kintoneを活用し、見積業務の電子化とペーパーレス化を支援しました

建設・住宅業のお客様に対して、kintoneを活用した見積電子化プロジェクトをご支援しました。これまで紙ベースで行っていた見積業務を、kintone上で入力・管理できるようにし、さらに印刷や会計連携まで含めた一気通貫の業務フローを構築しました。

単に紙の見積書をデジタルに置き換えるだけではなく、現場スタッフが使いやすいこと、管理者が確認しやすいこと、会計処理までスムーズにつながることを重視して設計しました。

紙ベースの見積管理により、二重入力や現場対応の難しさが発生していました

導入前は、見積書を紙ベースで作成・管理しており、社内システムへの二重入力が発生していました。

そのため、見積情報の転記に手間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れのリスクもありました。
また、現場で見積内容を確認し、その場で契約まで進めたい場面でも、紙や別システムをまたぐ必要があり、即時対応が難しい状況でした。

特に建設・住宅業では、現場での対応スピードや正確な見積管理が重要になるため、紙ベースの運用では限界が出やすい状態でした。

見積の入力・管理・印刷・会計連携までを一気通貫で行える仕組みを作ることです

今回のゴールは、kintone上で見積情報を入力・管理し、必要に応じて現場で印刷できる状態にすることでした。

さらに、会計システムであるマネーフォワードとの連携も含めて、見積作成後の業務までスムーズにつながるデジタルフローを構築することを目指しました。紙の見積書管理から脱却し、現場と管理部門の双方が使いやすいペーパーレスな業務フローへ移行することが、大きな目的でした。

フェーズごとに設計・構築・検証・定着支援まで一貫して対応しました

今回のプロジェクトでは、準備・設計から開発、構築、実機検証、本番移行、定着支援まで、段階を分けて一貫して対応しました。

まずは、現状の見積業務や社内システムへの入力フローを整理し、どの情報をkintone上で管理すべきかを確認しました。
そのうえで、kintoneアプリを構築し、見積入力から管理、印刷、会計連携までの流れを設計しました。

また、複数のプラグインをPoCベースで比較検証し、業務に合う最適なツールを選定。
モバイルプリンタでの印刷やマネーフォワード連携など、実際の運用に近い形で検証しながら進めました。

管理者と現場スタッフ、それぞれが使いやすい状態を意識しました

今回特に工夫したのは、システムを作るだけで終わらせず、実際に使う人が迷わず運用できる状態まで支援した点です。

管理者と現場スタッフでは、必要な情報や操作の流れが異なります。
そのため、管理者向け・現場スタッフ向けに操作マニュアルを分けて作成し、それぞれの立場で必要な操作が分かりやすくなるように整えました。また、プラグインについても、機能面だけで判断するのではなく、現場での使いやすさや運用後のメンテナンス性を踏まえて比較検証しました。

途中で大幅な仕様変更が発生しましたが、柔軟に調整して対応しました

プロジェクトの途中で、大幅な仕様変更が発生しました。しかし、フェーズごとに進めていたことで、影響範囲を確認しながら柔軟に調整することができ、スケジュール内に収めることができました。

また、未経験のプラグインについても、過去の開発経験を活かしながら早期に設定・検証を行いました。
必要に応じて問い合わせを行い、不明点を解消しながら進めることで、運用に耐えられる形へと落とし込むことができました。

紙の見積業務から、現場で使えるデジタルフローへ移行できました

今回の支援により、紙ベースで管理していた見積業務を、kintone上で入力・管理できる仕組みに整えることができました。

さらに、モバイルプリンタでの印刷やマネーフォワードとの会計連携も含めて、見積作成から後続業務まで一気通貫でつながる業務フローを構築しました。

これにより、二重入力の削減や、現場での見積確認・契約対応のしやすさ向上につながりました。

「使える」状態になるまで現場に寄り添い続けることが、定着の鍵です

システムは作って終わりではなく、実際に現場で使われて初めて価値を発揮します。

特に、紙の帳票やExcel、既存システムを使った業務をkintoneへ移行する場合、入力画面を作るだけでは不十分です。
現場でどのように使うのか、誰がどのタイミングで入力・確認するのか、後続業務とどうつながるのかまで設計することが大切です。

マニュアル整備や運用後のフィードバック対応まで含めて伴走することで、現場に定着する業務改善につながります。