経営企画室（事務）

経営に関することを取りまとめている部署にて、予算会議に向けての資料作成業務をご支援しております。

具体的には、

• 経営・事業に関する基本方針の策定
• 予算統制
• 重要会議の運営
• 経営に関する国内外の情報収集・事業分析

などを行っている方々のサポートです。

その中でも、月次会議に使用される資料の作成を中心にお任せいただいております。

資料の最終形態はPowerPointデータですが、スライドへ情報を記載するために、予算管理ツールから元データを抽出し、帳票を作成しており、その際はExcelでの業務が発生します。

・作業手順の見直し

・作業の効率化

　これまでの課題　

お客様が抱えていた課題は、主に「資料作成サポート」に関連して発生していました。

具体的には、資料の更新が随時必要となる業務の中で、資料に反映するべき内容を適切に管理・抽出することが難しかったことです

• 元データからの情報抽出
• データの精査

に時間がかかり、また、そのプロセスが煩雑であったため、効率的な作業手順の見直しや帳票の整理が求められていました。

この結果、業務全体の生産性が低下し、資料作成に多大な時間が割かれていたことが課題となっていました。

そこで、

• データの抽出方法や帳票の最適化
• 効率的な作業フローの構築

が必要不可欠な対策として浮上しました。

・マニュアルの作成

・作業進捗管理表の作成

　具体的には　

帳票を数種類使用し、資料を作成していきますが、帳票によって少しづつ手順も変わるため、データの抽出から資料への記載までをマニュアルに落とし込みました。

また複数人で同時並行で作業を進めるため、

• 誰が
• 現状どのような状態なのか

を共有するため、進捗管理表の作成もしました。

マニュアルに沿って進めることで作業時間が短縮

 ＜効果＞
マニュアルや進捗管理表を作成するために、作業をひとつづつ洗い出したことで

• 工程の優先順位の見直し
• 作業の進捗が見えることによるタスク管理をしやすく

改善できました。

また、マニュアルにそって進めることで作業時間を大幅に短縮できました。

今後の施策として、現在手動で行っている作業の多くを自動化することを計画しています。

具体的には、Excelのマクロを活用して、データ処理や帳票作成などの反復的な作業を自動化し、作業時間の大幅な短縮を図ります。

これにより、従業員の負担を軽減し、より高度な業務や意思決定に集中できる環境を整えることが目的です。

さらに、自動化のプロセスにおいては、作業手順の最適化やデータの整備を進めることで、業務全体の精度向上とミスの削減も目指しています。

最終的には、業務効率の大幅な向上だけでなく、全体的な生産性アップに貢献できる施策として進めていきます。

EXCEL女子は「特定の作業をお願いしたい」から「業務改善はしたいが何から手をつけていいかわからない」まで、さまざまなお困りごとに、Excelで解決できるスキルを保有しており、貴社社員の一員になったつもりで当事者意識を持って業務効率化をご支援させていただきます。

私自身も、現在はExcelでの作業を中心にお客様へサービスのご提供をさせていただいておりますが、今後VBAやRPAなどさまざまなツールを使ってさらなる業務の効率化・自動化をご支援してまいります。

ぜひ、課題解決のヒントにEXCEL女子をご検討ください。