PMO業務を担当

大手情報サービス企業で顧客のシステム開発のPMO業務を担当しています。システム開発とは具体的に、クローズド系のシステムをオープン系のシステムに変更するものです。

具体的には、

• オープン化対象の約30案件程のチームの案件支援業務（進捗管理、進捗発表、資料作成、会議運営、議事録作成）
• オープン化を目指す約30案件程のチームとの資料連携
• 顧客やPM、チームメンバーからの様々な作業依頼への対応
• 会議のエントリー状況を共有するポータルサイト（SharePoint）のページ作成・編集、ファイル移行

など、幅広く担当しております。

進捗報告発表資料作成の作業が煩雑

　これまでの課題　

• 資料作成による残業の発生
• 時間に余裕がない焦りから資料の抜け漏れの発生
• 既存のマクロツールの仕様だと不十分

＜詳細＞

週次で案件チームの進捗報告発表会議を実施するために、案件チームの代わりに進捗報告資料を作成する作業があります。
この資料はExcelで管理しており、前週と今週の内容で変更があった箇所を調べて比較し、変更のあった箇所に下線を引くという一連の作業が必要になります。

この作業時間は、案件チームから出てくる進捗報告から進捗報告発表会議の間の約6時間しかなく、人によっては残業をして資料を作成したり、時間がない中焦って作業をするため抜け漏れが発生してしまうという課題がありました。

また、軽微なマクロが作成されていたものの、急用で誰かが休む場合、他の担当者が既存のマクロを使用すると、正常に作動しないという課題もありました。

下記資料にて、詳しくご紹介しております。ぜひダウンロード（無料）の上、ご覧ください！