１．Excelを使用する事務の業務効率化
２．VBAツールの作成

BtoC向けの保険商品を取り扱う企業で、

• 保険加入・更新時のシステム企画
• ルール策定

を行う部署に所属し、Excelを使用した事務作業の業務効率化を行いました。

また、保険商品の試算から見積書・申込書作成までの一連の作業を自動で実行できるVBAツールを作成しました。

予算や時間の関係ですぐにWEBサイト上に作り込めないツールをExcel上で構築し、実用化させています。

現状のExcel試算ツールが保険商品の細かな条件まで対応しきれていないことでした。

基本的に、保険加入・更新時のお客様応対は、全国の販売代理店に委託しております。

販売代理店の担当者は、保険加入をご検討中のお客様に対して、Excelを使用して保険金額の試算を行い見積書を提示します。

　これまでの課題　

Excelの条件入力画面に、お客様の相談内容に応じた

• 保険金額
• 保険期間
• 払い込み方法

など個別の条件を指定することによって、付帯できる特別約款（※以降特約）などの選択項目がでてくる仕様

＜課題＞

１．一つの商品に特化したExcelではないため、本来選べない特約なども選択できてしまう

２．正しい試算を行って見積書を提示するには商品詳細を保険会社に電話をして都度確認する必要があり、1日に何件もの保険商品を試算する担当者にとってはこの工程が大きな負担


そのほか作業効率の面でも、

• 1契約者に対し1種類の特約しか条件指定できず、3種類指定されるお客様には、3回分の試算を行ったあと見積書提示する必要がある
• 見積書提示後の申込書作成は手書きで記入を行っている
• 保険商品契約後の更新手続きではお客様情報を1からExcelに入力する必要がある

など、担当者の手間と時間がかかっていました。

保険商品の理解を深め、指定条件に対応できるVBAを使ったフォーマットを作成しました。

保険商品の各種条件を細かく指定でき、様々な組み合わせの試算を実現できるVBAツールを作成しました。

あらかじめ保険商品を理解したうえで、フォーマット上に、

• 保険金額
• 払い込み方法
• 補償
• 特約

など必要な項目を並べ、チェックボックスやプルダウン機能を使用し、担当者がスムーズに細かな条件指定までできる仕様にしました。

そして、VBAで複数のシートを連携させることで、

• 同時に3種類の特約を選択して、1契約者への見積書を一度に作成できる
• 担当者が間違った特約を選択したり、必須項目を未入力のまま進んでしまった場合にも、エラーメッセージが表示される（1シートに200種類以上のエラー制御の機能も実装）

加えて、関数や条件付き書式、マクロ機能の活用で、正しく試算された結果が自動で見積書や申込書に反映されるようにし、さらにCSVデータの出力・取込を行える機能を組み込むことによって、契約更新の際、1からお客様情報を入力する必要がないようにしました。

	以前使用していたVBAツール	作成したVBAツール
作業時間（試算から申込書作成まで）	1種類：15分程度 3種類：40～50分程度	1種類：5分程度 3種類：10～15分程度
申込書作成作業	手書き	自動化
お客様情報の入力（契約更新時）	一から手入力	csvデータでの出力・取込機能を使用し、更新箇所など必要な項目のみ更新

担当者の作業時間が「50分」から「15分」になりました。

• 作成したツールが運用しやすいか
• 組み込んだ情報が間違っていないか

などユーザーテストを何度も行い改善を重ねて、約1年かけてVBAツールが完成しました。

　効果　

１．大幅な申込書作成時間の短縮

２．エラー機能により申込書のミスによる戻し、修正時間削減

３．更新時のお客様情報入力を軽減

 

＜詳細＞

これまでは、3種類の試算から申込書作成までに50分程かかっていましたが、今回作成したツールでは、3種類同時に正確な試算を行えるだけでなく、申込書の手書き業務を自動化したことによって、作業時間がわずか15分程に短縮されました。

特に、エラー制御の機能の組み込みを数多く実装したことが、スムーズかつ正確に試算結果を導けているポイントだと考えています。

また、契約時に入力したお客様の情報をCSVデータで出力・取込できる機能を追加したことで、更新時にデータの取り込みを行えば、修正が必要な項目のみを更新するだけで、時間をかけずに見積書や申込書の作成が可能になりました。

現在、当ツールは、全国の販売代理店およそ3000店舗に導入されています。

担当者の業務効率化だけでなく、お客様への情報提示の時間短縮により、お客様満足度向上にもつながっています。

効率化ツールを継続的に作成し、ほかの業務も効率化していきたいです。

今回対象になった保険商品以外にも、私の部署で担当している保険商品は多数あります。

現在も新たな保険商品の効率化ツール作成に取り組んでいるところですが、

• 計算の条件
• エラー制御の箇所

は保険商品ごとに異なるため、今回作成したツールを流用することは出来ません。

しかし、大元となるファイルを利用してツールを作成していくという流れは同じなので、今回得たスキルを活かしてスムーズに進めることができています。

併せて、より良いツールを作成していくには、各保険商品の特徴を積極的に把握することも重要です。

今後も、これまでのスキルと商品知識を基に「もっとこうしたほうがいいのではないか？」など、よりお客様の効率化につながる機能を提案していきたいです。

予算や時間の関係ですぐにWEB化できない業務を効率化していきたい企業様

VBAツール作成を外注する場合、

• 要望などのやり取りに時間がかかる
• 完成後の修正に追加で費用が発生する

など柔軟な対応が難しいことも多いと聞きます。

そんな時に、VBAツール作成を得意とするわたしたちがいれば、自社でツールを作成できるだけでなく、外注する場合も構築までのコミュニケーションや完成後の修正にもスムーズに対応できます。

• 業務効率化の方法がわからない
• 今使用しているツールを改善していきたい

などにお悩みでしたら、お気軽にお問い合わせください。

ヒアリングで課題を特定し、改善点をアドバイスさせていただきます。