ECサイト運営サポート業務を担当

大手IT企業のマーケティング部門に所属し、ECサイトの運営サポートを4名体制で行っています。

具体的には、下記の3つの業務においてExcel（エクセル）のPowerQuery（パワークエリ）やVBAを用いて、通常業務をこなしながら業務の改善を行っています。

　クーポン業務　

• クーポンに使用する画像の選定
• 説明文、使用条件などの必要事項をシステムで入稿し、クーポンを発行
• セール後のクーポンの表示数、使用数の集計

　経理関連業務　

各取引先への請求金額の確認など

　セール企画業務　

常時開催している施策や季節やイベント毎のセールの企画や準備などのPMOを担当

「手作業によるミス」と「工数過多」です。

　これまでの課題　

• クーポン入稿準備を行う為に必要となる各種Excelファイルの連携が複雑になっていた
• 手入力のため負担が多く、転記ミスが発生していた
• 仕様が異なるファイルが複数あり、転記や管理がしにくい状況で、工数もかかっていた
• 1つのシート上で複数の経理タスクを管理しており、確認や比較がしにくい状況だった
• セールの集計業務において、Excelファイルの加工と転記を繰り返す仕様の為、工数過多と転記ミス発生の可能性があった
  
  

このような状況から、定型業務の対応に追われてしまい、業務改善の対応がなかなか進められない状態でした。

PowerQueryやVBAを活用した自動化と、継続して業務効率化ができるチーム編成を提案しました。

先に記した各業務の課題に対して、以下の改善を実施しました。

　クーポン業務　

VBAやPowerQueryでExcelの入力や転記を自動化

　経理関連業務　

• Excelの管理ファイルを使いやすい仕様へ各タスクごとにシートを分けて管理する方法に変更
• Excelへの手入力部分を最小限にし、データ蓄積をVBAによる自動転記に変更

　セール企画業務　

• 複数のExcelを改修とマクロを組み込んだフォーマットとなるファイルを作成
• マクロを使用し、レポートファイルとなるExcelへの転記を自動化

　そのほか　

チーム体制の変更（4名1チーム体制から、2名ごとの2チーム体制へ）

• 定型業務をメインとするチーム
• 業務改善をメインとするチーム

の２チーム制に変更し、定型業務も業務改善も滞りなく進むようにしました。

手作業によるミスが発生するリスクを軽減し、約12時間の工数を削減しました。

　効果　

１．人的ミスによる運営事故のリスクを軽減

２．各業務で大幅な工数削減

＜詳細＞
私たちが得意としているExcel上での業務のVBAによる自動化や、1シートの管理方法の改善を実施した結果、確認や管理がしやすくなり、業務をシンプルにすることが出来ました。

これまで手作業で行っていた転記作業については、PowerQueryを用いることで転記ミスを防ぐことが出来るようになり、大幅な工数の削減にもつながりました。

上記から少なくとも、月間11時間45分の工数削減を実現することが出来ました。

また、弊社のチームを1チーム体制から2チーム体制に変更したことにより、定型業務と業務改善共に工数確保ができるようになりました。それぞれのメンバーの強みを生かせたことが業務効率化に繋がり、結果として「業務の質が高まった」とお客様より評価をいただけました。

	施策前	施策後
クーポン業務	ファイル連携が複雑で転記ミスが発生していた 工数過多	PowerQueryとVBAを組み合わせて、転記やクエリ更新を自動化し、転記ミスを削減 2時間の工数削減
経理関連業務	転記や管理がしにくい状況 Excel上での確認や比較がしにくい状況 工数過多	転記をVBAによる自動化に改善 管理ファイルを改修し確認や比較をしやすく改善 1時間45分の工数削減
セール企画業務	Excelファイルの加工と転記を繰り返す作業により転記ミスが発生する可能性があった 工数過多	マクロを組み込んだフォーマットファイルを作成し、転記自動化により、転記ミスを削減 8時間の工数削減

PowerQueryを活用した業務改善を図っていきます。

ECサイトには欠かせないクーポン入稿作業について、業務改善を実施する予定です。

この作業は、登録しなければならないクーポンの数が多いことに加えて、現状は手動による登録を行っており、複数のファイルを参照する必要もある業務です。

そのため、工数が多く、ヒューマンエラーがどうしても発生してしまいます。

先にご紹介したクーポン入稿準備でも使用したPowerQueryで情報を集約し、一括登録を実現したいと思っています。PowerQueryのマージ機能で、複数ファイルの情報を集約できるため、業務をシンプルにすることも可能になります。また、入力ミスも防げるという利点もあります。

現在、月に8時間半かかっていますが、今回の改善により4時間以上の工数削減を見込んでいます。

Excelスキルだけでなく自ら進んで改善できる強みを持ったメンバーなので、今後も引き続き、お客様のビジネスの成果につながる改善策の提案をしていきたいと考えています。

「EXCEL女子」は、今回の事例のように、営業の数値管理や効率化、営業分析をする際の強い味方になります。

手作業によるExcelの業務が多ければ多いほどミスの発生につながり、ミスが発生すれば、企業の信頼を損ねてしまうことにもつながりかねません。

手作業に加えて、複数のファイルを参照する業務がある場合は、今回の事例のように工数過多状態になっている可能性も考えられます。このようなお悩みをお持ちの企業におすすめいたします。

弊社は、今回の事例でご紹介したPowerQueryやVBAを活用した業務の実施、VBAツールの作成や改修、その他貴社がお持ちの課題の特定や改善策のご提案なども可能です。

Excelに関する業務改善や業務効率化などのお悩みは、お気軽にご相談ください。