BIツールの運用代行

BtoB向けBIツール「MotionBoard（モーションボード）※以降MB」を開発・販売する会社で、MBを導入して間もないお客様のサポート業務をしています。

最近は「複数部門が独自に持っている顧客データを連携させて、顧客により良いサービスを提供したい」という目的でMBを導入された不動産流通企業様の担当をさせていただきました。

※2024年7月より、BI女子サービスはデータサイエンス事業へ移行しました（公式サイト）

複数部門が独自に管理している顧客データを一つにまとめたい

「複数部門が独自に管理している顧客データを一つにまとめて共通軸で分析していきたいが、まとめ方が分からない」という課題でした。

　これまでの課題　

• 各部門でのデータ管理ツールが「Excel」や「Salesforce」などで異なっていること
• 入力する項目が統一されていないこと
  
• データをまとめるにも、その後MBで分析するための「分析しやすいデータの形」がどのようなものかイメージできないこと

１．テーブル設計
２．データクレンジング

まずは、各部門で管理してるデータの確認を行い、項目について、部門独自の「用語」や「使用用途」などをヒアリングしました。

　テーブル設計　

• 共通にできる項目
• 各部門に必須で持たせる項目
• 別の項目との組合わせで不要にできる項目

といったイメージで各項目を整理してテーブル設計をしていきました。

　データクレンジング　

当案件は最終的に各部門のデータをkintoneに集めて管理することが決まっていたので、kintone構築の前に各部門から実際のデータをMBに取込むためのテストも行いました

具体的には、

• MBで入力ボードを作成
• 各部門の方に使いやすさや項目に過不足が無いかの確認をしながら改修していく

といった作業です。

テスト作業を繰り返し行い、テーブルを最適な形に作り込んでいきました。

この、実際のデータをMBに取込む際のデータクレンジングがとても大変でした。

Excelでデータを管理している企業ではよくあることですが、

• セルに空白がある
• 結合がされている
• データが不規則に入力されている

など「データ入力のルール」が統一されていませんでした。

こちらはお客様に確認して、必要なデータを見極め、判断をしていただきながら取り込める形に修正していきました。

最終的にどのような分析がしたいのかを軸に、

• 使いやすさを重視した最適なデータの形を提案
• サンプルボードを作成

しました。

MBを導入して間もないお客様の場合、

• そもそもBIツールって何ができるの？
• ボードの使い方は？

といった段階でつまずいてしまい、ダッシュボードの完成図までイメージすることができないといった例が多くあります。

そのような場面で、先にサンプルボードを作成し

• 〇〇のような分析データが作れます
• 条件を△△に変えたら××のように変化します

などを実際に見ていただくと、

• 〇〇の軸で見たい！
• △△の分析もしたい！

と具体的な要望をいただけるので、よりお客様の希望に沿う分析ボードを作成することができます。

「テーブル設計」と「データクレンジング」を行い、データをMBに連携させて、分析したい軸をもとにダッシュボードに情報を可視化する、といった一連の作業は手間がかかりますが、BIツールを活用する上で大変重要な工程です。

１．作業時間の短縮
２．いつでも最新状態で分析したいデータが見られるようになった

複数部門がそれぞれの管理ツールで独自に管理していたバラバラな情報を一元化できたことによって、今まで「各部署からデータをもらう」→「一つにまとめる」→「集計する」という作業にかけていた時間がなくなり、「分析の時間」として使うことができるようになりました。

また、分析ボード上のデータはリアルタイムで更新されるため、MBを開けばいつでも手間なく分析したい情報を確認できるようにもなりました。

「BI女子」として現在の業務を担当する前に、「EXCEL女子」としてお客様先に常駐していたため、そのときの事務スキルが役に立ちました。

ここでの具体的な事務スキルとしては、

• 「Excel」のピボットテーブルや関数、VBAでコードを書く時の考え方
• 「Access」の正規化やユニークなどテーブルの基礎的な知識
  
  

です。そして、様々な業界に携わった「事務職の経験」もお客様が求めていることをイメージする場面で有用でした。

お客様から「〇〇の軸で分析がしたい」のような要望をいただいたときに、

• △△と××を組合わせれば判断できそうだな
• △△を××にしたらほしい数値を出せるな

と、目的のための方法をスムーズに実行していくことができました。

「BI女子」は、BIツールを活用されている全企業様におすすめです。

また、これからBIツールの導入を検討されている企業様にとっても

• データ整理
• Excel業務の効率化

という場面でお力になれると思います。

BI構築をSIer（エスアイヤー）に外注するお客様も多いですが、要望をきちんと整理してからの着手となるため、ダッシュボードを作り始めるまでに想定以上の時間を要したり、いざ完成しても、あとから「ここをもっと〇〇したい」などの微修正をした場合は、追加で費用がかかるなど、柔軟な対応が難しいとも聞きます。

そんなとき、「BI女子」が1人いれば「一旦こんな感じでざっくり作って」にも対応可能ですし、あとから「もう少しここを変更したい」の修正にも応えられます。

加えて、「BI女子」の強みは「BIツールの知識×EXCEL女子（事務）経験」なので、ダッシュボード作成という業務一つにおいても、BIツールの知識だけでない事務視点の発想を活かした最適な提案もできます。

さらに、通常の事務業務に関してはプロフェッショナルですので、BIツールまわりのサポートだけにとどまらないお客様の痒い所に手が届くサービスの提供が可能です。

このように、「BI女子」はBIツールをすでに活用されている企業様だけでなく、導入をご検討されている企業様におすすめのサービスとなっておりますので、BIツールに関するお悩みがあれば、小さなことでもお気軽に「BI女子」にご相談ください。