
その結果、チーム全体でロボット運用・改修を担える体制へと改善しました。

業務停止リスクの低減と安定稼働の実現

エラー制御やデータ判定ロジックを組み込むことで、不正データによる処理停止を防止。
これにより、業務の安定稼働と継続性の向上に寄与しました。