建設業界での日々の業務において、Excelは欠かせないツールとなっていますが、その潜在的な力を最大限に引き出している企業は意外と少ないのが現状です。このホワイトペーパーでは、見落としがちなExcelの活用法や、業務効率化に役立つ具体的なテクニックを詳しく解説します。
更新日：2025.04.17
建設業では、現場業務に加えて多くの事務作業が発生します。
見積書や請求書の作成、労務管理、発注業務などの細かな作業が積み重なり、本来の業務に集中できないことも少なくありません。
そこで注目されているのが事務代行サービスです。煩雑な事務作業を外部人材に依頼することで、建設業の事務負担を軽減し、生産性向上を実現することができます。
そこで本記事では、事務代行の基本から導入のメリット、導入前に確認すべきポイントを詳しく解説します。
また、近年注目が集まっている建設業の業務自動化やDXの推進まで支援する、専門的な事務代行業者「EXCEL女子」についても紹介していますので、ぜひ参考になさってください。
事務代行とは？
事務代行とは、企業の事務作業を外部の専門業者に委託するサービスです。
一般的な事務代行では、定型事務から専門性の高い経理業務まで、企業ごとの異なるニーズにあわせて幅広くサポートしてくれます。
また近年では、2024年問題により労働時間の上限規制が強化される中、建設業に特化した事務代行サービスも増えてきました。
実際に、建設業許可申請書類等の作成や現場社員の労務管理などを事務代行に委託することで、多くの企業が業務効率化に成功しています。
事務代行に依頼できる具体的な業務
事務代行は一般的な事務作業に加え、あらかじめ契約することで建設業に特有の書類作成なども依頼できます。
このように、建設業では法規制に関わる書類作成や労務管理が多く発生します。
建設業で事務代行導入のメリット
まずは、建設業と事務代行がなぜ相性が良いのか、導入のメリットを詳しく見ていきましょう。
社員の事務作業の負担軽減
事務代行を導入する1番のメリットは、社員の事務負担の軽減です。
現場経験の長い職人さんなどは、事務作業に苦手意識のある方も多いのではないでしょうか。
事務代行を活用すれば社員が本来の業務に集中できるようになるため、現場での生産性も上がります。
また、残業時間の短縮や業務のスムーズな進行にもつながります。
人件費などコストの削減
事務代行は、必要なときに必要な業務だけ依頼できる柔軟性がある点もメリットです。
繁忙期に限定したり、案件の規模に応じて活用できるため、常勤の事務社員を雇用するよりも人件費を最適化しやすくなります。
事務代行は費用がかかるため導入をためらう企業も少なくありませんが、実際には人件費に加え社会保険料や教育コストなども削減できるため、トータルでみると費用対効果が高いことも多いです。
事務業務の負担集中や属人化を防げる
建設業において、社内で行う事務業務は「できる人」に集中しやすく、属人化しがちです。
しかし、事務代行を活用して業務を外部委託すれば、特定の社員に依存したり、負担が集中しない体制を構築することができます。
また、外部に委託するために業務フローを標準化するため、業務品質の安定化にもつながるでしょう。
自社にないITなどの専門スキルを活用できる
最近では、事務代行業者が単なる作業代行ではなく、業務のデジタル化や自動化を支援するケースも増えています。
特に建設業では、ExcelのマクロやRPAを活用し、事務業務の自動化を実現している企業も少なくありません。
そのため、もし事務代行を依頼する場合は、自社業務のDXや最新ITツール導入なども視野に入れて業者を選定するのがおすすめです。
建設業が事務代行に依頼するデメリット
事務代行はメリットが多いものの、社外に依頼をするうえでのデメリットも存在します。
業務の管理方法やコスト面を十分に理解した上で導入しないと、かえって業務の負担が増えてしまう可能性があるため、注意しなければなりません。
ここでは、事務代行を導入する際に注意すべきポイントについて解説します。
業務品質のばらつきがある
依頼する事務代行業者のスキルや経験値によって、業務品質や成果物に差が生じることがあります。
特に建設業の事務では専門的な知識が求められるため、依頼する事務代行業者をしっかりと選定しないと、対応できない業務が出てきてしまう可能性もあるでしょう。
また、事務代行のスタッフは担当変更になることもあるため、業務の引き継ぎがうまくいかず、ミスや遅延が発生するリスクも考えられます。
緊急対応が難しい場合がある
事務代行はあらかじめ決められた業務を遂行する形が基本となるため、急な依頼やトラブル対応が難しい場合があります。
例えば、建設現場で予期せぬ変更が発生し、すぐに書類を作成しなければならない場合でも、契約内容によっては迅速に対応できないかもしれません。
コミュニケーションコストが発生する
事務代行に業務を依頼するには、業務内容や手順を正確に伝える必要があります。
特に建設業では現場ごとに異なる書類が必要になるため、細かな指示や調整を行う必要があるなど、コミュニケーションの手間は増えがちです。
事務代行の導入前に担当者を決めるなど準備をしておかなければ、業務の引き継ぎがスムーズに進まず、かえって負担が増えてしまう可能性があります。
建設業が事務代行の導入前に確認すべきポイント5選
事務代行を導入する際には、依頼する業務範囲や業務フローを整理し、最適な委託先を選定することが重要です。
ここでは、建設業が事務代行への依頼を検討する前に検討すべきポイントを6つに絞って解説します。
現在の業務フローの可視化
まず、現在の事務作業の流れを整理し、全体像を把握することが大切です。
また、業務遂行に必要な情報やツールの共有方法も事前に明確化しておくことで、事務代行に依頼しやすくなるでしょう。
事務代行に依頼する業務を明確化
事務代行への依頼を成功させるためには、自社で対応する業務範囲と委託すべき業務を明確に分けることが重要です。
まずは先ほど整理した業務内容を精査し、事務代行に任せるべき業務を仕分けしましょう。
また、優先順位を決めることで、無駄なく業務を委託できるよう準備できます。
事務代行業者の選定
事務代行の業者は、それぞれ委託可能な業務範囲や得意分野が異なるため、慎重に選定しなければなりません。
まずは事務代行業者が自社のニーズにすべて対応可能なのか、業務範囲や実績をチェックすることが大切です。
また、料金プランや契約形態（スポット契約・長期契約）、試用期間の有無を確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。
セキュリティ体制を確認
事務代行を利用する際には、企業の機密情報や個人情報を外部に預けることになります。
そのため機密情報の取り扱いや個人情報の管理体制を確認し、クラウドツールやデータ共有の安全性を確保しましょう。
特に建設業では、取引先情報や契約書類などの重要データが多いため、業者の管理体制が十分でない場合、情報漏洩や不正利用のリスクが発生する可能性があります。
契約時に機密保持契約を締結したり、データの取り扱いや管理体制を確認することで、リスクを最小限に抑えることが大切です。
サポート体制とトラブル対応
事務代行を導入する際には、サポート体制やトラブル発生時の対応速度も重要なポイントです。
カスタマーサポートは問い合わせに迅速に対応してくれるか、土日や深夜でも相談できるのか、問題解決までのサポートが充実しているかを確認することで、安心して業務を委託できるでしょう。
思わぬ事態が発生することも視野に入れて、業務トラブルが発生した際に柔軟に対応できる業者を選ぶことが重要です。
さらに建設業に特化した準備項目が知りたい方は「建設業界でEXCEL女子を導入する際の準備リスト」の資料もぜひダウンロードしてご覧ください。
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【建設企業向け】Excel活用法と業務効率化の秘訣
建設業界での日々の業務において、Excelは欠かせないツールとなっていますが、その潜在的な力を最大限に引き出している企業は意外と少ないのが現状です。このホワイトペーパーでは、見落としがちなExcelの活用法や、業務効率化に役立つ具体的なテクニックを詳しく解説します。
建設業で事務代行を導入する際の注意点
最後に、建設業で事務代行を導入した後、気を付けるべき注意点をみていきましょう。
業務を事務代行スタッフに丸投げしないようにする
事務代行を導入する場合、1度業務を委託すれば、それで業務効率化が完了するわけではありません。
実際は事務代行スタッフの業務進捗や業務品質を定期的に確認し、完成度や処理速度が上がるようにコミュニケーションをとり続ける必要があります。
業務を依頼する際にはフローやルールを明確に伝え、事務代行スタッフがひとりで業務を遂行できるようになるまで、担当者を決めて補助することが大切です。
導入後も業者と調整を行う必要がある
事務代行を効果的に活用するには、業者との定期的な報連相も欠かせません。
業務の進捗や問題点を共有し、必要に応じて業務内容を調整することで、より効率的に事務代行スタッフが動けるように改善していきましょう。
なお、契約内容によっては依頼内容の変更に追加費用が必要な場合もあるため、導入後の調整がどの程度まで可能なのか、契約前に確認しておくことが大切です。
業務効率化につながる事務代行に依頼する
事務代行を依頼する場合、単なる業務処理スタッフを雇うのではなく、何らかの形で生産性向上につながるよう、外部企業の力を借りることが重要です。
例えば建設業では、ExcelのマクロやVBAを活用すれば定型業務の自動化を進めることもできます。
ExcelのようなITツールは一度仕組みを整えてしまえば内製化することもできるため、ツールの専門知識のある事務代行スタッフに依頼することで、将来自社内で運用できるように計画を立てておくことが重要です。
建設業の事務代行なら、EXCEL女子
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