2022.04.14
2018年9月に経済産業省から発表された「DXレポート」によると、2025年までにDX推進をしなかった場合、2025年以降2030年までに日本全体で年間最大12兆円にものぼる経済損失が発生すると予想されています。
日本では、DX推進の意識はあるものの、“忙しくて中々取り組めていない”、“始めるにしても何をどのようにどこから手をつけていいか分からない”という理由でまだ取り組めていない企業も少なくないのが実情です。
今回の記事では、このような危機的状況を回避するべく、これからDX推進を始めたいと考えている企業の管理職の皆様に向けて、DX推進の第一歩としてはじめに取り組める「業務効率化」について、理解しておきたい4つのポイントをご紹介していきます。
業務効率化を理解する4つのポイント
では早速、DX推進の土台となる「業務効率化」を正しく理解するための4つのポイントをご紹介していきます。
１．業務効率化が求められる背景と必要性
まず、日本で業務効率化が求められる背景と必要性を理解しましょう。
先進国の中でも日本の労働生産性は低く、出生率の減少により労働人口もどんどん減少していくことが明らかです。このような事実に対して何も対応せずこれまでと同じ仕事の進め方をしていれば、当然日本企業の収益は上がらず、むしろ停滞していくことが予想されています。
私たちは自分たちの生活を守るためにも業務プロセスを再定義し実行していく必要があります。
２．業務効率化をするメリット
次に、業務効率化をするメリットを知りましょう。
業務効率化を実現させることができれば、無駄な業務プロセスやヒューマンエラーが減り、作業者への負担が軽減されます。それによって業務の生産性があがり、業務時間や人件費・光熱費などの経費削減にもつながります。
確保できた時間は、“企業の新しい価値を考える”、“コア業務に専念する”、“自身のスキルアップ”などに費やすことができます。
メリットを知れば、効率化をすることに意義を持ち、計画的に業務を進めることができます。
３．業務効率化できる作業は何かを見極める
そして、膨大な業務の中で効率化できる作業は何かを見極められるようにしましょう。
繰り返し業務や手作業の業務、マニュアル化可能な業務、チェック業務など、様々な業務とその課題点・問題点を洗い出し、仕分けることが重要です。
効率化できた作業は、AIやRPAに任せるなど、DXに発展させることも可能です。
４．業務効率化に求められるスキル
最後に、業務効率化をするために必要なスキルを知っておきましょう。
業務を効率化させるためには、PCスキルはもちろん、Excelスキルや業務システムなどのツールを使えるITスキル、また多くのデータを活用し集計・分析するスキルが必要です。
一朝一夕で習得できることではありませんが、このようなスキルをもつ人材に業務を依頼するという視点をもっておくことも重要です。
以上の4つのポイントを理解したうえで、業務効率化に取り組んでいきましょう。
DXを進められない4つの理由
ここからは、DXの意識がある多くの企業がなかなかDXを進められない理由を4つあげていきます。
１．過去のシステムへの依存
当時最新の技術で開発されたシステム（レガシーシステム）やそれに沿った業務プロセスも、今となっては老朽化したシステムです。
長年使用したことによってシステムの構造は煩雑化し、それを保守できる人材も減っていることから最新システムへの刷新が推奨されています。
しかし、使い慣れたシステムを変えることによる弊害、これまでかけたコストなども鑑みるとなかなかレガシーシステムを手放す決断ができない企業があります。
２．生産性を高めることへの意識の差
諸外国の社員は、受け取る賃金に見合う仕事をすることが基本なので、企業はいかに業務効率を上げて収益を増やすかを考えます。
しかし日本は、サービス残業など従業員が無償で企業に尽くすなど個々の働きに依存する働き方がまだまだ多いとされています。
“スピード感をもって業務を進める”、“新しい技術をすぐに取り入れる”といった社内の環境づくりと意識改革を行わなければなりません。
３．自社の課題を把握できていない
自社の課題を特定するには、現状の業務（As Is）を可視化し、理想の業務（To Be）を考えることが必要です。
DX推進だからとやみくもにツールを導入したところで、ツールを導入したことによる効果が得られなければ本末転倒です。
課題を把握したうえで、解決に向けての施策を実行していくことに意味があります。
４．DX人材が不足している
DX人材とは、デジタル技術やデータ活用に精通した人材、業務内容に精通しつつデジタルで何ができるかを理解し、DXの取り組みをリードする人材、そしてその実行を担っていく人材です。
“DX人材を社内で育成する”、“該当業務をアウトソーシングする”、“社外からの採用を検討する”などして人材を確保する方法を検討しなければなりません。
このように、日本でDXを進めるには実は様々なハードルが存在しています。
まずは「デジタル化」から始めよう
とはいっても、私たちは日本が抱える危機的な状況を回避していかなければなりません。
上記の理由により、急にDXを始めろと言われても中々難しいのは事実です。けれども、もう少し具体的な業務まで視点を落とすと、“これまでアナログで作業していた業務をデジタルにシフトする”といったような「デジタル化」であれば、部署単位、組織単位ですぐに実行可能なことが分かります。
つまりこれが業務効率化のことですが、実は、こういった「デジタル化」はDXを推進するにあたりとても重要なステップです。
この段階をIT用語では、「デジタイゼーション」と呼びます。デジタイゼーションは、既存のビジネスプロセスの効率化やコスト削減を目的とした取り組みで、デジタイゼーション、（その先にデジタライゼーションもあります）の先にはDXがあると言われています。
業務効率化によって、定型化あるいは仕組化された業務は、DXの土台となりそのまま外部委託したり、新規ツールに移行することも可能です。
まとめ
DXをしたいけど、何から始めればいいか分からないという企業の皆様には、まずDXの取り組みの第一歩と言える業務効率化を始めてみることをおすすめします。
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