《新規部署のマニュアル作成など》eコマース企業の業務効率化・自動化支援！

担当業務内容は？

PMO（BPO）

業務委託契約手続き
業務委託スタッフの着任および離任サポート
請求書処理
新規業務委託契約、人員調達の補佐業務（MTG設定および当日の議事録係、NDA締結）
その他チーム運営、各種手順書・マニュアル作成、業務効率化など

上記の業務を主として、現場開発部門の方々が本来の業務である開発業務に集中できるよう幅広くサポートを行っております。

※EXCEL女子が複数常駐し、BPOにてご支援させていただいております。

お客様が抱えていた課題は何でしたか？

エンジニア部門を支援するチームの体制が整っていないというのが課題

　これまでの課題　

立ち上がったばかりの部門であり、マニュアル・ルール・資料がほぼない

各所エンジニアから問い合わせが続き、こういったこともフォローしてほしいなど様々な声が上がるものの、窓口や資料が整っておらず、ケースバイケースで対応しておりました。

またデータ整備も進んでおらず、契約書類等はドライブに取り急ぎ格納したままのため探す工数がかかってしまう状態でした。

なんとかチームは運営されていますが、

業務内容によって属人化が進む
長期的に見たとき作業漏れが起こる可能性がある

といった課題がありました。

課題解決のために何をしましたか？

各種管理表の作成（外部委託費の予実管理表など）／マニュアル作成

　具体的に　

🔳外部委託費用の予実管理表

作成にあたり、「開発部門責任者がコスト管理の視点を持てるようなもの」というオーダーをいただきました。

そこで、

部署ごとのタブ分けや企業別の数字を出すこと
＋－の差異を赤・青の色で分かりやすくする

などを考えて作成し、運用を開始しました。翌年からは、他部門の方にも共有させていただき、「こういった要素も足してほしい」など要望をいただくようになりました。

受けた要望を時間軸で順に着手していく仮説を立てたところ、

関数や構成に影響が出てしまう
1つの要望を聞くと1つの要望が叶わないかもしれない

という懸念がありました。そこで、責任者の方へ懸念点をお伝えし、この管理表を使用する各部門とのすり合わせのお時間を設けていただきました。「結論、この部門はどんな数字を見たい（引用したいのか）」を分かることで、逆算してシートに入れ込むという作業に着地。

情報量が多いためシートが重くなってしまったり、大勢が見るのでしっかり保護をかけないとこわれてしまうなど、試行錯誤を繰り返し、使用される部門の皆さまがご満足いただける管理表が完成いたしました。

🔳マニュアル作成

毎月大量に申請する稟議・各種権限のマニュアルがなくその都度一つ一つ確認をしていたため非効率でした。

個人単位での工数がかかること
細かいミスが多発する

といった懸念点がありました。

そこで、申請に関する15件のマニュアルを作成。主にkintone（キントーン）を使用していたので、画面キャプチャを取り、必要な注釈を付け加えました。

現在では、申請類だけではなくEXCEL女子で対応している業務ほぼすべてについて作業別の手順書や、フロー図が作成されています。

今後、内製化のニーズが発生したり、社員教育を行いたいという場合でもすぐに業務を共有できる体制をお作りしております。

効果について教えてください

業務の効率化が図れたため、ご契約プラン内で当初予定のなかった業務効率化のご支援も可能に。

＜効果＞
エンジニア部門の立ち上がり時に手探りで行っていた業務を整理し、

ルーティン化　→ 　マニュアル作成　→ 　一般化

することによって、誰でも作業できる状態になりました。

結果、

属人化がなくなった
手が空くメンバーを増やせた
新しい依頼に着手することに成功した
支援対象範囲や業務が広がるきっかけとなった

という効果が得られました。

その結果、常駐当初は

業務委託契約手続き
業務委託スタッフの着任および離任サポート
請求書処理

をご希望とのことでしたが、業務効率化され、リソースに余裕が生まれたため、

新規業務委託契約、人員調達の補佐業務（MTG設定および当日の議事録係、NDA締結）
その他チーム運営、各種手順書・マニュアル作成、業務効率化

も対応させていただきました。引き続き、業務効率化のご要望をいただいておりますので対応させていただく予定です。

今後の施策について教えてください

生成AIを活用してさらなる業務効率化のご支援を行ってまいります。特に、定型文書の自動生成や契約書レビューの自動化など、これまで時間のかかっていた業務プロセスの大幅な短縮を目指します。

また、AIを活用したデータ分析や市場調査支援により、クライアント企業の意思決定プロセスの迅速化と精度向上をサポートしてまいります。

コクーの『EXCEL女子サービス』はどのような企業におすすめですか？

EXCEL女子は、作業を決まった通りにこなすだけでなく、効率化を考えることができると思います。

「定型業務だけど時間がかかっている」
「特定の人にしか作業ができない」
「単純作業が減らせない」
「個人のミスや漏れを防ぎ、正確性を上げる仕組みがほしい」

などがあれば、EXCEL女子にお問い合わせください。

また、BPOで”EXCEL女子チーム”としてアサインすることもできるので、1人の力だけではなくチームとしてお困りごとに力を貸せるような存在でもあると思います。

なにかお困りごとがあれば、ぜひEXCEL女子にご相談ください！