現在の業務内容は？
会議体のコーディネートやデータ管理を担当
大手HR企業のPMOオペレーションチームに所属し、PMOアドミニストレータとして、大規模プロジェクトの
- 会議日程の調整
- 議事録作成
- データ集計
- 進捗管理
などに従事しています。
PM、ディレクター、PMOチームメンバーからの多種多様な作業依頼に臨機応変に対応することもあれば、参加者が50名を超えるキックオフミーティングの日程調整をすることもあります。
その他、チームのメンバーが効率よく動けるように、プロジェクトに関連して発生する
- PCの環境整備
- 経理
まで、幅広く担当しています。
そのときお客様が抱えていた課題は何でしたか？
課題は、新規プロジェクト立ち上げに伴う作業工数の増加でした。
企業として、新規のプロジェクトが立ち上がると、その分PMOの業務量が増えます。
案件が増えれば増えるほど、忙しさも増しますが、作業時間には限りがあります。
これまでの課題
PMOの業務負荷を減らしたい
＜詳細＞
毎回案件獲得と同じタイミングで人員を新規にアサインすることは難しいため、案件が増えたタイミングで、会議に参加する回数やアウトプット資料を作成する作業など、一人にかかる作業工数が増えてしまっている状況でした。
これでは、PMをサポートするために必要な
- 客観的な視点での情報収集や進捗管理
- 計画を先読みした提案
など本来注力していきたい業務に満足に時間をかけることができません。
このような状況を改善するために、PMOの業務負荷を減らしていく必要がありました。
課題解決のために何をしましたか？
工数を圧迫しているPMOの業務を一部担当
PMOの具体的な業務の中で、会議の議事録作成に大幅な時間を割いていることが把握できていました。
PMOアドミニストレータメンバーがサポートに入り、定常業務を徐々に引き受けていくことにより、PMOの業務負荷の軽減を実現しました。
会議の議事録作成は、案件によって、
- 要点をまとめることが重要なのか
- 会話全てを書き起こすことが重要なのか
異なります。
また、会議中は専門性がある用語を使用するため、正確性のある議事録を作成するには一定のスキルが必要です。
このあたりはチーム内で蓄積しているノウハウを活かしながら進めていきました。
その他にも、プロジェクトの課題や進捗管理について、取りまとめたデータを報告する際、
- 動きがあった点
- 気になるポイント
を要点を絞って伝えるようにしています。
小さなことですが、これによって、クライアントとの会議の際に、スムーズに必要な箇所を確認・共有することができ、工数の削減を図れています。
効果について教えてください
コア業務にかける時間が増加しました。
効果
私たちPMOアドミニストレータがサポートの範囲を広げることによって、少しずつではありますが、PMOが情報収集や分析にかける時間を確保できるようになってきています。
しかし、まだ改善していける部分はあると思っているので、チーム全体のサービス品質向上に貢献するべく、縁の下の力持ちとしてさらにサポートの範囲を広げているところです。
今後の施策について教えてください
各種ツールの機能理解を深め、アウトプットの質を高めていきます。
PMOアドミニストレータのミッションは、プロジェクトに関連する社内プロセスを円滑に進めることです。
進捗集計の時に使用しているメインツールは、
- JIRA／Confluence
- backlog
- Googleスプレッドシート
です。
案件にあわせて、
- WBS（スケジュール工程管理）
- EVM（コストによる進捗管理）
- バーンダウンチャート（計画予測）
等を作成し、PMOが進捗を確認しやすい資料を作成しています。
今後は、
- プロジェクト計画書
- ドキュメント作成の業務
でも更に貢献できるように、各種ツールの知識を増やしてアプトプットの幅を広げるべく勉強中です。
そのためには、機能の知識だけでなく、プロジェクトマネジメントの知識も必要です。関係者と積極的なコミュニケーションを図ることに加えて、自身のスキルを高めて個人の提案領域も広げていけるよう取り組んでおります。
「EXCEL女子」はどのような企業におすすめですか？
「EXCEL女子」は、プロジェクト周りの事務など作業の手が足りないといった企業様におすすめです。
専門用語が飛び交う会議でも、情報をくみ取りまとめたり、周囲とコミュニケーションを図りながら、必要な情報をキャッチアップしていくことも得意です。
また、Excelスキルの高い事務派遣として様々な現場に常駐経験のある「EXCEL女子」なら、Excelを含むoffice全般のスキルを活かして効率化のアドバイスを行うことも可能です。
日々の業務で多忙を極め、事務作業を誰かにお願いしたい、業務改善したいがどこから取り掛かればいいのかわからない、というお客様もまずはお気軽に「EXCEL女子」にご相談ください。
