『EXCEL女子』は、バックオフィス業務のDX化を支援する専門スタッフによる事務代行・内製化支援サービスです。営業・マーケ・経理・人事・総務などの業務効率化を通じて、企業の競争力強化と持続的成長をサポートします。
更新日：2025.03.10
人事業務の効率化のために、RPAなどのITツールや人事システムを導入する企業が増えています。
そこで今回は、
- 「業務効率を上げて人事の負担を減らしたい」
- 「人事の業務改善の始め方を知りたい」
とお悩みの方に向けて、人事業務効率化ツールや活用事例を2025年の最新情報をもとに解説します。
人事の業務課題の解決はもちろん、自社のツール活用方法を見直したい方はぜひ最後までご覧ください。
コクーの『正社員派遣（EXCEL女子）サービス』
人事業務とは
人事業務とは、企業の資源である「人材」を管理する業務です。
新卒・中途採用から人材育成、人員配置、人事評価などを通じて、社員が最大限力を発揮できるよう戦略的にサポートし、企業の成長に貢献します。
人事業務と労務管理は同時に効率化を始めよう
人事業務では社員に関わる業務全般を扱うため、企業によっては「人事労務」として労務管理も兼任しています。労務管理とは、給与計算や福利厚生、業務内容、勤怠管理など、社員の労働環境を整える業務です。
人事業務と労務管理はどちらも「人材」に関わる業務なので、人事業務の効率化では、あわせて労務の効率化に取り組むと成果を実感しやすくなります。
人事業務の効率化を始めるべき理由
人事部門に効率化が求められているのは、
などの理由があげられます。
人手不足が常態化している
人事部門はもともと繁忙期と閑散期の業務差が激しく、突発的な対応も多いため、常に人手不足の状態です。
実際、パーソル総合研究が2016年に行った「人事部大研究」によると、人事業務の忙しさの理由として60.4%が人手不足、50.0％が突発的な業務が多いことを上げています。
人材活用などのコア業務に集中できていない
人事は毎年繰り返す定型業務のほか、イレギュラーな面接対応や、履歴書や評価などの個人情報管理など、幅広い業務を取り扱う部署です。
加えて近年では、テレワーク普及や有給取得義務化、残業規制など法制度が大きく変化し、対応に追われて本来の業務に集中出来ていないケースも多発しています。
人事業務を効率化する3つの方法
それでは、実際に人事業務を効率化するための具体的な方法を見ていきましょう。
ペーパーレス化
人事業務では履歴書や評価資料など紙の情報を扱う機会が多く、紙資料をアナログ処理する場面がよく見られます。
しかし、紙資料の紛失リスクや保管コストも高く、転記作業が発生したり情報共有も手間がかかるため、業務効率化を妨げる要因です。
デジタル化すれば、社内外の情報共有や更新もスムーズになり、どこでも作業可能になるため人事のリモートワーク推進にもつながります。
ITツール/システムの活用
人事業務には定型業務も多いため、ITツールやシステムなどのHRテックを導入することで一気に効率化が進みます。
HRテック（HR Tech）とは、人事領域の業務を効率化するための技術やサービスのことです。AI（人工知能）やクラウド、ビッグデータ、IoTなどの最先端技術を活用しています。
アウトソーシング
社内で人事業務にまで手が回らない場合、人材派遣や外部委託などアウトソーシングを活用することも大切です。近年では労務管理だけでなく、採用や人事評価、社内研修など、人事業務を柔軟に代行可能なサービスも増えています。
人事業務の効率化を始めるための2ステップ
では、実際に人事業務の効率化に必要な2つのステップをみていきましょう。
人事業務の洗い出し
まずは人事業務全体のプロセスを洗い出し、現状を把握して優先順位をつけましょう。
細かく可視化していくことが大切です。
効率化の対象となる人事業務を探す
人事業務の全体像を把握できたら、優先して効率化すべき業務をリストアップしましょう。
このとき、作業フローが固定されている「定型業務」はシステムで自動化し、柔軟な対応が求められる「非定型業務」はアウトソーシングを検討するとスムーズです。
人事業務の効率化におすすめのITツール
ここでは、人事業務の効率化に不可欠なITツールやシステムをご紹介します。
RPA
RPAとは、PC業務を代行してくれる「業務プロセス自動化ツール」のことです。人事の業務効率化にはなくてはならないツールです。
人事管理システム
人事管理システムとは、人事全般の効率化を行うツールのことです。人事にまつわる業務がワンストップで管理できます。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムは、社員の評価や個性、スキル、キャリアなどの能力を管理することで、企業の人材戦略をサポートするためのツールです。
まだ新しいHRテックですが、近年では少ない人材をどう活用するかに多くの企業が頭を悩ませているため、急速に普及しています。
Excel
実はExcelも、RPAのように業務の自動化や効率化ができる強力なツールです。
マクロや関数、VBAなどの機能を使えば、Excelを使った定型業務のほとんどは自動化することができます。
人事業務を効率化したExcel活用事例
もしExcelを表やデータ整理にしか活用できていない場合は、非常にもったいないです。
ここでは、人事業務効率化におけるExcelの活用事例を2つご紹介します。
Excelマクロにより作業時間を1.5日→2時間に削減
ある広告企業では、繁忙期に1日以上かけていた人事システムのデータ作成を、Excelマクロによる自動化で2時間まで短縮しました。
以下のメリットに加え、業務をマクロ化したことで属人化を解消し、引継ぎの手間も削減できました。
Excel VBAによりインポート作業を4時間→20分に短縮
ある電力会社では、人事システムにインポートする月次データの更新を、Excel VBAを活用して自動化。人事システムを活用するための大幅な工数削減に成功しました。
人事業務の効率化を始めるならExcelから
人事業務の効率化には、RPAや人事システムなどのITツール導入はもちろん、Excelの活用方法を見直すことも重要です。
Excel女子ではタレントパレットとも協業し、RPA・Excel・VBAのプロが、人事業務の効率化を伴走支援しています。
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