PMO

ITコンサルティングを行う企業の金融サービス事業部の案件支援チームにて、Excel VBAを使用したデータの集計、パワークエリを使用したデータの加工を担当しています。

主に、Excel VBAを使用しプロジェクトで発生した課題を日次で集計しています。

またテキストファイルをパワークエリを使って依頼された表に加工する作業等を行なっています。

さらに各案件で必要とされる資料の作成、お客様のご要望に合わせたVBAツールを作成しています。

「集計対象ファイルが整備されていない」ことで集計がうまくいかないのが課題

　これまでの課題　

VBAで整備・集計を行いたいが社内対応できる人材がいない（リソース不足）

確認すると、

• 日次で集計をする課題管理表の対応期限欄の日付の整備ができていない
• 以前より別の列に関数をいれ日付が変更されたら検知するようにし手動で日付を書き換えてそこから集計していた

という状態でした。

そのままだと毎回手動で更新するのに工数がかかるので、まずはマクロで自動化を検討しました。

またあるベンダーでは、

• １つのセルに複数日付が入力されている
• 「→」、「↓」、「⇒」など異なる記号も入力され入力ルールが統一されていない

という点でも、集計する際に正しく最新日付を取得することができませんでした。

• ベンダーごとに記載方法が異なり、集計したい値がうまく取れないこと
• 各ベンダーに統一するようお願いをしても現状変化がなかった

という2つの観点から、正しく集計できるようにしてほしいと依頼がありました。

正しく最新日付が集計できるよう改善するため以下のマクロを作成

• セル内の内容を配列にし記号を含めてセル内の文字を要素に格納、最終要素が最新日付になるようにする
• 最新日付を取り出しても記号がついている場合があるのでReplace関数で取り除き最終的に対応期限列に最新日付が入力されているようにする

まずは、上記2点を対応いたしました。

しかし、600以上のセルの処理を行うので処理速度が遅くなる事象が発生しましたが、こちらも解消することができました。

＋‪αで、対応期限欄、完了日欄が空欄の場合、

• 対象シート名
• 項目No

をメッセージボックスで表示させるマクロを作成しました。

ステータスが『完了以外かつ対応期限が空欄』になるよう絞り込むフィルターをかけ、対応期限が空欄のシート名とセル番地をメッセージボックスで表示するようにもしました。

そしてステータスが『完了でかつ完了日欄が空欄』になるよう絞り込むフィルターをかけ対応期限同様にメッセージボックスを表示するようにしました。（以前から検知出来たらより現場の方への報告に役立つと思い作成に至りました。）

集計完了するまでに30分弱かかっていた作業が5分に短縮！

 ＜効果＞
目視で各セルの変更検知を見つけて修正する作業が無くなったため、作業負担がなくなりました。
業務がスムーズに進み検知したい内容も、VBAで表示させることで報告も漏れなく行えるようになりました。

これまで、VBAを活用した業務改善を行っていましたが、最近ではパワークエリやピボットテーブルなども活用して業務改善の提案・ご提案をしております。

すぐにツール作成して欲しいという依頼が増えてきているので、そういった声になるべくお応えできるよう、最短で効率よく、すぐに対応出来るツールは何かを模索しご要望に沿った適切なツールを活用しております。

今後はRPAを使って、作成したVBAツールと合わせてより効率化を図れるツールを作成したいと思っています。

現状、集計するにあたり、複数のファイルを開いて各ファイルごとにマクロを動かす必要があるなどまだまだ工数がかかる作業がのこっているため、その時間を短縮するためにもRPAでマクロ実行を行えたらよりコスト削減に繋がると思います。

今後は、RPAのワークショップなどに参加し、自身のスキルアップを図りたいと考えています。

• ルールが統一出来ていないファイルを整理して集計したい
• 変更された部分を検知したい

などお客様のご要望に沿ったツールを作成することが出来ます。

• 日々通常業務を抱え、なかなか改善したくてもまとまった時間が無い
• どうやっていいか分からない

など、お客様の痒いところに手が届くサービスを提供することが出来ますので、是非上記のようにお困り事がある企業様に「EXCEL女子」を頼っていただきたいです。

またコクーには高いExcelスキルを持っているメンバーが多く在籍しており、お客様に寄り添った業務改善はもちろん一歩先の提案も先回りして圧倒的当事者意識を持って業務に当たっているところが強みだと感じています。