2023.12.14
業務標準化は多くの企業で課題とされ、企業の成長における品質維持や業務効率化に欠かせない重要な施策です。
しかし、そもそも業務標準化の具体的な取り組み方がわからず、お困りの担当者が多いのが実情です。
そこで今回の記事では、業務標準化についてその重要性やメリットを紹介していきます。
後半では、業務標準化の具体的なステップに加え、標準化の成功ポイントも合わせて説明しますので、「職場の業務標準化を任されたが方法が分からない」「まずは業務標準化の知識を身に着けたい」という方はぜひ記事を参考にしてみてください。
業務標準化とは
業務標準化とは、様々な業務を進める際の業務フローを明確にし、マニュアル化することで「誰もがいつでも同じように作業できる」ように業務を整理することです。
従業員全員が同じ成果を出せるよう設定することで、業務の生産性向上だけでなく、ノウハウ共有がすすむため属人化も回避できます。
業務クオリティのばらつきや、経営効率の改善を目指す企業に必須の施策といえるでしょう。
業務標準化に取り組むことの重要性
業務標準化は「業務フローを明確にし、マニュアル作成など可視化を行うこと」と解説しましたが、企業が取り組む目的や重要性はどこにあるのでしょうか。
人員変動に柔軟な対応ができる
企業では異動や退職による人員変動のリスクが常に存在します。
また、それだけでなく優秀な人材が病欠や休職によって業務を担当できないこともあるでしょう。
そうした際に業務標準化を行っていると仕事の引継ぎがスムーズに進み、現場が混乱することがありません。
マニュアルによって業務品質を保ちつつ、急な人員移動にも柔軟に対応できることは大きなポイントです。
1人あたりの業務量を調整できる
もし業務標準化ができていないと、業務が特定の従業員にのみ集中し、業務内容やフローがその従業員にしか分からなくなってしまいます。
こういった状態を「属人化」と言い、一部の社員に業務が偏るなど、企業にとって大きなリスクを抱えた状態です。
例えば、特定の人員だけ残業が増えてしまったり、ツールの操作方法のブラックボックス化、社員間で不平等感がつのるなど、メリットはひとつもありません。
このような状況を解消するためにも、業務標準化は必要なのです。
業務標準化を実施する3つのメリット
ここまで属人化や人員変動によるリスクを回避するためにも、企業が業務標準化を行うことが重要であることを解説しました。
しかしリスクヘッジ以上に、業務標準化を行うメリットも存在します。ここでは、代表的なメリットを３つご紹介します。
1.業務効率化・生産性向上
業務標準化は「業務内容の工数や頻度を可視化・改善する」というプロセスを経て行われます。
その過程で必要のない業務を削除するため、業務改善やタスクの最適化が進み、最終的に企業の業務効率化・生産性向上につながることはメリットの1つです。
2.業務品質の向上・均一化
業務標準化では、業務内容を明らかにして言語化するプロセスがあるため、業務品質の向上や均一化を狙うことができます。
マニュアルやフローチャートを活用することでノウハウを可視化し、誰が業務を担当しても同じ成果を出せる環境整備が叶うことは大きなメリットです。
また、新入社員や異動でのスキル習得期間を短縮できるほか、作業工程の抜け漏れによるトラブルも発生しにくくなり、業務事態の品質も均一化する以上に向上することもできるでしょう。
3.属人化を防止できる
業務標準化の最大のメリットは「属人化の防止」です。
属人化した状態で業務を遂行すると、例えば担当者不在によるトラブル発生や、異動や退職でスムーズに引き継ぎできず適切な対応ができないなど、問題が発生する可能性が高いです。
こうしたトラブルによって企業の信用を失ってしまうリスクに対し、業務標準化を導入した職場では手順やノウハウ、進捗状況をきちんと共有して教えあう体制が整えられます。
不測の事態にもスムーズに対応できる業務体制を構築できれば、企業の競争力向上にとって強力な武器となるでしょう。
業務標準化の具体的な進め方
以下の項目では具体的に分かりやすく、業務標準化の進め方を解説していきます。
1つ1つの手順はシンプルですが企業規模となると難易度があがるため、ポイントや注意点を意識しつつ行うようにしましょう。
1.現状を正しく把握
このステップでは業務標準化を行うために社内に存在する業務、その現状を正しく把握します。
- 工数（業務を行うために必要な時間や作業量）
- 頻度（業務が発生する間隔）
- 難易度（業務実施に求められる技術の有無）
上記などの観点から隅々まで数値化し、洗い出しましょう。
このとき、業務に関わるすべての環境を再確認し、顧客や他部署への影響、業務目的や社内でのタスクの位置づけなども意識することがポイントです。
2.標準化する業務の選定や優先順位の決定
社内業務の現状が正しく把握できたら、標準化の対象となる業務の選定や優先順位を決定しましょう。
なぜなら、日々の多忙な業務をこなしながら、同時にすべての業務を標準化することは、社内リソースから考えて非現実的だからです。
まずは「業務が属人化していないか」「品質が統一されず、バラつきがないか」などのポイントを確認しつつ、全体の業務から優先順位をつけていきます。
3.業務フローの整理やマニュアルを作成する
ここでは、優先順位の高い業務を可視化したうえで、実際に不要な作業の見直しや削除を行います。
こうして最適化したタスクを再度業務フローに組み込むことで、業務手順のマニュアル化をすすめていきましょう。
従業員が業務の中ですぐに資料を参照でき、業務フローを常に最適化できる体制を整えることが理想です。
4.運用開始後も定期的に改善を意識する
大抵の場合は運用開始後にマニュアルの問題点、業務の改善点が見えてくることが大半です。
一度のマニュアル作成だけに留まらず、定期的に社内業務を見直し、改善が必要な部分は積極的に修正・更新していく意識が必要です。
業務標準化を成功させるポイント
ここまで業務標準化を行う目的やその重要性、メリットに加えて具体的な手順を紹介しました。
最後に業務標準化を成功させるポイントを3点、解説していきます。
業務標準化の目的を関係者で共有する
業務の標準化は社内全体で取り組むべき、企業課題です。
標準化によって工数や担当者が変わることも考えられるため、まずは業務に関わる全従業員に対して業務標準化のメリットや目的、必要性を情報共有する必要があります。
業務標準化をスムーズに進めるためには、なによりも現場の従業員が全員で納得でき、進んで取り組んでくれるように理解を得ることが重要です。
標準化が効果的な業務か検討する
業務標準化は、多くの業務で生産性向上や属人化防止に有効な手段です。
しかし、本当に標準化が必要なのか、ほかに効果的な方法がないかなどは、費用対効果や業務に関与する社員数、ツール導入の有無など、さまざまな観点から見極めなければなりません。
まずは他業務と比べて「緊急性があるのか」「重要度は高いか」をしっかり意識し、業務標準化の対象業務を取捨選択していくことが大切です。
マニュアル作成が目的にならないように注意する
業務を標準化するにあたってマニュアル作成は重要な要素ですが、それはあくまで業務効率化の「手段」であって「目的」ではありません。
柔軟な対応ができるよう業務プロセスをマニュアル化しすぎない選択も時には求められます。
あくまでも、自社の業務体制を最適化するためのプロセスのひとつであると認識し、推進することが大切です。
まとめ
業務効率を高め、人員変動によるリスクを避けるためにも、業務の標準化は企業にとって重要な施策です。
しかし、記事内で紹介した通り、意識すべきポイントは複数存在しており、業務標準化を行う目的を的確に理解した上で導入を行う必要があります。
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