【プロンプト例】これからの必須スキル『データ整理×生成AI』
本資料では、生成AIを活用したデータ整理の実践方法と役立つプロンプト例を紹介。Excelやスプレッドシートなどの表データを効率的にまとめるコツや、テキストの整形・要約・分類をAIで自動化する手法を解説します。日々の業務効率化からDX推進まで、これからのビジネスパーソンに必須のスキルが身につく一冊です。
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更新日：2025.11.25
.入力がバラバラで集計できない…
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. 間違った値が入っていて修正が大変…
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そんな悩みを解決してくれるのが、Excelの入力規則（プルダウン）です。
部署名や商品名など、入力候補を選択肢から選べるようにするだけで、
ミスが減り、データ整理・集計が一気にラクに！
この記事では、現場で使える実務向けの設定手順を、初心者の方でも分かりやすく解説します。
今日からあなたのExcel作業が、もっと早く、正確になりますよ！
DX/Office活用トレーナー 本多 瑞季（ほんだ みずき）
現場の業務フローを起点に、Excel・Copilot・Power Automateを“使いこなせる状態”まで伴走するトレーナー。操作説明にとどまらず、部署や役割に合わせた課題設計で、研修翌日から成果を出せるよう設計します。
※DX人財育成サービスの公式サイト
『入力規則』とは？
簡単に言うと、セルに入力するデータのルール設定です。
- 「特定のセルをプルダウンのみで選択するように設定する」
- 「整数のみの入力に制限する」
- 「10～50までの数字のみに入力を制限する」
- 「10文字以内の入力に制限する」
といった入力制限の設定ができます。
入力規則の種類
ドロップダウンリストを用いるメリット
ドロップダウンリストとは、Microsoft OfficeのExcelでメニュー項目を選んだときに、項目の下に表示されるコマンドの一覧メニューのことを指します。 ドロップダウンリストを用いるメリットは主に2つあります。
1. 入力ミス・表記ゆれを防げる
複数人にExcelを共有し、情報を入力してもらいたい場合、ある程度入力内容を制限したい時がありますよね。
たとえば、出身都道府県を入力して欲しい場合
47都道府県の中から入力してもらうとします。
その際、都道府県名ではなく、市町村名を入力されたり、漢字の変換ミスがあったりすると、データ集計がうまくいかない可能性があります。
そんな時にドロップダウンリストを使用し、あらかじめ47都道府県を登録しておくことで、入力者は設定されたプルダウンリストから該当する都道府県を選択するので、入力ミスを防ぐことができます。
2. 入力の手間が省ける
Excelの操作やパソコンのキーボードの入力にあまり慣れていないユーザーもいるでしょう。そのようなユーザーにとって、ドロップダウンリストを使用することで、入力の手間と操作の時短をすることができます。
ドロップダウンリストの設定について
入力規則の中にある「リスト」を使えば、ドロップダウンリスト設定ができます。
ここでは、「あなたは2021年入社ですか」という質問に対し、はい・いいえの2択で回答していただきたいときの設定方法をご説明します。
【基本編】ドロップダウンリストの設定手順
（1）プルダウンさせたいセルをクリックで選択する
（2）《データ》 ＞《データの入力規則》＞ 《設定》 ＞ 《リスト》 を選択する
（3）元の値にプルダウンさせた際に選ばせたいものを入れて、《OK》をクリックする
このとき、単語と単語の間を「,（半角カンマ）」で区切ることでリスト化することができます。入力が完了したら《OK》をクリックします。その際、「空白を無視する」「ドロップダウンリストから選択する」の両方にチェックを入れてください。
これで完成です。
【応用編】 プルダウンさせる以外の機能も便利
上記では、「あなたは2021年入社ですか。」という質問内容でしたが、「入社年度を教えてください。（西暦）」「入社日を教えてください」という質問に対しても、入力規則を活用することができます。
ここでは、《データ入力規則》＞《設定》の中にある、「整数」「日付」の2つの活用例をご紹介します。
整数
整数の入力のみ許可します。※この場合、入力できるのは、「2000～2021」の数字とします。
※仮に、「2022」と入力した場合、このようなアラートが出ます。
日付
日付の入力のみ許可します。※この場合、入力できるのは「2021/8/1～2021/10/30」とします。
同時に設定したい、おすすめ機能
ドロップダウンリストを設定することで、ミス予防や業務効率化につながるというお話をしましたが、もうひと手間加えることで、入力時に回答する際の注意事項を表記させることができます。
入力時メッセージの設定方法
入力する際に、事前に注意を促す機能です。ドロップダウンリストが設定されたエリアをあらかじめ気づかせたい場合や、よくあるミスを事前に共有したい場合などにおすすめの設定です。
《データ》 ＞ 《データの入力規則》 ＞ 《入力時メッセージ 》を選択すると設定できます。
※注）入力時メッセージを解除したいときは、《入力時メッセージ》 ＞ 《セルの選択時にメッセージを表示する》のチェックマークをはずします。
エラーメッセージの設定方法
入力規則で許可されたもの以外を入力した場合、Excel 2019・2016、Office 365では下記のようなメッセージが、自動的に出ます。
一見分かりにくいこのエラーも、作業者にとって分かりやすいエラー表示に変更することができます。
《データ》 ＞ 《データの入力規則》 ＞ 《エラーメッセージ》 を選択すると設定できます。
注意事項
入力規則でリストの設定を行なったものの、ドロップダウンリストが表示されないという時は、次の2点を確認してください。
- 《ドロップダウン リストから選択する》にチェックが入っていない
- 《オブジェクトの表示設定》で、《すべて》が選択されていない
《ドロップダウン リストから選択する》にチェックが入っていない
（1）リストが表示されない該当のセルを選択する
（2）《データ》 ＞ 《データの入力規則》 ＞ 《設定》 ＞ 《リスト》 を選択する
（3）《ドロップダウン リストから選択する》チェック ボックスにチェックが入っているかを確認する
《オブジェクトの表示設定》で、《すべて》が選択されていない
（1）《ファイル》 オプションをクリックする
（2）《Excel のオプション》を選択する
（3）《詳細設定》 ＞ 《次のブックで作業するときの表示設定》を選択する
（4）《オブジェクトの表示》がすべてオプションに設定されているかを確認する
まとめ
今回は、入力規則のリスト機能（プルダウン）を中心にご紹介しました。
ほかにも、Excelの入力規則には便利な機能が多数ありますが、複数人で同一のExcelファイルを共有する際には、ドロップダウンリストは必須で設定すべきともいえるとても便利な機能です。
まずは、入力する数値がある程度決まっているデータなどであらかじめルール設定しておき、ミスの防止や効率化につなげてください。
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