【プロンプト例】これからの必須スキル『データ整理×生成AI』
本資料では、生成AIを活用したデータ整理の実践方法と役立つプロンプト例を紹介。Excelやスプレッドシートなどの表データを効率的にまとめるコツや、テキストの整形・要約・分類をAIで自動化する手法を解説します。日々の業務効率化からDX推進まで、これからのビジネスパーソンに必須のスキルが身につく一冊です。
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更新日：2025.11.26
Google スプレッドシートは、インストール不要でブラウザからアクセスでき、複数人でリアルタイム編集や共有が可能なクラウド型の表計算ツールです。
近年では、働き方の多様化やリモートワークの増加に伴って、一人で使うExcelから「複数人で共有・コラボできるスプレッドシート」への移行が進んでいます。
本記事では、スプレッドシートの基本から最新の便利機能まで、初心者〜中級者が“今すぐ使える実践テクニック”を中心に解説します。
DX/Office活用トレーナー 本多 瑞季（ほんだ みずき）
現場の業務フローを起点に、Excel・Copilot・Power Automateを“使いこなせる状態”まで伴走するトレーナー。操作説明にとどまらず、部署や役割に合わせた課題設計で、研修翌日から成果を出せるよう設計します。
※DX人財育成サービスの公式サイト
『スプレッドシート』とは？
同じ“表計算ソフト”でも、Excelとスプレッドシートでは得意分野が少し違います。
Excel
関数・分析・資料作成まで幅広く対応できる「万能型」
スプレッドシート
ブラウザ上で使えるクラウド型のソフトで、複数人で同時編集できる「チーム向け」
Excelとどう違うの？
Excelと比較するとき、よく「無料で使える」「リアルタイム編集できる」など特徴だけが取り上げられがちです。
ただ、2025年の働き方を考えると、違いは“機能”以上に 仕事の進め方そのもの に影響します。
スプレッドシートが特に活きるポイント
ファイルの受け渡しや最新データの確認で悩む時間がゼロになる。
これが、スプレッドシートを選ぶ最大の理由と言っても良いでしょう。
最新のスプレッドシートで押さえておきたい便利機能
スプレッドシートは「共有ツール」の印象だけではもったいない。
実は、Excelにはない“仕事で刺さる機能”が多数あります。
Excelにない注目関数
データの復元
スプレッドシートは複数人でリアルタイムで共同で作業でき、かつ自動保存されてしまうという特徴をもつため、誰かが間違ってデータを編集や削除してしまうと、すぐにその変更が保存されてしまいます。
しかし、そのデメリットを解消できる変更履歴という機能がスプレッドシートには存在します。
変更履歴とは、いつ、だれが、どんな変更を行ったかを確認することができ、そしてそのときのデータの状態に戻す、つまりデータを復元することもできる非常に便利な機能です。
変更履歴は左上のメニューから《ファイル》タブ>《変更履歴》と選択することで、画面右側に変更履歴が表示されます。
下図ですと、緑色でハイライトされているセルが11月28日21時33分に鈴木さんが変更した箇所になります。この時点のデータに戻したいときは上部にある《この版を復元》をクリックすると、この時点のデータを復元することができます。
ショートカットキー
ショートカットキーとはキーボードを使用してパソコンの操作を簡単に行うための機能です。
そのショートカットキーですが、スプレッドシートとExcelでは完全には一致していません。これはExcelのショートカットを使いこなしている方は非常に戸惑うポイントかもしれません。いくつかスプレッドシートとExcelでショートカットキーが異なるものを下記に列挙します。
スプレッドシートとExcelでショートカットキーが異なるもの
関数
スプレッドシートには500個近くの関数が用意されており、その中にはExcelにない関数もあります。
スプレッドシートにあって、Excelにない関数をいくつかご紹介いたします。
Excelにない関数
| QUERY |
| 選択した範囲の情報を別の場所に出力する関数 |
| IMPORTRANGE |
| 他のシートの指定した範囲のデータを読み込み、出力する関数 |
| GOOGLETRANSLATE |
| 翻訳する関数 |
| IMAGE |
| 画像を指示された大きさで挿入する関数 |
Excelもスプレッドシートに負けないように随時関数を追加していますが、クラウドサービスだからこその機能もあるので、そういった点ではExcelと差別化できる点であると言えるでしょう。
スプレッドシートの使い方は？
ここからはスプレッドシートのシートの作成、書き出し、共有までの基本操作を説明したいと思います。
なお、前述の通りスプレッドシートを利用するためにはGoogleアカウントを持っている必要があります。お持ちでない方はGoogleアカウントをこちらから作成できますので、作成が完了してから以下の手順に移ってください。
また、説明の際に下記の用語は頻出となりますので、押さえておくといいでしょう。
押さえておくべき用語
| ワークブック |
| ドキュメント全体のことを指します。(省略してブックとも呼びます。) |
| ワークシート |
| 作業するマス目のキャンバスのことを指します。(省略してシートとも呼びます。) |
| セル |
| ひとつひとつのマスのことを指します。 |
使い方
１．Googleアカウントを用意
Googleのアカウント作成が完了したら、以下の2ステップで新しいスプレッドシートを作成します。
（1）Google スプレッドシートにアクセスする
（2）《＋》マークをクリックする
2. 文字の入力
新しいスプレッドシートが作成できたら、文字を入力していきます。セルを任意で選択し、文字を入力し、Enterキーで内容を確定します。
《補足》
◎セル内の改行について
スプレッドシートではEnterキーは確定ボタンになりますので、Enterキーだけでは改行ができません。もしも同じセル内で改行したいときは、以下の操作が必要になります。
| Windows |
| Alt + Enter |
| Mac |
| Command + Enter |
◎セルのサイズについて
文字列の長さによってはセルの大きさを変えて体裁を整えましょう。好みではありますが、表を作成するときなどはそういった工夫をするとグンと見やすくなります。セルの大きさは整えたい列のローマ字のセルの右端部分をクリックし、ドラッグすることで変えることができます。また、同じ部分をダブルクリックすると文字列に合わせて自動的に長さを調節してくれるので、このやり方も覚えておくと便利です。
◎文字列の削除について
入力した文字を削除したい場合は注意が必要です。セルを選んだだけの状態で削除してしまうとセルに入力されている内容のすべてが消えてしまいます。セルの中の一部を削除したい場合は、該当セルをダブルクリックして文字列の編集ができるような状態になってからBack spaseキーを使用します。
3. 共有
スプレッドシートは複数人で作業するシーンで真価を発揮するとご紹介しましたが、ここで共有のやり方を説明したいと思います。やり方は複数ありますが、まずは以下の手順を覚えましょう。
（1）ワークシートの右上部の《共有》をクリックする
（2）共有したいユーザーのgmailを入力 or リンクをコピペしてEメールなどで連絡して共有する
（3）共有するユーザーの権限を変更（デフォルトは「閲覧者」=編集できない権限）
共有ができたら同時に編集して作業を効率的に進めることもできますので、上記手順はぜひご活用ください。
応用編
さて、上記でスプレッドシートの基礎についてお伝えさせていただきましたので、ここから応用編に移りたいと思います。スプレッドシートもExcelも初心者だよ、という方には少々難しいかもしれませんが、Excelを使用したことがある方にはなじみのある機能も多いと思います。
ショートカットキー
先述のとおり、ショートカットキーとはキーボードを使用してパソコンの操作を簡単に行うための機能です。例えばキーボード操作で文字列の内容をコピーすることも、コピーした文字列のペーストもできます。
スプレッドシートの作業を効率的に行うために多くのショートカットキーを上記にていくつかご紹介していますが、上記に挙げきれなかった便利なショートカットキーがまだまだ沢山ありますので、こちらでいくつかこれだけは押さえてほしい！というショートカットをご紹介いたします。
一般的な操作
| コピーする | Ctrl + C |
| 切り取る | Ctrl + X |
| 貼り付ける | Ctrl + V |
| 元に戻す | Ctrl + Z |
データの入力
| 上のセルのデータをコピーする | Ctrl + D |
| 左のセルのデータをコピーする | Ctrl + R |
| 現在の日付を入力する | Ctrl + : |
| 現在の時刻を入力する | Ctrl + Shift + : |
行・列
| 行を上に挿入する | Alt + I → R |
| 行を下に挿入する | Alt + I → B |
| 行を削除する | Alt + E → D |
| 列を左に挿入する | Alt + I → C |
| 列を右に挿入する | Alt + I → O |
| 列を削除する | Alt + E → E |
条件付き書式
条件付き書式を設定をすることで、特定の条件（例: 特定の単語や数字を含む）を満たすセル、行、列のテキストや背景色を変更できます。
手順は以下のとおりです。
（1）書式を設定したい範囲を選択する
（2）《表示形式》タブ >《条件付き書式》をクリックする
（3）条件を設定する
関数
表計算ソフトでよく使われる関数を活用してみましょう。
関数とは、複雑な計算や処理を簡単にこなせる数式のことを指し、スプレッドシートに数式を入力することで、入力された数字や文字列をもとに自動計算してくれます。よく使われる関数をいくつかご紹介します。
| 関数 | 構文 | 説明 |
| SUM | SUM(値1, 値2) | 指定された範囲の数値を合計する |
| AVERAGE | AVERAGE(値1, 値2) | 指定された範囲の数値の平均を求める |
| COUNTA | COUNTA(値1, [値2, ...]) | 空白ではないセルの個数を数える |
| IF | IF(論理式, TRUE値, FALSE値) | 条件に合うかどうかでセル内の値を変化させる |
| IFERROR | IFERROR(値, [エラー値]) | 条件に合わないセルに指定した文字列(数字)を入力する |
| TODAY | TODAY() | 今日の日付を入力する |
関数を利用する方法は2つあります。
1つはセルに直接入力するやり方、そして2つ目はメニューから選択するやり方です。
直接入力
セルに「=(イコール)+関数名」を入力すると入力された文字列が入っている関数の候補が出てきます。関数名を最後まで覚えていなくてもサジェストで出てきますので便利です。
メニューから選択
メニューバーにある《Σ》をクリックして任意の関数を選択できます。
SUMやAVERAGEなどよく使われる関数はサジェストとしてすぐに表示されて選択できるので便利です。
グラフを作成
以下の手順で作成した表でグラフを作成し、可視化できます。
（1）グラフにしたい範囲を選択する
（2）《挿入》タブ >《グラフ》をクリックする
作成したグラフも編集することができるので実践にて試してみてください。
検索と置換機能
以下の手順で入力したデータの中から特定の文字列を検索したり、特定の文字列を別の文字列に変更する=置換できます。また、前述のショートカットキー（Ctrl+H）でも検索と置換を実施できます。
（1）《編集》タブ >《検索と置換》をクリックする
（2）検索したい or 置換したい文字列を入力する
（3）《完了》をクリックする
シートの保護
スプレッドシートの内容を他のユーザーに編集されたくない場合は、保護機能を使いましょう。
他のユーザーは、保護されているスプレッドシートに対して、読み込みや書き出しなどの操作を行えますが、編集することはできなくなります。
手順は以下のとおりです。
（1）《データ》タブ >《シートと範囲を保護》をクリックする
（2）《シート / 範囲を追加》をクリックし、保護したい範囲を選択する
（3）《権限を設定》で編集の権限の設定をする
（4）《保存》または 《完了》 をクリックする
シートの非表示
非表示機能を使うと、指定したユーザー（閲覧者）に対して見せたくないシートを削除せずに一時的に隠すことができます。
手順は以下のとおりです。
（1）非表示にしたいシートのタブ上で下矢印アイコンをクリックする
（2）《シートを非表示》をクリックする
通知機能
通知機能を使用すると、共有されたスプレッドシートに変更があった場合に、変更内容を知ることが可能です。自分自身で編集を加えた際は通知されず、他ユーザーが編集を加えた場合のみ通知されます。また、この通知機能は自身が設定しても他ユーザーには適用されません。
この通知機能を利用するための手順は以下のとおりです。
（1）《ツール》タブ >《通知ルール》をクリックする
（2）通知を受け取りたい「タイミング」を選択する
（3）通知を受け取る「頻度」を選択する
（4）《保存》をクリックする
Excelで出力
スプレッドシートで作成したデータをExcelで編集したいときは、以下手順で簡単にExcel形式のファイルを出力することができます。
（1）Excelに変換したいスプレッドシートの《ファイル》タブ >《ダウンロード》をクリックする
（2）形式《Microsoft Excel（.xlsx）》を選択する
上記手順を踏むとExcelフォーマットのファイルがダウンロードされます。ダウンロードされたファイルを開いてみると以下画像のように、フォントなど一部スプレッドシートと違う点もありますが、ほぼ同じ内容のデータが生成されていることがわかります。
どんなシーンでスプレッドシートを選ぶべき？
Excelとスプレッドシートの違いを理解すると、「どちらを使うべきか？」という視点が生まれます。
スプレッドシートが最適なケースは？
□ 営業リスト・進捗表など、複数人が更新するデータ
□ Google フォームで収集したアンケートや顧客情報を管理したい
□ 社内外でファイル共有を頻繁に行う
□ 外出先・在宅・複数拠点での共同作業がある
□ 定期的なデータ更新を自動化したい（IMPORTRANGE/QUERY）
まとめ：2026年は“作業の速さ”より“進め方の速さ”
スプレッドシートの価値は、関数や無料で使える点よりもチームの仕事の進め方が一段階速くなることにあります。これは、単なるツールの違いではなく業務そのもののアップデート です。
もし、日々の業務に「人を待つ時間」「共有の手間」「最新版の確認」があるなら、まずはスプレッドシートを使ってみてください。それが、最も簡単な“働き方DX”です。
当社では、『Microsoft認定トレーナー』資格を持つEXCEL女子による「Excel研修」を提供しております。書籍化するなど注目いただいている研修です。
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