Excel研修でワンランク上のスキルを習得。大学職員の業務効率を上げ、DX推進。

　倉田　

グループ会社でコクー株式会社の「デジマ女子」のサービスを利用しており、そこからの紹介でEXCEL女子の「Excel研修」について知りました。

ここ数年は年に1回、事務職員のSD（スタッフ・ディベロップメント）の中で業務知識を得る研修を行っており、これを広げてIT系の研修も行いたいと考えていましたので、今回主に入社1～3年目の事務職員を対象に「Excel研修」を実施することにしました。

　倉田　

部署によりExcelの利用状況が異なっており、必要とされるスキルレベルにも差があります。

職員のExcelのスキルの差をなくし、世間で中級といわれるVLOOKUP 関数やピボットテーブルまで扱えるレベルまで底上げを図ることで、他部署へ異動した際も円滑に業務に取り組めるようにしたいと思っています。

また、体系的にExcelを学ぶ機会を提供することで、スキルの差が無くなり、業務の効率化にも貢献してくれることを期待しています。

　近藤　

業務の中では、試験データや教室の台帳等の管理でExcelは常に使っています。

Excelの使い方を学びながら覚えているところですが、関数はまだ使いこなせていないですね。データが形になるまで時間がかかりますし、まだ関数に自信がないので、データが合っているかフィルターをかけて一つひとつ確かめたりすることもあります。

オープンキャンパスの業務を担当しており、予約者のデータの抽出等で普段からExcelを活用しています。私もまだ関数が使いこなせず、過去５年間の入学者に関するデータを抽出する際などは課内でExcelに詳しい方に効率の良いやり方を教わりながら行っていますが、使いこなすには至っていませんね。

　倉田　

これまでは、基本の操作や関数などを知らないまま、分からない部分だけをネットで調べたり、周りの職員に聞いたりして解決してきたのだと思います。

そのような方法では、他の機能や操作などとの関連が分からないままで、なかなか上達できずにいたと思います。この点については、今回の研修でカバーできたのではないでしょうか。

また、業務効率化の面で考えると、個人が作成したExcelファイルが乱立してしまうことや、さらにそのファイルが高度な関数や複雑な計算式、VBAやマクロなどが使われたものになってくると、ファイルが属人化してしまい、引継ぎを難しくしたり、ファイルが使われなくなるといったことがあります。

　近藤　

業務のためにExcelの参考書を購入して独学で勉強したりもしましたが、今回の研修では今まで知らなかったことを学べました。このような研修の機会があるのはとてもありがたいですね。

　甲斐　

「教えてね」と言われてきましたので、研修で学んだことを共有して、業務効率も上げていきたいです。

　倉田　

後ろから研修の様子を見ていましたが、部署によってExcelの活用レベルが違うというのは改めてよく分かりました。

機能や関数については今回の研修で知ることができたと思いますので、今後はやり方を知っていてもどのような時に使うかがわからないということがないように、使い方にまで結びつくようになってくればと思います。

　甲斐　

はい。間違いなく、業務効率の改善につながります。

例えば、今回の研修を受けてショートカットできるところを手でやっていることが多いと気づきましたし、ショートカットできるだけでも今後の業務が変わってくると思います。

　甲斐　

VLOOKUP やピボットテーブルですね。これまでも業務の中で何度か使ったことはありましたがそこまで応用できていませんでした「この項目を行にする、列にする」という手順は知っていましたが、研修ではその先まで理解することができたので活用していきたいです。

　近藤　

すぐ使おうと思っているのはショートカットキーです。Excelのシートを複製する時にコントロールキーを押しながらドラックする方法や、VLOOKUPでシートをまたぐデータを集計する時に、一時的にブックを複製して、左右に表示できるウィンドウ枠を複製する機能というのも便利でした。

　甲斐　

わかります！今まではいちいちクリックしてシートを遷移し、データを出して見ていました。シートを遷移して見る必要がなく一画面で見ることができるのには驚きました。

　甲斐　

Excelをもっと活用したいとお考えの方、まだ活用できていないと思っていらっしゃる方にお勧めです。Excelを使うにあたり知っておくべきことが凝縮されていますので、そのような方のレベルアップにつながると思います。