金融機関のkintoneデータ連携を改善。標準機能で運用しやすい仕組みを構築

kintone（キントーン）標準機能でデータ連携を改善し、運用しやすい仕組みへ

金融機関では、情報管理やセキュリティ要件が厳しく、業務システムの運用にも高い安全性が求められます。
一方で、複数のシステムやアプリを利用している現場では、
データの連携不足により、確認作業や入力作業が増え、業務負担につながることも少なくありません。

今回ご支援したのは、金融機関におけるkintone運用改善です。
既存のkintone環境では、アプリ間のデータ連動性に課題があり、関係者間で必要な情報をスムーズに共有しづらい状況がありました。

そこで、現状の業務フローやアプリ構成を丁寧に整理し、kintoneの標準機能を活用したデータ連携の仕組みを設計。
従来はJavaScriptによるカスタマイズで対応していた処理についても、
要件やアプリ間の関係性を見直すことで、標準機能のみで同等の機能を実現しました。

今回は、ご支援を担当したメンバーに、プロジェクトの背景や工夫した点について聞きました。 

お客様が抱えていた課題は何でしたか？

厳格なセキュリティ環境の中で、kintoneのデータ連携に課題

金融機関のお客様に対して、kintoneの運用改善支援を担当しました。
主な内容は、kintoneアプリ間のデータ連携を見直し、関係者が必要な情報を確認しやすい状態に整えることです。

お客様の環境では、銀行ならではの厳格なセキュリティポリシーがありました。
たとえば、ブラウザにデータを保存できないため、
システムにアクセスするたびにログインやパスワード入力が必要になるなど、日々の利用に手間がかかる状況でした。

さらに、kintone内のアプリ同士のデータ連動性が十分ではなく、
必要な情報を確認するために複数の画面やデータを行き来しなければならない場面もありました。

課題解決のために、最初に何をしましたか？

最初に行ったのは、業務とシステム構成の可視化

まずは、現状ヒアリングと業務棚卸しから始めました。
どの業務で、どのアプリを使っていて、どのデータがどこにつながっているのかを整理していきました。

kintoneは柔軟にアプリを作れる一方で、運用が続くうちにアプリ同士の関係性が複雑になりやすい面もあります。
そのため、いきなり設定変更や構築に入るのではなく、まずは現状の業務プロセスやアプリ間のリレーションを丁寧に確認しました。

関係者が多い業務では、「誰が、どのタイミングで、どの情報を見たいのか」を整理することが重要です。
この部分を曖昧にしたまま改修すると、あとから運用しづらくなってしまうため、要件整理と設計には特に時間をかけました。

工夫したポイントはありますか？

JavaScriptカスタマイズに頼らず、kintone標準機能で実現

大きなポイントは、kintoneの標準機能で実現できる形に設計し直したことです。

従来は、JavaScriptを使ったカスタマイズで対応していた処理もありました。
ただ、カスタマイズが増えると、保守や改修の難易度が上がり、特定の人でないと対応できない状態になりやすくなります。

そこで今回は、要件やアプリ間の連携設計を見直し、標準機能だけで同等の機能を実現できないかを検討しました。
アプリの作り方やマスタ管理の設計を調整することで、JavaScriptに頼らず、必要なデータ連携を実現できました。

標準機能で構築することで、今後の運用や修正もしやすくなります。
特に金融機関のように、安定性やセキュリティが重視される環境では、できるだけシンプルで管理しやすい仕組みにすることが大切だと感じています。

ほかに意識したことはありますか？

早い段階でフィードバックし、運用まで見据えて設計

早い段階でフィードバックを行うことを意識しました。
完成してから確認してもらうのではなく、設計や構築の途中段階で認識を合わせることで、手戻りを減らせるようにしました。

また、単に「動くものを作る」のではなく、運用まで見据えて設計することも大切にしました。
現場の方が日常的に使うものなので、入力しやすいか、確認しやすいか、管理しやすいかを意識しながら進めました。

あわせて、必要なドキュメントも整備しました。
設定内容や運用方法が残っていないと、担当者が変わったときに困ってしまいます。
そのため、今後も安定して運用できるよう、ドキュメント化まで含めて支援しました。

支援後、どのような変化がありましたか？

現場の負担を減らし、安定運用につながる仕組みに

kintoneアプリ間のデータ連携が改善されたことで、関係者が必要な情報を確認しやすくなりました。
これまで発生していた確認の手間や、システム間を行き来する負担を減らすことにつながったと思います。

また、JavaScriptカスタマイズに依存しない構成にしたことで、運用面でも安定しやすくなりました。
今後の変更やメンテナンスもしやすくなり、現場で使い続けやすい仕組みに近づけられたと感じています。

今回の支援を通じて感じたことを教えてください

kintoneの連携課題は、まず現状の可視化から

kintoneのアプリ間連携やデータ管理に課題がある場合は、まず現状を可視化することが大切です。
どのアプリにどのデータがあり、どの業務で使われているのかを整理するだけでも、改善すべきポイントが見えてきます。

特に、関係者が多い業務や、業務フローが複雑化している場合は、アプリ間のリレーションやデータの流れを図解するのがおすすめです。

kintoneは柔軟なツールだからこそ、設計次第で運用のしやすさが大きく変わります。
カスタマイズありきで考えるのではなく、標準機能で実現できることを整理しながら、無理なく運用できる形を考えることが重要だと思います。

まとめ

EXCEL女子では、kintoneのアプリ作成、マスタ管理、データ連携、運用設計、ドキュメント整備まで、現場に寄り添った支援を行っています。

「kintoneを導入したものの、アプリ同士の連携がうまくいっていない」
「カスタマイズが増えて、運用や保守が属人化している」
「現場が使いやすい形に見直したい」

このようなお悩みがある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
業務の流れや既存のアプリ構成を整理しながら、現場で使い続けられるkintone運用を一緒に考えます。

 現場で使えるkintone（キントーン）進捗管理へ改善 

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