情報システム・SEサポート

 ITインフラ企業のクラウドサービス・情シス支援部門にて、Excelや社内ツールを用いて

• 製品台帳の管理
• 製品購入のための社内処理
• レンタル品の管理
• クラウドサービスの実績作成

などの幅広いOAサポート業務を行っています。

 「こんなツールを作ってほしい」というお客様のご要望に合わせ、Excel VBAを使ってツールの作成もしています。

「人手不足で課題改善に工数をかけることができない」

　これまでの課題　

実績報告メール作成時間がかかる

月次でクラウドサービスの利用実績を作成し、担当営業に送付する業務があるのですが、案件ごとにメール文のテンプレートをコピーして本文に貼り付けし、資料添付するという作業にかなり時間がかかっていました。

元々使用していた案件管理台帳から、
『関数を用いて送付先やメール文を表示』→『メール作成するマクロを作成』

①案件管理台帳に担当営業の宛先など、必要な情報がある程度揃っていたので、台帳を利用してXLOOKUP関数などで案件ごとに宛先とメール文を表示させるシートを作成
②シートの値をコピーし、Outlookを起動して新規メールに貼り付けるマクロを作成

メール作成に1時間近くかかっていたものが、30分以下に時間短縮！

 ＜効果＞
 メール作成の工数が削減されたことにより、お客様には案件対応などのコア業務により多くの時間を使っていただけるようになりました。

今後も新たに業務効率化できる部分を引き出し、ご提案・フロー改善をしていきたいと思います。

当社にはコクーアカデミー（コクーでの社内学習ツール）というものがあり、万が一、業務でより高度なスキルを必要とした際は不明点を解決するサポート体制が整っています。

VBAは未経験でしたが、今回もそれによって、業務に落とし込むことができ、業務改善を行ってまいりました。

 今回改善したケースだけではなく、他の台帳にも今回の手法を取り入れたことで全体的な業務工数の削減に繋げることができましたので、自分の知識やスキルの範囲にとらわれず、どんどん業務効率化のご支援をしていきたいと思っております。

「EXCEL女子」は、業務改善の視点とスキルを持ったメンバーがたくさんいます。人手不足の解消はもちろん、課題改善にも大きな力を発揮することができます。

課題はたくさんあるけれど、普段の業務に時間を取られて改善に工数を割くことが難しい、というお悩みにも積極的にお答えしてまいります。

 「時間がない」「今使用しているツールを改善していきたい」などにお悩みでしたら、お気軽にお問い合わせください。