積算業務・請求対応 

建築工事における積算業務や請求対応など、プロジェクト全体を支えるバックオフィス業務のサポートを担当しています。

具体的には、図面や仕様書をもとに工事に必要な材料や作業内容を読み取り、数量の算出や単価計算を行い、見積書を作成します。また、協力会社への見積依頼から回収、内容確認、最終的な工事費の算定までを一連で担当しています。

そのほか、月に数回、工事に関する請求書の確認・処理なども行っており、幅広い業務を通じて工事がスムーズに進行するよう支援しています。

外部協力会社との見積依頼や回収業務が属人化していたこと

協力会社へ見積依頼を送っても返答率が低く、

• 何度も個別に連絡をする必要がある
• 進捗状況が把握しづらい
• 見積回収の遅れが工事全体のスケジュールに影響する

といった状況が発生していました。

「どの会社に見積依頼を出しているか」は把握できていたものの、その後のフォローや後追い対応が仕組み化されておらず、担当者ごとに対応方法が異なる状態が続いていました。

① 見積依頼メールのフォーマット化

まず、協力会社に確実に内容が伝わるよう、見積依頼メールの件名・本文・期日・問い合わせ先などを整理し、誰が送っても同じ品質になるフォーマットを作成しました。

これにより、「依頼内容が分かりにくい」「重要度が伝わらない」といった原因を減らすことを狙いました。

② リマインドメール運用の徹底

期日までに返答がない協力会社に対して、締切当日に必ずリマインドメールを送付する運用をルール化しました。
「気づいていなかった」「後回しになっていた」といったケースを防ぎ、対応を促す仕組みを整えました。

協力会社の返信率が、8％から30％へ大幅に改善

また、ほとんどの協力会社が期日内に見積書を提出してくれるようになり、見積回収のスピードと確実性が向上しました。

これにより、

• 不要な後追い工数の削減
• 進捗管理のしやすさ向上
• 工事全体のスケジュール安定化

といった効果にもつながっています。

今後は、これまで改善してきた業務フローをさらに進化させるため、業務の自動化にも積極的に取り組んでいきたいと考えています。

手作業で時間がかかっている工程や、人によって対応にばらつきが出やすい作業を洗い出し、ツール化・仕組み化へと順次置き換えていく予定です。

単なる作業代行ではなく、現場の状況を理解しながら、業務改善や仕組みづくりまで伴走できる存在です。

人手不足で業務が属人化している企業や、効率化・自動化を進めたいと考えている企業にとって、心強いパートナーになれると思います。

課題を一緒に見つけ、改善し、定着させるところまで支援できる点が大きな強みです。