2022.05.26
「VBA」は難しいイメージがあって手を出しにくい、そもそもVBAってなんだか分からない、とお考えではありませんか？
VBAは、普段のルーチンワークを自動化し、作業時間を大幅短縮できる便利なツールです。
普段から使用しているExcelやWord、PowerPointを使用して明日からでも気軽に導入することが可能です。
今回の記事で
- VBAとはなにか
- VBAでできること
- VBAのメリット
について習得し、業務効率化の実現のために導入を検討してはいかがでしょうか。
VBAとは？
「VBA」とはVisual Basic for Applicationの略称で、Microsoft Office製品に搭載されているプログラミング言語のことです。
VBAで書いたプログラムを実行することで、日々手作業で行っている様々な業務を自動化し、効率化することが可能です。
このプログラムを実行するためには「マクロ」を使用します。
マクロとは、予め決めた手順でアプリケーション上の動作を記録して、手順通り操作を実行させることができる機能です。
VBAとマクロは同じものと混同しやすいですが、
マクロ
コンピューターの操作を自動化する機能
VBA
マクロを動かすためのプログラミング言語
です。
VBAでできること
ここからは、VBAでできる８つの自動化をご紹介します。
データ処理の自動化
VBAを使用すれば、データ集計などの四則計算を自動化することができます。
例えば、
- 売上情報をExcelで一括管理
- 企業別にデータの並べ替えと集計した数値をまとめて表示
ひとつひとつ目視と手作業で行っていたこのような一連の作業がワンクリックで実行できるため、月末の作業の大幅な時間短縮につながります。
転記作業の自動化
VBAを使用すれば、Microsoft Office製品内にあるデータを、自動で転記することができます。
- Excelで管理している売上データを商品別で別シートに転記する場合
- 別ブックからデータを転記してくる場合
などがこれにあたります。
手作業でデータを転記すると一定の時間がかかりますが、VBAで自動化してしまえばワンクリックで転記を完了させることができます。
レポート作成の自動化
時間をかけたくない情報共有用の社内レポートも自動作成することができます。
VBAの実行で、
- 集計されたデータを表として可視化もしくはグラフ化
- さらに、できあがった情報をPDFとして出力するまでを自動化
することもできます。
手作業だと3時間ほどかかってしまうようなレポート作成も、月末にワンクリックで実行することができるため大幅な業務効率化を行うことができます。
帳票作成の自動化
社内では請求書、領収書、入出金伝票など様々な帳票が作成されます。
VBAを使用すれば、
- データ一覧をもとに、取引先別に自動でひな形に転記
- 書類に記入しなければならない日付が抜けていたり、数字以外の文字入力を行うと警告をだす設定しておけば、データに誤りがあった場合でも間違った情報の修正を自動で実行
することができます。人の手による入力ミスを限りなく減らすことにつながります。
メールの一括送信
VBAでは、メールの作成から送信までを全て自動化することができます。
メールのフォーマットの指定箇所に、リンクやファイルを自動添付することも可能です。
月末報告やメールマガジンなどの定期的で形式が変わらないメールを、一斉作成、大量送信する際にとても効果的です。
入力作業の利便性向上
ユーザーフォーム（入力フォーム）をデザインすることができます。
例えば、データ量の多い顧客情報を横長のExcelに入力する場合、項目に合わせてセルを移動しなければなりません。
VBAでユーザーフォームを作成しておけば、項目がフォーム形式で画面上に表示されるため、入力時に画面移動させるときの手間や時間のムダを無くすことができます。
また入力がしやすくなることで、誤入力を防ぐことにもつながります。
WEBのデータ収集
VBAでは複数のウェブページから特定の情報を転記する「スクレイピング」を自動化することができます。
- 複数のウェブショップから指定した商品名の販売価格や、製品情報などのデータを自動で抜き取る
- 定期的に自動実行し、Excelなどに整理してグラフ化や集計する
といったことが可能です。競合企業や市場調査などでも汎用性が高い使い方ができます。
Microsoft Officeアプリケーション同士の連携
VBAはMicrosoft Office製品であればどのアプリケーションでも利用でき、ExcelやWord、PowerPoint、Accessなどを連携できるのが特徴です。
例えば、1万件の顧客に宛名とPDF入りのメールを送信したいとき、手作業では膨大な時間がかかります。
しかしVBAを利用すると、
- Excelにある顧客データから名字のみを抽出
- メール本文にWordからの差し込み文章や指定箇所にあるPDFとともにフォーマットを自動生成
- 個別アドレスに自動送信
することができます。
また、プレゼン資料作成のために
- Excel上の売上データをPowerPointに転記
- そのうえでグラフや表の自動生成
を行うこともできます。
このように、様々な場面で、VBAを活用した自動化を実施することができます。
VBA活用の5つのメリット
また、VBA活用のメリットを下記にご紹介します。
作業工数の削減
今まで人の手で行っていた書類作成などの単純作業を自動化することができます。
例えば見積書や請求書の作成などの単純作業は、数が多いと時間もミスも増えてしまいがちです。
しかしVBAで自動化すると日付入力やPDFへの変換などワンクリックで行うことができるため、作業工程を大幅に減らすことができます。
そうなれば今まで書類作成にあてていた時間をより高度な仕事に使えるようになり、作業効率化だけでなく業務での生産性の向上も期待できます。
開発・運用コストが安価
VBA（Visual Basic for Application）はBasicという名前の通り、初心者でも比較的習得しやすく操作しやすいという特徴があります。
情報もインターネット上に掲載されていることも多く、スキル取得のために必要な講習は限定されるのでかかるコストも少なくて済むことがほとんどです。
また、システムを開発するとなれば高額なコストがかかることがほとんどですが、VBAはMicrosoft Office製品に付属する機能でありプログラミングのための特別な環境構築や機能を追加購入する必要もありません。
つまり、VBAを使用するための研修費や環境整備費などの開発・運用コストが安価で済むというメリットがあります。
成果物の精度が高い
VBAは繰り返し作業を正確に行うため、人間が作業するより短時間で仕上がることはもちろんのこと、データの精度はとても高いというメリットがあります。
当然ですが人間が操作する以上、人的なミスを完全になくすことはできません。
このVBAを活用することで、例えば「宛名を間違えてメールを送る」ようなミスを防ぐことができます。
運用管理がしやすい
VBAを使う際は、はじめにマクロ機能で作業工程を記録してから、追加で必要なコードや詳細などをプログラミングするという手順で行います。
実際にマクロの実行を確認しながらコードを記述できるため、初心者でも感覚的に扱いやすいことが特徴です。
そのため、VBAはプログラミング初心者でも慣れるのが早く、他のプログラミング言語よりもスムーズに運用管理できるようになるというメリットがあります。
属人化回避
データ管理や書類作成などは属人化が起きやすく、一部のベテランに依存してしまうと退職や異動の際、すべての業務を引き継ぐことができないというケースが多々発生します。
しかしVBAでの自動化を行えば、Microsoft Officeのアプリケーション上で誰でもそのタスクを再現できるようになるため、特定の社員に依存しないシステムを構築することができます。
このとき、操作マニュアルを作成することが重要です。
まとめ
今回は、8つの自動化と、5つのメリットを紹介しましたが、VBAでできることはまだまだあります。
「VBA」を活用していくことで、手作業のルーティーンやタスクを自動化することが可能です。
当社には、業務効率化のご提案、VBAツールの作成と、VBAを活用した事務作業を得意とする「VBA女子サービス」があります。
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