担当業務内容は？
PSO（プロジェクトサポートオフィス）
社会インフラを支えるIT企業の情報通信事業部署に所属し、SEさんが対応する基盤構築・検証業務等のプロジェクトに関するPSO（プロジェクトサポートオフィス）業務を行っています。
PSOは現在3名体制で、主に以下の内容について対応しています。
SI案件のプロジェクト管理およびPSO業務
- プロジェクト管理
（受注案件のプロジェクト作成・外部委託に伴う発注、支払処理・コスト管理表の更新・売上処理に伴う事務処理） - SI業務フローの社内マニュアル整備・作成
- 新規参画者・離脱者の対応（PC管理や事務処理）
部内の事務処理工数削減のための業務効率化
- RPA化推進プロジェクトに参加し、定型業務のRPAツール開発
- VBA、ピボットテーブル、Power Query等を活用したツール作成
お客様が抱えていた課題は何でしたか？
「処理フローのバラつき」と「事務処理の工数過多」ということでした。
これまでの課題
処理フローのばらつき
同じ部内でも事務処理フローが異なるため、PSOは担当課制で主担当/副担当を決めていましたが、担当者不在で別の課を代理対応する際にフローの違いに戸惑った経験がありました。
また、部内の人事異動も年に何回かあるのですが、常駐先にて事務処理フローの引き継ぎがほぼないため、新任課長などがフローを把握するのに負担になってしまっている状況でした。
事務処理の工数過多
常駐先にて「部内のコストや稼働管理についてのデータ管理が負担となっている」と相談を受けました。
PSO業務でも
- 書類作成などの定型業務
- SI業務の差戻し
- SEさんへの確認作業
- 処理フローの質疑応答
等の工数が多く負担になっていました。
課題解決のために何をしましたか？
フローの統一化と部内HPへのマニュアル展開、ツール化を行いました。
先に記した各業務の課題に対して、以下の改善を実施しました。
フローの統一化
- フローでバラつきがある部分（PSOへの対応依頼フローや事務処理のルール等）について洗い出し、常駐先の上長や課長陣に相談してより効率的なフローに統一できないか協議しました。
マニュアルの展開
- 社内マニュアルはあるが、全体的なSI業務の流れが把握しづらい状況であったため、Microsoft SharePointで部内HPを作成しそちらで事務処理マニュアルを展開しました。
- 各マニュアルの他にMicrosoft Power Appsでフロー図を作成し、フロー図内のボタンを押下するとマニュアルに飛べる状態にして全体的な処理フローが把握しやすいようにしました。
RPA化およびツール作成
- 定型業務の工数削減のため、業務を洗い出してツール作成を推進しました。
効果について教えてください
①事務処理の部内マニュアル化により、PSOへの質疑応答・差戻し約80％減！
事務処理の差戻しが大幅に減りました。
不明点はマニュアルを見ていただけるようになったため、SEさんからの処理フローの質疑対応も削減し、スムーズに業務が遂行していると実感しています。
PSOで作成している部内HPについて、他部署の方からも「参考にしています」などの言葉をいただきました。部をまたいで横展開も行っており、役に立っていることがとても嬉しく思いました。
②定型業務をツール化し、工数削減しました！
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《月次作業》売上・支払管理表の更新
社内システムより、最新の案件情報・発注データを取得し、管理表に反映
施策前
5時間15分（45分×7課分）
施策後
10分
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《月次作業》検収書類の作成
売上・支払管理表を参照し当月の支払処理対象を絞り込み、検収書類テンプレートに転記・書類作成
施策前
7～14時間（1~2時間×7課分）
施策後
約30分
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《毎営業日》仕掛状況管理表の更新
社内システムより営業部ごとに支出照会データを取得、ピボットテーブルやマクロを組み合わせた管理表ツールに反映
施策前
約1～2時間
施策後
約30分
今後の施策について教えてください
RPAは未経験でしたが、今回のマニュアル作成や業務効率化ツール開発を経て、誰から見ても分かりやすいマニュアルの作成方法や処理速度アップの方法を色々と模索し、学習したことで自身のスキルアップすることができました。
また、今回ご依頼いただいたツールだけではなく、既存ツールにも今回の手法を取り入れて改修を行うことができるようになり、全体的に作成ツールの質も上げることができました。
今後は部内HPについてよりバージョンアップしていこうという動きもあるので、デザイン性や見やすさ・使いやすさも追及し、HTML/CSSなどの勉強も行っていきたいと思っています。
コクーの『EXCEL女子サービス』はどのような企業におすすめですか？
定型業務が多く工数過多となっていたり、業務改善をしようにもどこから手をつければ良いか分からない状況の企業様も多いかと思います。
EXCEL女子サービスでは、今回の事例でご紹介した社内マニュアルの整備、PowerQueryやVBAを活用した業務の実施、VBAツールの作成や改修、RPA開発などその他貴社がお持ちの課題の特定や改善策のご提案なども可能です。
今回の事例のように、プロジェクト管理や効率化、分析をする際の強い味方になります。
Excelに関する業務改善や業務効率化などのお悩みは、ぜひお気軽にご相談ください。
