全国180店舗以上の営業データを集計し、会議資料や分析用データを作成

全国180店舗以上を展開する飲食チェーン本部にて、営業数値の集計業務を担当していました。

主な業務は、売上や客数などの営業データを複数システムから取得し、Excelで加工・集計したうえで、会議資料や分析用データとして整えることです。店舗別の売上集計だけでなく、商品別実績や販促施策の効果測定に関わるデータも扱っていたため、確認すべき項目や作業工程が多い業務でした。

また、対象となるファイルも複数あり、毎月決まったタイミングでデータを取得し、Excel上で加工・転記・整形する必要がありました。

最も大きな課題は、業務が特定の担当者に依存していたことです

当初、最も深刻だった課題は属人化でした。

配属時点では、業務手順書が十分に整備されておらず、使用するファイルと口頭説明、上長の操作を横で見ながら覚える形で業務が進められていました。そのため、どのシステムから何のデータを取得するのか、どのデータがどの資料に使われるのか、どの順番でExcel処理を行うのかといった業務全体の構造が見えにくい状態でした。

作業手順自体は存在していましたが、誰が見ても再現できる状態にはなっておらず、結果として、特定の担当者しか対応できない業務になっていました。また、実質的に単独担当で運用されていたため、不在時に業務が止まるリスクや、他メンバーが代替できないリスクもありました。

複雑な数式や集計ロジックもブラックボックス化しやすく、業務継続性の面でも課題がある状態でした。

転記ミスや集計範囲のズレがありました

実際に、SVからの問い合わせによって、資料内の数値にズレがあることが発覚したこともありました。
原因を確認したところ、集計範囲の設定ミスによる転記誤りでした。

Excel上の数値ミスは、単なる入力ミスに見えるかもしれません。
しかし、営業データや店舗別実績の場合、その数値が店舗評価や販促施策の判断、会議資料の信頼性に影響することがあります。

特に180店舗以上のデータを扱う場合、ひとつの集計ミスが複数の資料や判断に波及する可能性があります。
そのため、作業者の注意力だけに頼るのではなく、ミスが起きにくい仕組みを整える必要がありました。

まずは業務全体を見える化し、誰でも再現できるマニュアルを整備しました

最初に取り組んだのは、業務マニュアルの整備です。
単に操作手順をまとめるだけではなく、初めて業務に触れる人でも再現できることを意識して、業務全体を分解しました。

たとえば、
◆どのシステムにログインするのか
◆どこからデータをダウンロードするのか
◆取得したファイルをどこに保存するのか
Excel上でどの順番で処理するのかを整理しました。

また、集計ロジックの流れも可視化し、作業の意味や目的が分かるようにしました。
マニュアルを整備することで、業務が「経験で覚えるもの」から「手順に沿って再現できるもの」へと変わっていきました。

チェックリストを導入し、確認作業を仕組みとして組み込みました

マニュアル整備に加えて、ヒューマンエラーを防ぐためのチェックリストも導入しました。

Excel業務では、慣れてくるほど確認作業が感覚的になりやすくなります。
そのため、作業後に確認すべき項目をあらかじめ整理し、誰が対応しても同じ観点でチェックできるようにしました。

具体的には、データ取得漏れがないか、集計範囲にズレがないか、出力結果に異常値がないかを確認する項目を設けました。
これにより、作業者の注意力だけに頼るのではなく、ミスに気づきやすい構造をつくることができました。

月次3時間かかっていた180店舗分の売上集計を、ボタン1つで実行できるようにしました

特に負荷が大きかったのが、180店舗分の月次売上集計業務です。
毎月、複数システムからCSVデータを取得し、Excelに貼り付け、不要列を削除し、並び替えを行い、別シートへ転記して、店舗別のフォーマットに整える必要がありました。

対象ファイルは約10個に分かれており、ファイルを開いては転記する作業を繰り返していました。
この作業に毎月約3時間かかっていたため、VBAを活用して一連の処理を自動化しました。

結果として、複数ファイルを開いて転記する作業を、ボタン1つで完結できる状態に改善しました。

作業時間を短縮するだけでなく、転記ミスの削減と品質の安定化につながりました

マクロ導入により、月次売上集計業務の作業時間は約3時間から約1時間へ短縮されました。
ただ、今回の改善で大きかったのは、時間短縮だけではありません。

手作業によるコピー＆ペーストが不要になったことで、転記ミスのリスクを減らすことができました。
また、誰が実行しても同じ結果が出るようになったため、作業品質のばらつきも抑えられました。

それまで担当者の経験や注意力に依存していた業務が、仕組みとして成立する状態に近づいたことが大きな成果です。

マニュアルを見て、ボタンをクリックし、結果を確認すれば運用できる状態になりました

改善後は、後任担当者でも問題なく運用できる状態になりました。
実際の運用フローは、マニュアルを確認し、ボタンをクリックし、出力結果を確認するというシンプルなものです。

Excel経験としては、関数レベルの知識があれば対応できる状態になっており、引継ぎ時の負担も大きく軽減されました。

以前は、業務の背景や細かな手順を理解している担当者でなければ対応が難しい状態でした。
しかし、マニュアルとマクロを組み合わせることで、業務の再現性が高まりました。

属人化の解消、引継ぎ工数の削減、業務継続性の確保につながったと感じています。

業務改善の本質は、スピードではなく再現性だと感じました

今回の取り組みを通じて感じたのは、業務改善の本質は単なる効率化ではないということです。

もちろん、作業時間が短縮されることは大きなメリットです。
しかし、それ以上に重要なのは、誰でも同じように実行できること、ミスが構造的に起きにくいこと、業務が仕組みとして成立していることだと思います。

Excelは便利なツールですが、業務が複雑化するほど、使い方や運用設計が重要になります。
特定の人しか分からないExcelや、ブラックボックス化したマクロ、手順が共有されていない業務は、効率面だけでなく組織リスクにもつながります。

だからこそ、業務を見える化し、標準化し、必要に応じて自動化することが大切だと感じました。

業務改善の本質は、スピードではなく再現性だと感じました

今回の取り組みを通じて感じたのは、業務改善の本質は単なる効率化ではないということです。
もちろん、作業時間が短縮されることは大きなメリットです。

しかし、それ以上に重要なのは、
✓　誰でも同じように実行できること
✓　ミスが構造的に起きにくいこと
✓　業務が仕組みとして成立していること
だと思います。

Excelは便利なツールですが、業務が複雑化するほど、使い方や運用設計が重要になります。特定の人しか分からないExcelや、ブラックボックス化したマクロ、手順が共有されていない業務は、効率面だけでなく組織リスクにもつながります。

だからこそ、業務を見える化し、標準化し、必要に応じて自動化することが大切だと感じました。