バックオフィスが抱える課題と効率化する方法とは？見直すタイミングも解説！

近年バックオフィスの業務効率化に取り組む企業が増加しています。

バックオフィスの業務効率化が経営効率アップに直結することや、人材不足やDX推進の流れもあり、自動化やシステム化、ツールの導入など様々な取り組みを耳にするようになりました。

ここでは、

• バックオフィスの抱えやすい課題
• 効率化を求められる理由
• 具体的な解決策

まで、徹底解説します。

バックオフィスの強化にお悩みの方や、どこから業務改善を行うか迷っている方は、ぜひご活用ください。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、人事、経理、総務、法務、営業事務などの総称で、顧客対応や利益を直接的に生み出さない職種や業務のことです。

お金の管理、人事管理、資料作成、顧客情報の管理など会社の円滑な業務遂行を支える、企業活動に必要不可欠な存在です。

対義語として、顧客対応のある営業やコールセンターなどはフロントオフィスとよばれています。

バックオフィスが抱える課題

経営に欠かせないバックオフィスですが、業務は多岐に渡ります。

ここではバックオフィスが抱える課題について解説します。

人材不足に陥りやすい

バックオフィスは繁忙期と閑散期で忙しさの差が激しく、十分な人材確保が難しいという課題があります。

また、売上に直結しないため予算の配分が後回しにされがちで、なかなか人手を増やせない現状があります。

アナログな業務が多い

バックオフィスは、営業やマーケティング部門に比べてデジタル化やテレワークの環境整備が遅れている傾向にあります。

バックオフィスでは経費レシートや採用書類、財務書類などのペーパーワークが多いのですが、他部署に影響がでるためなかなか電子化が進まないのが現状です。

紙ベースでは判子や回覧、印刷の手間などムダな作業が増え、在宅勤務などがしづらいという問題があります。

属人化しやすい

バックオフィスは、経理や法務などの専門スキルが必要な業務が多くあります。

そのため知識のある社員や特定の担当者に仕事が偏りがちで、属人化しやすいという課題があります。

他部署との連携が多い

バックオフィスはその特性上、事務手続きや備品整備、経費申請、フロントオフィスのサポートなどで他部署との連携が多くなります。

そのため、他部署との連絡や問い合わせ対応などに追われてしまい、本来行うべきバックオフィス業務に注力できないことがあります。

ヒューマンエラー

バックオフィス業務は契約書や経理手続きなどミスできないものばかりです。

しかし、細かな数字処理や転記作業なども多く、マンパワーだけではミスを防ぎ切ることは難しいといえます。

見直したほうがよいこと

バックオフィス課題を解決し業務効率化を行うことで、企業の生産性を飛躍的に向上させる可能性があります。

バックオフィスの業務は多岐にわたるため、まず効率化すべきポイントを3つに絞ってご紹介します。

コミュニケーションの効率化

バックオフィスというと書類作業の効率化が注目されがちですが、実は一番時間を取られているのは他部署との連携や問い合わせ対応などのコミュニケーションです。

バックオフィスで頻発する他部署とのコミュニケーションは、

• システム化や手続きフローの可視化
• マニュアル作成

などで効率化することができます。

繰り返し業務の自動化

バックオフィスの業務は決まった手順で行う定型業務が多いため、RPAなどの自動化ツールととても相性がよい部署です。

また、社内向けチャットボットツール（自動会話プログラム）を導入することで負担軽減につながります。

業務を自動化することで、人間はコア業務に集中することができるため、効率化だけでなく生産性の向上にも大きく期待できます。

ペーパーレス化

ペーパーレス化とは、ビジネスにおける書類の電子化です。

ペーパーレス化に成功すると、物理的な紙の量が減ることでオフィスが整頓されるだけでなく、

• 書類作成や印刷の手間の削減
• 判子や書類を回す手間の削減

など、多くのムダな作業を減らすことができます。

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見直しを行うタイミング

バックオフィスの業務効率化は、業務の進行に支障が出ていたり、社員の負担が大きい場合はすぐにでも実行するべきです。

そのほかにも業務効率化をスタートするのに適切なきっかけがいくつかあります。

ここでは、業務効率化の検討をはじめるべきポイントを3つご紹介します。

社内で大きな変化があるとき

• 会社の配置転換
• 組織体制の変化
• 事業方針の見直し

など、社内で大きな変化があるときは、バックオフィスの効率化をはじめるよいきっかけになります。

全体的な構造が変わるため、属人化や業務フローの見直し、業務のシステム化を行いやすくなります。

法改正

法改正などがきっかけとなり、企業は社内体制の見直しを迫られることがあります。

例えば、2018年の「働き方改革関連法」の施行で、ワーク・ライフ・バランスがとれる労働環境の整備が企業に求められたことが記憶に新しいのではないでしょうか。

このような法改正や条例改正が起こったときは、バックオフィスを効率化するチャンスです。

専門家からの助言

企業では法務や労務、財務などの専門的分野において、外部企業に客観的意見を求めることがあります。

バックオフィスの効率化は、そのような第三者からの助言やフィードバックを元にするのもよいでしょう。

その場合は、自社やバックオフィスにおける課題点を明確にし、業務改善を行う目的をはっきりさせてから取り組むことが大切です。

効率化におすすめの方法

ここでは、具体的にバックオフィスを効率化するための方法をご紹介します。

クラウドサービスの導入

クラウドサービスとは、オンライン上のシステムを通じてサービスが提供される仕組みで、代表的なものに

• Gmail
• Chatwork
• Dropbox

などがあります。

例えば、勤怠管理サービスや会計ソフトなどでは、クラウドサービスで管理することで

• 誰でもすぐに情報にアクセスできる
• 情報の一元化
• 集計業務の時間短縮

といったメリットがあります。

クラウドサービスをバックオフィスで利用することで、導入コストを抑えたまま気軽にデジタル化を進めることができます。

RPAの活用

RPAとは、これまで人間が行っていた定型業務や反復作業をロボットが代行し、複数のアプリケーション操作を自動化することができるソフトウェアです。

例えば、毎月頭に他部署すべてに経費申請書類を送るという業務があった場合、人の手では

• 書類作成
• 添付
• 本文とメールアドレスを記入
• 確認して送信する

という作業をすべての部署宛で繰り返さなければなりません。

しかし、RPAを事前にプログラムしておけば、決まった日時で自動完了することができます。ヒューマンエラーや、労働時間の削減につなげることもできます。

アウトソーシングの活用

もし社内の人員ではバックオフィス業務に対応しきれない場合、アウトソーシングするという手段もあります。

コストはかかりますが社外のリソースを活用して、専門的なノウハウを持ったプロに任せることで、

• 人材不足の解消
• ミスの防止
• 質の高い成果

を期待することができます。

マニュアルを整える

バックオフィスの効率化を行う際に最も着手しやすいのが、各業務のマニュアル整備です。

他部署に向けてわかりやすい書類作成マニュアルを作成しただけで、バックオフィスへの問い合わせが激減した事例もあります。

そのほかにも、マニュアル整備を行うと

• 書類の差し戻しを削減
• 業務の標準化
• 引き継ぎの負担軽減

に繋がります。

まとめ

バックオフィスは様々な課題を抱えがちですが、経営に直結している業務が多い分、業務効率化に成功すれば大幅な生産性の向上や労働環境の改善につながります。

課題に合わせた適切な解決策を導入し、バックオフィスの業務効率化に取り組んでゆきましょう。

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