営業事務を効率化する７ステップ！具体的な進め方と施策を徹底解説

営業事務は直接売上に関係しないので、業務効率化は後回しでいいと思っていませんか。実は営業事務の業務は、自社の営業品質や顧客満足度に影響を与える重要な仕事です。

そこで今回は、営業事務を効率化するメリットや具体的な方法について解説します。

7つのステップでわかりやすくご紹介しますので、業務効率化方法を模索している方や営業事務として働いている方は、この記事をよんで自社に合った方法を探してみましょう。

営業事務効率化のメリットとは？

営業事務は、事務処理や電話対応などで営業活動のサポートとバックアップを行う仕事です。直接売上に貢献する部署ではないものの、企業の利益や成長に欠かせないタスクをこなしています。

そのため営業事務のムダをなくすことは「営業担当者の負担軽減」や「営業の質向上」だけでなく、結果的に会社全体の売上アップにもつながるのです。

さらに、営業事務のタスク自動化に成功すれば、ケアレスミスやルーチンワークの削減、残業時間の短縮、従業員の満足度向上やコスト削減効果も期待できます。

営業事務に必要なスキル

営業事務は幅広い業務をこなすため、様々なスキルが必要です。

• Word、Excel（エクセル）、Powerpointなどのパソコンを使った資料作成スキル
• 企業情報や商談状況などのデータ分析スキル
• 優先順位を決めて業務を処理するスケジュール管理スキル
• 社内外とのコミュニケーションスキル
• 状況把握スキルや臨機応変な対応能力

このようなマルチタスクをこなすため営業事務スタッフが独自の順番で業務を進めている場合が多く、業務改善に着手しにくいという課題もあります。効率化を考えるにあたり、営業事務に求められる能力を把握して属人化を防ぐようにしなければなりません。

営業事務効率化の事前準備

営業事務のタスク効率化に取り組む前に、まずは業務の現状把握を行い、改善計画をたてましょう。それぞれの業務にかかる時間や工数の確認や課題を把握し、不必要な業務の廃止や簡素化を決めます。

また、分散している業務を1つの部署にまとめたり、優先順位をつけるなどマニュアル作成にも着手しましょう。

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営業事務を効率化する7つのステップ

営業事務の効率化には様々な方法があります。ここでは具体的な施策を7つご紹介しますので、ステップ1から徐々に業務改善を進めていきましょう。

1.ダウンロード資料やFAQを充実させる

まずは顧客対応の手間を削減するために、自社サイトのダウンロード資料やFAQなどを充実させましょう。疑問を自己解決してもらうことで確度の低い見込み客からの問い合わせを減らし、営業事務の業務を効率化可能です。

また、資料やFAQの充実は顧客満足度の高いWEBページの作成にもつながるため、成約率やイメージ向上にも期待できます。

2.社内マニュアルや社内FAQを作成する

営業事務は事務処理のほか電話対応が重なり忙しくなりがちです。そこで社内のポータルサイトに業務マニュアルやFAQを掲載し、よくある質問をまとめておくことで、営業事務の電話対応の負担を軽減しましょう。

また、マニュアル作成で誰でも業務の疑問を自分で解消できるようにすることで、業務の属人化や特定スタッフへの業務集中を防ぐことが大切です。

3.Excel（エクセル）のVBAやRPAによる業務の自動化

営業事務を本格的に効率化するためには、ExcelのVBA・マクロやRPAのような自動化システムを導入しましょう。

例えばVBAで日々の請求書や見積書作成、転記作業やメール送信などのルーチンワークを自動化するだけでも、業務時間短縮やミスの削減、リソース不足の解消が可能です。高価な有料ツールを導入しなくても、無料のRPAツールを使ったり、Excelの機能である「マクロ」であれば追加コストなく使用することができます。

特にVBAで一度作成してしまえば、プログラムの知識がない人でも扱えるためとても便利です。業務自動化の効果はとても大きいため、自社に導入できるか迷ったらまずは外部の専門企業に相談してみるようにしましょう。

請求業務の自動化に関して、こちらの記事をご覧ください。
請求業務を自動化！Excel（エクセル）やVBAで効率化するポイントや流れを解説

4.ショートカットキーの活用

日々の事務処理にかかる時間を簡単に削減できるのが、ショートカットキーの活用です。1回数秒ですが、覚えるだけでマウス操作のタイムロスを削減できるため、積み重ねると大きな時短になります。

普段の業務を効率的に処理できるようにするためにも、営業事務は必要なスキルに合わせて少し発展したショートカットキーも学習しておくとよいでしょう。従業員にショートカットキーの効果的な学習を促すためには、社内への参考資料の配布のほか、プロの外部講師による「Excel研修」などを取り入れるのが効果的です。

Excel知識やショートカットキーを身につけることで、個々の知識やスキルを高めることで業務効率化につなげましょう。

ショートカットキーに関して、こちらの記事をご覧ください。
時短のためのExcel（エクセル）ショートカットキー15選

5.SFAやMAツールを導入する

営業事務の業務は幅広いため、SFAやMAなどの支援ツールの導入も即効性があります。

SFAは商談の進捗状況や売上データなどを分析する営業支援ツールで、MAはメール配信や広告管理、ナーチャリングなどを自動化するマーケティング支援ツールです。自社に必要なツールを正しく選定して運用することで、業務効率化につなげましょう。

なお、自社に合うツールがわからない場合やリソースがない場合は、導入から運用までアウトソーシングすることも可能です。

6.インサイドセールスを導入する

インサイドセールスとは非対面で行う見込み顧客育成のための営業活動で、主にメールや自社コンテンツなどでナーチャリングを行うものです。このナーチャリングには時間がかかるため、営業部門やマーケティング部門の他にインサイドセールス部門を別途設けて業務効率化をはかりましょう。
別部門にナーチャリングを任せることで、営業事務の負担は大きく減ります。

またそれだけでなく、顧客育成に集中するインサイドセールス部門を新設することで訪問にかかる移動時間をなくしてアプローチできるため、一日の商談数を飛躍的に増やすことも可能です。

7.アウトソーシング

営業事務の一部業務を外部委託することで、働き方改善だけでなく業務のスピードアップや質の向上につなげることができます。

例えばアウトソーシングに向いているのは、業務上の重要度が低く意思決定が必要ない単純作業や、資料・書類作成業務などのルーチンワークです。

その他にも以下のような営業事務の業務を外注することができます。

• メールやDM送付
• 請求書やプレゼン資料、企画書など書類作成業務の代行
• データ入力や集計など単純作業
• テレアポや電話対応
• 顧客の来社対応や受付業務

特に近年では、経営のスリム化やコア業務へのリソース集中のため、BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）とよばれる営業事務の完全外部移管をする企業も増えています。外部の専門家の力を借りながら、自社の生産性を最大化してゆきましょう。

アウトソーシングに関して、こちらの記事をご覧ください。
内製化か？アウトソーシングか？判断のポイントを解説！

営業事務の効率化は専門家に相談しながら進めよう

営業事務の業務は幅広く、効率化を進めるには仕組みの見直しからはじめる手間と費用を覚悟しなければなりません。取り組みやすいものとしてショートカットキーの学習や、ExcelのVBAによるタスクの自動化がありますが、まずはできるところからスタートして自社にあう施策を選択していくことが大切です。

もし「業務効率化の方法に迷っている」などお悩みでしたら、当社の「EXCEL女子」にご相談ください。お客様の業務内容を詳しくヒアリングしてカスタマイズし、ショートカットキーの指導からVBAマクロのシステム構築まで、実践的なオリジナル研修を作成いたします。

また、あわせてVBAによる貴社の業務自動化や効率化もサポートいたしますので、ぜひ一度ご相談ください。