DX担当が最初に導入するべき 業務効率化ツール20選
本資料では、DX担当者が最初に検討すべき業務効率化ツール20選をカテゴリ別に紹介します。 「業務改善を進めたい」「DXを進めたい」と考えている企業の担当者様は、ぜひご活用ください。
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公開日：2026.07.01
更新日：2026.07.01
プロジェクトを進めるうえで、会議調整や議事録作成、進捗管理、資料作成などの事務作業は欠かせません。
しかし、プロジェクトの数が増えたり、関係者が多くなったりすると、こうした事務作業に多くの時間を取られ、本来注力すべき業務に手が回らなくなることがあります。
たとえば、次のようなお悩みはありませんか。
プロジェクト管理における事務作業は、一つひとつは小さな作業に見えても、積み重なると大きな負担になります。さらに、対応が遅れると情報共有の遅れやタスクの抜け漏れにつながり、プロジェクト全体の進行にも影響を及ぼします。
本記事では、プロジェクト管理の事務作業が増えすぎる原因と、会議調整・議事録・進捗管理を効率化するためのポイントを解説します。あわせて、大手HR企業のPMOオペレーションチームでEXCEL女子が支援した事例も紹介します。
執筆：檜田詩菜（ひわだしいな）／マーケティング部
BtoB領域を中心に、SEO記事・ホワイトペーパー・メールマーケティングなどのコンテンツ企画制作に従事。見込み顧客との接点づくりからナーチャリング設計まで、コンテンツを軸としたマーケ支援を行っている。
コクーの『正社員派遣（EXCEL女子）サービス』
プロジェクト管理の現場で事務作業が増えやすい理由
プロジェクト管理というと、
□ 計画策定
□ 進捗確認
□ 課題解決
□ 関係者との調整
などをイメージする方が多いかもしれません。
しかし実際の現場では、それらを支えるための事務作業が数多く発生します。
たとえば、
□ 会議日程の調整
□ 参加者への連絡
□ 議事録作成
□ 進捗管理表の更新
□ 資料の取りまとめ
□ データ集計
□ タスクの確認
□ 関係者への共有
などです。
会議体や関係者が多く、調整業務が複雑になる
プロジェクトには、社内外のさまざまな関係者が関わります。
✓ PM
✓ 部門責任者
✓ 現場担当者
✓ 外部ベンダー
✓ 経営層
など、関係者が増えるほど、会議日程の調整や連絡事項の整理に時間がかかります。
特に、複数部門をまたぐプロジェクトでは、参加者の予定を確認し、会議体ごとに必要なメンバーを招集し、資料や議題を事前に共有する必要があります。
議事録や資料作成が毎回発生する
プロジェクト会議では、議事録や資料作成も欠かせません。
✓ 会議で決まったこと
✓ 保留になったこと
✓ 次回までのタスク
✓ 担当者
✓ 期限
などを整理し、関係者に共有する必要があります。
しかし、議事録作成が後回しになると、
決定事項が曖昧になったり、タスクの認識がずれたりすることがあります。
進捗管理表や課題管理表の更新が属人化しやすい
プロジェクト管理では、進捗管理表や課題管理表、WBSなどを使ってタスクを管理することがあります。
しかし、管理表の更新ルールが明確でないと、担当者によって記載方法が異なったり、情報が古いまま残ったりすることがあります。
「誰が更新するのか」
「いつ更新するのか」
「どの項目を必ず入力するのか」
「完了・未着手・遅延の判断基準は何か」
こうしたルールが曖昧なままだと、管理表はあるものの、実際の判断には使いにくい状態になってしまいます。
PMやリーダーが本来業務に集中できなくなる
プロジェクト管理の事務作業が増えすぎると、PMやリーダーが本来注力すべき業務に時間を使いにくくなります。
本来、PMやリーダーは、プロジェクト全体の進行状況を見ながら、課題を早期に発見し、関係者と調整し、次の打ち手を考える役割を担います。
しかし、会議調整や議事録作成、資料更新、進捗管理表のメンテナンスに追われると、先回りした判断や改善提案に時間を割きにくくなります。
つまり、事務作業が増えすぎることで、プロジェクト全体の推進力が弱まってしまうのです。
プロジェクト管理の事務作業が多すぎると起きる課題
プロジェクト管理の事務作業は、単に「忙しい」という問題だけではありません。業務が整理されないまま積み上がると、情報共有の遅れやタスクの抜け漏れ、判断の遅れなどにつながることがあります。
ここでは、プロジェクト管理の事務作業が多すぎることで起きやすい課題を整理します。
情報共有が遅れる
会議では決まっていたはずの内容が共有されていなかったり、
誰が何を担当するのかが曖昧になったりすると、プロジェクトの進行に支障が出ます。
特に、関係者が多いプロジェクトでは、情報共有の遅れがそのまま意思決定の遅れにつながることもあります。
タスクの抜け漏れが発生しやすくなる
✓ 会議で発生したタスクが正しく記録されていない
✓ 担当者が明確になっていない
✓ 期限が設定されていない
こうした状態では、タスクの抜け漏れが発生しやすくなります。
進捗状況を正しく把握しにくくなる
プロジェクト管理では、
✓ 現在どこまで進んでいるのか
✓ どこに遅れが出ているのか
✓ どの課題に優先的に対応すべきか
を把握することが重要です。
担当者の負担が偏る
プロジェクト管理の事務作業は、特定の担当者に集中しやすい傾向があります。
「この人に聞けばわかる」
「この人がいつも管理表を更新している」
「この人が議事録も資料も作っている」
このような状態が続くと、担当者の負担が大きくなります。
さらに、その人が不在になった場合、業務が止まってしまうリスクもあります。
プロジェクト管理の事務作業を効率化するポイント
プロジェクト管理の事務作業を効率化するには、単に作業を早くこなすだけでは不十分です。
大切なのは、作業の流れを整理し、誰でも対応しやすい状態に整えることです。
ここでは、会議調整・議事録・進捗管理を効率化するためのポイントを紹介します。
会議調整のルールを決める
まず見直したいのが、会議調整のルールです。
会議のたびにゼロから日程調整をしていると、関係者が多いほど時間がかかります。
決めておくとよいもの
会議調整は、プロジェクトの裏方業務に見えますが、進行スピードを左右する重要な業務です。
ルールを整えることで、毎回の調整負荷を減らし、必要な会議をスムーズに実施しやすくなります。
議事録のフォーマットを統一する
議事録は、会議内容を記録するだけでなく、次のアクションを明確にするための資料です。
そのため、書き方が毎回異なると、読み手が必要な情報を探しにくくなります。
議事録のフォーマットを統一しておきましょう。
最低限記載すべき項目を決めておくとよいもの
特に重要なのは、決定事項とタスクを分けて記録することです。
進捗管理表の項目を整理する
進捗管理表は、プロジェクトの状況を把握するための重要なツールです。
ただし、項目が多すぎると更新が負担になり、少なすぎると判断に必要な情報が不足します。
プロジェクト管理に必要な項目
また、ステータスの表記ルールも重要です。
ステータスの表記ルール（例）
「未着手」
「対応中」
「確認中」
「完了」
「遅延」
定型作業はテンプレート化する
プロジェクト管理の事務作業には、毎回似たような作業が多くあります。
たとえば、会議案内メール、議事録、進捗報告資料、課題管理表などです。
これらをテンプレート化することで、作業時間を削減できます。
テンプレートがあることで、担当者ごとのばらつきも減り、業務品質を一定に保ちやすくなります。
Excelやツールを活用して集計・更新を効率化する
進捗管理やデータ集計にExcelを使っている企業も多いのではないでしょうか。
Excelは柔軟性が高く、プロジェクト管理にも活用しやすいツールです。
一方で、ファイルが複雑化したり、手作業での転記が増えたりすると、ミスや工数増加の原因になります。
たとえば、次のような作業は効率化の余地があります。
関数やピボットテーブル、マクロ、Power Queryなどを活用することで、手作業を減らし、更新作業を効率化できます。
任せる業務と判断すべき業務を切り分ける
プロジェクト管理の効率化では、業務の切り分けも重要です。
PMやリーダーがすべての作業を抱えるのではなく、事務作業や定型作業はサポート人材に任せることで、本来注力すべき判断業務に時間を使いやすくなります。
たとえば、以下のような業務は切り出しやすい領域です。
一方で、方針決定や優先順位の判断、リスク対応などは、PMやリーダーが担うべき業務です。
事例：大手HR企業のPMO業務をEXCEL女子が支援
ここで、EXCEL女子による支援事例を紹介します。
新規プロジェクトの増加により、PMOの業務負荷が増大
支援先企業では、新規プロジェクトの立ち上げに伴い、PMOの業務量が増えていました。
プロジェクトが増えると、会議への参加回数やアウトプット資料の作成、進捗管理などの作業も増えます。
しかし、案件が増えたタイミングで、すぐに人員を新規アサインできるとは限りません。
その結果、一人あたりの作業工数が増えてしまう状況が発生していました。
会議調整・議事録作成・データ集計・進捗管理を支援
EXCEL女子は、PMOアドミニストレータとして、プロジェクト運営に関わる実務を支援しました。
具体的には、以下のような業務を担当しています。
なかには、参加者が50名を超えるキックオフミーティングの日程調整を行うケースもありました。
関係者が多いプロジェクトでは、このような調整業務だけでも大きな工数がかかります。
PMOが本来業務に集中しやすい体制づくりへ
会議調整や議事録作成、データ集計、進捗管理といった業務を支援することで、PMOやプロジェクトメンバーは本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。
プロジェクト管理の事務作業は、誰かが担わなければプロジェクトが回りません。
一方で、PMやPMOがすべてを抱えてしまうと、判断や改善提案に使う時間が削られてしまいます。
プロジェクト管理の事務作業は外部人材に任せる選択肢もある
プロジェクト管理の事務作業が増えている場合、すべてを社内メンバーだけで対応しようとすると、負荷が偏りやすくなります。
特に、次のような状況では、外部人材の活用も有効です。
外部人材を活用することで、必要なタイミングで必要な業務を切り出しやすくなります。
EXCEL女子がプロジェクト管理の事務作業で支援できること
EXCEL女子では、Excelを中心とした業務効率化や事務業務の支援を行っています。
プロジェクト管理の現場では、
□ 会議調整
□ 議事録作成
□ 資料作成
□ 進捗管理
□ データ集計
など、さまざまな実務が発生します。
会議・議事録まわりの支援
会議日程の調整や議事録作成、会議資料の準備など、会議運営に関わる業務を支援します。
関係者が多いプロジェクトでは、会議体の整理や参加者調整だけでも大きな負担になります。
こうした業務を切り出すことで、PMやリーダーは会議の中身や意思決定に集中しやすくなります。
進捗管理・課題管理の支援
進捗管理表や課題管理表の作成・更新を支援します。
□ タスク
□ 担当者
□ 期限
□ ステータス
□ 課題
などを整理し、プロジェクトの状況を見える化することで、抜け漏れや遅れに気づきやすくなります。
資料作成・データ集計の支援
プロジェクト会議や報告会で使用する資料作成、進捗データの集計、数値の整理なども支援できます。
手作業での転記や集計が多い場合、ミスが発生しやすく、作業時間もかかります。
Excelの活用や業務フローの見直しにより、資料作成や集計業務の効率化につなげます。
業務の属人化解消に向けた支援
プロジェクト管理の事務作業は、特定の担当者に依存しやすい業務です。
EXCEL女子では、作業の流れを整理し、フォーマットやルールを整えることで、業務の属人化解消も支援します。
「担当者が変わっても運用できる状態にしたい」
「進捗管理表の更新ルールを整えたい」
「会議資料や議事録のフォーマットを統一したい」
このような課題にも対応できます。
プロジェクト管理の効率化は、事務作業の整理から始まる
プロジェクト管理を効率化するためには、
特別なツールを導入する前に、まず日々の事務作業を整理することが大切です。
会議調整、議事録作成、進捗管理、資料作成、データ集計。
これらの業務は、プロジェクトを支えるために欠かせないものです。
しかし、担当者の努力だけで回し続けるには限界があります。
大切なのは、次の3つです。
プロジェクト管理の事務作業を見直すことで、PMやリーダーが本来注力すべき判断業務に時間を使いやすくなります。また、情報共有や進捗確認の精度が上がることで、プロジェクト全体の運営もスムーズになります。
まとめ：プロジェクト管理の事務作業は、仕組み化と人材活用で効率化できる
プロジェクト管理では、
会議調整、議事録作成、進捗管理、資料作成、データ集計など、多くの事務作業が発生します。
これらの業務は、プロジェクトを円滑に進めるために必要不可欠です。
一方で、プロジェクト数や関係者が増えるほど、担当者の負担は大きくなります。
事務作業に追われる状態が続くと、PMやPMOが本来注力すべき進捗確認、課題整理、先回りした提案に時間を使いにくくなります。そのため、プロジェクト管理の効率化には、作業の整理、フォーマット化、管理表の見直し、外部人材の活用が有効です。
EXCEL女子では、会議調整・議事録作成・進捗管理・資料作成・データ集計など、プロジェクト運営を支える実務を幅広く支援しています。
「プロジェクト管理の事務作業が増えすぎている」
「PMやリーダーが本来業務に集中できていない」
「進捗管理や資料作成を効率化したい」
「Excel管理や集計業務の属人化を解消したい」
このようなお悩みがある企業様は、ぜひEXCEL女子へご相談ください。プロジェクト管理の裏側にある事務作業を整えることで、チームが動きやすく、判断しやすい環境づくりを支援します。
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