情報システム（保守SE・ヘルプデスク） 

保険会社様にて、下記4つの業務を主に担当しています。

《詳細》
１．ユーザー対応 
同じ建物内にいるクライアント社員の方へ、IT技術的なサポートや情報提供を行う

2．PC・スマートフォンキッティング
PC・スマートフォンを初期化して必要なツールやアプリを入れなおす作業。

3．アカウント・アプリ管理 
・特定のアカウントに管理者権限を付与したり、特定の端末に必要なアプリをイン ストールする作業
・社内の電話帳の更新業務
・Salesforceの登録作業

※コクーはSalesforceのコンサルティングパートナー認定企業です（詳細はコチラ）

４．業務改善
RPAやマクロを使って業務効率化を図る

システム変更に伴い、問い合わせの増加が見込まれることでした。

　これまでの課題　

大幅なシステム変更を行ったことにより、問い合わせが大幅に増えると見込まれていました。

当時、問い合わせは全て電話で受け付けていたのですが、電話口は1つしかありません。

このままだとパンクする可能性があり、電話が繋がらないとそもそも問い合わせができないため、ユーザーからのクレームに繋がりかねないという懸念がありました。

ユーザからの問い合わせ受付方法を、電話から『Microsoft Forms』に変更しました。

Microsoft 365 アプリの1つであるアンケート作成ツール『Microsoft Forms』での受付に変更するだけでなく、マイクロソフトによるRPAツール『Microsoft Power Automate』を利用し、

▼受付

▼Excel台帳記入

▼Teamsチャネルでの受付通知

▼ヘルプデスクメンバーへメールで連絡

▼ユーザにメールで受付完了連絡

までを自動化しました。

クライアント更改前は月平均200件ほどだった問い合わせ件数が、クライアント更改後約600件に増加しましたが、『Microsoft Forms』『Microsoft Power Automate』を活用することで大幅な工数削減につながり、効率的に問い合わせを受けることができるようになりました。

状況のヒアリング（月100時間）＋台帳記入（月50時間）がゼロになりました。

電話で受付していた時は、状況のヒアリングにかなり時間がかかっていました。

ユーザー自身に状況を入力していただくことで、対応する必要がなくなり、（内容にもよりますが）平均で1件につき10分ほどかかっていた入力時間がゼロになりました。

また、『Microsoft Forms』で問い合わせを受け付けることで画像も添付できるようになったため、状況の把握がしやすくなりました。

ユーザーさんも電話より問い合わせのハードルが低くなったようで、以前より気軽に問い合わせいただけるようになった実感があります。

効率化のためのスキルアップ

実は『Microsoft Power Automate』を業務で使用したことがなかったため、独学で学びながらのご対応でしたが、提案から実装まで任せていただき、自身のスキルアップに繋がりました。

今後も単純作業はどんどん自動化して、業務改善に励んでいきたいです。

「業務効率化したいが、何から手をつけたらいいかわからない」「この作業を行うのに、どんなツールが適しているのかわからない」などの悩みを抱える企業におすすめです。

Excelを得意としているEXCEL女子ですが、勉強熱心な方が多く、VBAやRPAなどさまざまなツールの知見があるメンバーがたくさんいます。課題をヒアリングし、企業にあった業務改善をいたします。

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