労務管理業務（広告企業様）

主にExcelVBAを用いて、労務管理業務にまつわる業務効率化、負担削減を行っています。

定常の業務も一部ありますが、主には、

• 依頼いただいたマクロツールを作成
• 検証
• 納品

というのが主な業務です。

※コクーの『労務・人事サービス』についてはコチラ

人事基幹システムにインポートするデータ作成を自動化したい

　これまでの課題　

人事基幹システムには、社員に関するあらゆる情報が集約されますが、システムにデータを投入するにはExcelデータを作成する必要があります。

元となるデータは、

• 各種データベースからDL
• インポート用の決められたフォーマット切り貼り
• 統合／分割でExcel（9ブック・21シート）にする
• 手作業必須箇所の対応を終えたら各シートをCSV化
• インポート

といった作業が必要になります。その作業をこれまで【月末の繁忙時期】に、

• 手作業
• Wチェック体制がない状態

で行っていたため、作業時間1.5日、ミスもおこる、という状況になっておりました。

①作業時間の短縮

②（ミス解消を目的にした）マクロツール作成

　具体的には　

１．ヒアリング・要件定義

元データと、完成形のデータをお預かりし、どのデータベースを使っているか、まずは確認いたしました。

🔳［マッピング］
元データ（7ブック）のどこの情報が、完成形（9ブック）のどこに切り貼りされるべきかマッピングしました。
データベースから落としたデータの中でも、更新の必要性がないデータも含まれているので、どのような条件に基づいて更新対象者を特定しているのか、整理を行いました。

🔳［表記の整理］
→　データベース：Aという表記
→　取り込み時：A’という表記

に変更しなくてはならない、などの

• それぞれのシステムの特性
• 運用ルール

を整理しました。

🔳［マクロの実行方法］
マクロを回すまでの工程もヒアリングし、

• 元データの選択方法
• 生成物の形式
• 保存先

など、ストレスなく使用してもらうためのヒアリングも行いました。ただ、「マクロでどんなことができるのかがわからない」というお声もいただきましたのでいくつかのパターンをだして、こちらからご提案するように心がけました。

2．設計・開発

ある程度の仕様が見え始めたら、開発に着手しました。

不明点に関しては、幸いなことに都度質問できる環境ではありましたが、あまり複雑になると文面でのやり取りは逆にご負担になってしまうため、改めてヒアリングの時間をいただいて解決するようにしていました。

• お客様の時間をいかに無駄にすることなく、負担なく開発を進められるか
• 進捗についても随時ご報告する

といったことを心掛け、遅延等についても率直にご相談をすることで、お客様を不安にしてしまったり、だらだらと開発を行うことがないよう意識していました。

3.検証・バグ修正

マクロの作成が大方見えてきたら、

• お客様がこれまで作ってきたデータと、マクロの結果の突合
• 随時マクロを修正していく

という作業に入りました。

作業時間は、1.5日から2時間程度に削減

作業時間は、1.5日から2時間程度まで削減され、ケアレスミスや、疲労による見落とし等も発生しなくなりました。

また、作業が、「元データをフォルダに格納してマクロを回すだけ」になったことにより、誰でも、短時間で行うことができることになり、担当者の異動が発生した時も非常に引き継ぎが楽にできた、というメリットがありました。

「EXCEL女子」「VBA女子」は名前の通り、ExcelやVBAを扱うことに長けており、ワンランク上の事務クオリティを提供することができます。

技術の面だけではなく、業務効率化や負担軽減のために「自分に何ができるか考え、ご提案できる」という点でもご評価いただいております。

「どうしたら、効率化できるだろうか」「なんとなく、もっといい方法がある気がする」そんなお悩みがございましたら、ぜひお問い合わせください。

VBAだけでなく、BI、デジタルマーケティングなど幅広い領域で、お役に立てる場面がきっとあります！

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