現在の業務内容は?
会議体のコーディネートやデータ管理を担当
大手HR企業のPMOオペレーションチームに所属し、PMOアドミニストレータとして、大規模プロジェクトの
- 会議日程の調整
- 議事録作成
- データ集計
- 進捗管理
などに従事しています。
PM、ディレクター、PMOチームメンバーからの多種多様な作業依頼に臨機応変に対応することもあれば、参加者が50名を超えるキックオフミーティングの日程調整をすることもあります。
その他、チームのメンバーが効率よく動けるように、プロジェクトに関連して発生する
- PCの環境整備
- 経理
まで、幅広く担当しています。
そのときお客様が抱えていた課題は何でしたか?
課題は、新規プロジェクト立ち上げに伴う作業工数の増加でした。
企業として、新規のプロジェクトが立ち上がると、その分PMOの業務量が増えます。
案件が増えれば増えるほど、忙しさも増しますが、作業時間には限りがあります。
これまでの課題
PMOの業務負荷を減らしたい
<詳細>
毎回案件獲得と同じタイミングで人員を新規にアサインすることは難しいため、案件が増えたタイミングで、会議に参加する回数やアウトプット資料を作成する作業など、一人にかかる作業工数が増えてしまっている状況でした。
これでは、PMをサポートするために必要な
- 客観的な視点での情報収集や進捗管理
- 計画を先読みした提案
など本来注力していきたい業務に満足に時間をかけることができません。
このような状況を改善するために、PMOの業務負荷を減らしていく必要がありました。
今回のEXCEL女子による業務改善・成果
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