PMO業務を担当

大手情報サービス企業で顧客のシステム開発のPMO業務を担当しています。システム開発とは具体的に、クローズド系のシステムをオープン系のシステムに変更するものです。

具体的には、

• オープン化対象の約30案件程のチームの案件支援業務（進捗管理、進捗発表、資料作成、会議運営、議事録作成）
• オープン化を目指す約30案件程のチームとの資料連携
• 顧客やPM、チームメンバーからの様々な作業依頼への対応
• 会議のエントリー状況を共有するポータルサイト（SharePoint）のページ作成・編集、ファイル移行

など、幅広く担当しております。

進捗報告発表資料作成の作業が煩雑

　これまでの課題　

• 資料作成による残業の発生
• 時間に余裕がない焦りから資料の抜け漏れの発生
• 既存のマクロツールの仕様だと不十分

＜詳細＞

週次で案件チームの進捗報告発表会議を実施するために、案件チームの代わりに進捗報告資料を作成する作業があります。
この資料はExcelで管理しており、前週と今週の内容で変更があった箇所を調べて比較し、変更のあった箇所に下線を引くという一連の作業が必要になります。

この作業時間は、案件チームから出てくる進捗報告から進捗報告発表会議の間の約6時間しかなく、人によっては残業をして資料を作成したり、時間がない中焦って作業をするため抜け漏れが発生してしまうという課題がありました。

また、軽微なマクロが作成されていたものの、急用で誰かが休む場合、他の担当者が既存のマクロを使用すると、正常に作動しないという課題もありました。

作業工数削減のため、新たにマクロを作成

既存のマクロを改修し、工数削減のために新たにマクロを作成しました。具体例は以下の通りです。

①工数削減の施策（課題解決）

②次回議事のための施策（新機能追加）

1日あたり1〜2時間の工数削減

　効果　

今までは進捗報告発表会議までの6時間という時間内で、資料を作成し、疑問点を洗い出し、それを取り込んだ資料の台本を作成して会議に臨むというハードなスケジュールでした。

資料作成の時間を削減できたことで、余裕を持って準備することができ、今まで以上に質の高い会議発表にも繋がりました。

効率化のためのスキルアップ

1. 更なるVBAのスキル習得と高度なマクロの作成
2. 他のツールへのマクロの応用
   
3. IT業界・IT用語について知見を深める
   

〈詳細〉

　更なるVBAのスキル習得と高度なマクロの作成　

今後も継続的にVBAを学び、より高度なマクロを作成することで、更なる作業時間の削減を目指したいと考えています。特に複雑なデータ処理や自動化が求められる業務に対して、より効果的なマクロを提供できるようになりたいと思い、勉強中です。

　他のツールへのマクロの応用　

Excelだけでなく、他のツールにもマクロを組み込むことを検討しています。例えば、OutlookやSharePointなど異なるツールでの自動化を目指したいです。また、作業工数削減の目的だけでなく、他の課題を解決できるマクロを作成していきたいと思います。例えば、Outlookでメールを送る際に、誤送信を防ぐためのマクロなど。

　IT業界・IT用語について知見を深める　

IT業界・IT用語について知見を深めるため、現在ITパスポートの資格勉強に励んでおります。業務に活かせる知識を常にアップデートしていくことを意識しています。この知見は、「こういうマクロがあればいいのに」というアイデアに活かされると思っています。

「VBA女子サービス」は、今回の事例のように、手作業で行っていた地味に時間がかかる細かい作業、そしてヒューマンエラーが起きやすい作業を削減する際の強い味方になります。

VBAの魅力は、作業工数の削減はもちろんですが、それだけではないと私は思っています。普段の作業の質を向上させることもでき、それが心の余裕にも繋がります。また、作業工数が削減されることで、より重要な業務に集中したり、作業におけるミスや手戻りを減らすことができます。

コクーにはVBAの資格を取得している詳しい社員が多くいます。個人の力で解決できないだろうという難しい課題も、社内で相談し、課題解決に繋げようという環境があります。

「ヒューマンエラーが多い作業がある」「限られた時間内で質の高い作業を実施していきたい」などのお悩みがありましたら、ぜひ弊社へご相談ください。様々な現場で業務をしている「EXCEL女子」の総力を挙げて、お客様を課題解決に導きます。

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