営業事務 

大手SIerのクラウド営業本部の営業課にて、アシスタント業務をしています。

• 社内外の見積作成
• 成約処理
• 従量申請
• 請求書発行等の一般的な事務処理

から、業務の隙間時間を活用して

• アシスタント業務関連
• 営業課内の業務効率化ツールの作成等

の業務をしています。

ご要望の内容に応じたツールを作成する事もありますが、営業さんの業務に着目して役に立ちそうなツールを作成してみたり、アシスタント業務の中から「効率化できる部分」を見つけ、Excel VBAを使ってツールを作成し、展開しています。

最近は、ツール作成以外にも、

• Power Queryを使ってデータ処理
• 所属している営業課の売上データから分析データを作成

を行い、数字から見た営業課の動きをアウトプットするという事にもチャレンジしています。

①アシスタント業務
　「営業本部の更新社内見積データの抽出および整形」
②営業課業務
　「売上見通しと実績の差異確認」

それぞれに時間を要するという課題でした。

　これまでの課題　

＜①詳細＞

• お客様側で対応されていた月次業務
• クラウド営業本部の1部2部3部（営業課9つ）+50個程度商品口の社内外の見積データをシステムから抽出し、Excelにデータを取り込む
• 各営業課毎にピボットテーブルを作成しExcelファイルに吐き出す

という作業を自動化できないかという相談でした。

＜②詳細＞

• 月次業務となっている売上案件見通しの自動化
• 決算の差異報告の差異算出の自動化

をご希望でした。

膨大なExcelデータから見通しが正しく計上されているか見積毎確認をして、もし差異があれば金額と差異理由を報告するという作業です。

ピボットテーブルを駆使できれば差異を見つける事はできますが、担当している顧客および契約のある商材毎にデータを分けて差異を見つけ出すとなると時間がかかるので業務効率化をご希望でした。

①できない理由ではなくできる方法を考える！
②定例会から情報キャッチアップにより業務獲得！

＜①詳細＞

▼仮説

ツール作成の依頼をいただいたときはExcelVBAを使う事を想定していたので、大きいデータをどう処理するか悩みましたが、データ処理で困っているのは私だけではないと思い、知見を広げることに考えをシフトしました。

▼学習＆実践　

BI女子 の知見をお借りしてクエリを作成。操作しながらエラー回避を学んだり、コツを掴んでいる状態です。

＜②詳細＞

▼情報キャッチアップ&仮説
こちらは元々ツール作成の依頼はなく、定例会で元データ(Excel)を見せていただいた際に「まず差異を見つける作業に時間がかかるのでは」と感じたことがツール作成のきっかけでした。
最終的報告の際に必要になる情報を定例会や営業さんの報告から拾い、処理対象や比較対象データを考えました。

▼ご提案
考えたツール内容や実行後のイメージを図で簡単に作成し、上長へツール内容を確認していただきました。

▼実践
ツール作成後は当時の部長まで情報共有いただき、大変喜んでいただきました。
その後、必要に応じてツールの改良を重ねました。（比較結果の条件付き書式の設定±でデータ色分け、年間での差異比較ピボットテーブルを追加、収入区分に応じた商材の差異比較ピボットテーブルの追加）
現在も毎月活用いただいています。

①データ処理：1.5時間→5分に短縮

②差異データ確認：1時間→2分に短縮

＜①詳細＞
データ抽出後、特定のフォルダへ格納し、データ更新を実行することで

• データ取り込み
• 整形
• ピボットテーブル更新

まで完了してくれます。

＜②詳細＞

毎月、決算データが展開されると比較データの作成依頼を上長より依頼いただいており、各担当者のデータ4名分を10分で展開することができるようになりました。

作成した業務効率化ツールを実際に使っていただき、お客様から感謝の言葉をいただけるようになったことが大変嬉しかったです。私自身、VBAに関するスキルがアップした実感もあり、うれしいお声が自信に繋がりました。

現在は、これまでの成果が認められ、お客様先で名前が一人歩きしている状態に近いと話をお客様からお聞きしており、出社のタイミングになるとあまり面識のない社員さんからも「Excelに詳しいとお聞きして…」と声をかけられたり、追加でEXCEL女子のご支援が決定した際には以前お世話になっていた方からも「応援しています」と連絡をいただいたり、最近では「特定の業務」ではなく「本部長から業務依頼されるかもしれないのでその際は対応してください」とのご依頼をいただくようになりました。

今後は、ツール作成等の業務効率化はもちろん、「データに基づいた考察ができる人材」になりたいと考えています。

「EXCEL女子」は、今回の事例のように、携わっている業務や困っていそうな業務から業務効率化を検討・提案・実装していくことができると考えます。

もし、

• 「膨大なデータ処理に時間をかけている…」
• 「ピボットテーブルを一気に作成してほしい」
• 「分析データを作成してほしい」

等の要望があれば柔軟に対応することができます。

経験の浅いEXCEL女子でも、コクーのエバンジェリストやリーダーに相談するなど、「できる方法を考える」という強みもあるため、安心してご依頼いただければと思います。