Excelを使用したECサイトの掲載商品の編成、入稿案内、検品等を担当

大手IT企業のマーケティング部門に所属し、主にExcel VBA、Power Query等を使って、ECサイトの運営サポートを行っております。

また、適宜お客様へヒアリングし、ご要望に合わせてExcel VBAなどを使った業務改善対応や新規業務の受け入れを行っております。

新規業務で行う複雑な作業の自動化が難しい

　これまでの課題　

• 新規業務において掲載商品の編成があり、作業に複雑な条件と制限が多く、作業工数に時間がかかってしまう

　詳細　

掲載商品の掲載希望時期・掲載日数を考慮した上で、掲載日ごとの商品数・商品カテゴリの偏りを調整し、さらに掲載日ごとの商品の掲載順を確定させる必要があり、作業完了まで「10時間」という膨大な時間がかかる想定でした。
また、手作業で行うことで、データ転記ミスや漏れを発生させる可能性もありました。

そこで「複雑な商品の編成を自動化して欲しい」というご相談をいただき、
短時間でデータ処理ができるようにマクロツールの作成を行うことになりました。

改善ロジックの組み立てと、ロジックのVBAコード化を行いました。

今回改修のご依頼をいただいたツールは新規業務で使用するものであったため、一からツールを作成する必要がありました。

また新規業務のため、実際に扱うデータがまだ手元になく、様々なパターンを想定してロジックを組み立て、VBAコード化を行いました。

改善前は、それぞれの手順で「手作業」と「目視確認」が発生し、工数がかかる上に、作業中の人的ミス発生の恐れがありました。改善後は、それぞれの手順をVBA・Excel関数を用いて自動化させました。

改善の概要

10時間かかる想定の商品編成作業が、2時間30分に大幅短縮！

　効果　

• 10時間かかる想定の作業が2時間30分に短縮
• 手作業によるミスの防止
• お客様のコア業務時間を増加
  
  

　結果　

マクロで商品の掲載時期・掲載日・掲載順の差配を自動化したことで、手作業に比べて作業スピードが向上しました。
また、マクロに制御コードを組み込むことで、掲載商品の掲載希望時期や掲載日数に合わない日付への差配ミスがなくなりました。

商品の編成作業の工数を削減したことにより、お客様にはその他のコア業務に、より多くの時間を割いていただけるようになりました。

ツールを継続的に改修し、より効率化させていきたい

今回のツール作成を経て、複雑な条件や制限に対応できる方法を色々と模索し、学習したことで自身のスキルアップにもつながりました。

日々業務内容は変化していくため、柔軟に対応できるよう今回作成したツールは継続的に改修を行っていきます。また、業務を進行していく中で新たに見つかった改善点があれば、適宜修正を行います。

過去に作成したツールの運用変更による改修依頼などもいただいておりますので、新規のツールだけでなく既存ツールの改善にもつなげていこうと思っています。

「VBA女子」は、今回の事例のように長時間の手作業によるデータ転記を自動化をする際の強い味方になります。複雑な作業であっても、VBAコードのロジックを見直すことで自動化することが可能です。

弊社は、今回の事例でご紹介したVBAを活用した業務の実施、VBAツールの作成や改修、その他貴社がお持ちの課題の特定や改善策のご提案なども可能です。

VBAに関する業務改善や業務効率化などのお悩みは、お気軽にご相談ください。