2022.06.09
毎日何気なく利用しているExcel（エクセル）、実はショートカットや関数、VBAなどのテクニックを駆使することで作業時間を大幅に短縮できることをご存じでしょうか。
ここでは、業務改善したいけれど時間がない、業務効率化にどこから手を付けてよいか分からないという方へ向けて、今日から気軽に実践できるExcelテクニックを解説します。
今回の記事で
- 知っておくべきショートカットキー
- 覚えておきたい関数
- 単純作業の自動化ができるVBA
について学び、生産性アップのための取り組みをはじめてみませんか？
速攻時短！絶対知っておくべき「ショートカットキー」
Excelのショートカットキーを使うと、効率よく快適に作業を進めることができます。
「マウスでもできるから」と思うかもしれませんが、わずか数秒の差でも積み重なると数時間単位の節約になります。
ここではよく使う、便利なExcelショートカットキーをご紹介します。
ファイルの保存
| F12 | 名前を付けて保存 |
| Ctrl + S | 上書き保存 |
セルの移動・データ選択
| Ctrl + カーソルキー | 連続データの末尾に移動する 例）＜Ctrl + ↓＞で最終行/最終列へ移動 |
| Ctrl + Shift + カーソルキー | 連続データの末尾まで選択する |
| Ctrl + A | アクティブセルを起点に、連続セル範囲を選択 連続セルの範囲外がアクティブになっている場合：すべてのセルを選択 オブジェクトが１つ選択されている場合：すべてのオブジェクトを選択 |
行の挿入・削除
| Ctrl +＋ | 選択範囲にセル・行・列の挿入 （テンキーがない場合は＜Ctrl+Shift+；＞） |
| Ctrl +－ | 選択範囲のセル・行・列の削除 |
日付や時刻
| Ctrl + ;（セミコロン） | 現在の日付を入力 |
| Ctrl + :（コロン） | 現在の時刻を入力 |
文章入力の時短テクニック
| F2 | 編集モードにする |
| Ctrl + Alt + V | 形式を選択して貼り付け |
Excelで使えるショートカットキーに関して、詳しくはこちらの記事もご覧ください。
作業効率に差をつける！覚えておきたい「関数」
Excel関数は難しい印象があるかもしれませんが、活用できれば大幅に作業を効率化できます。
よく使う合計や平均などの計算機能だけでなく、条件に合うセルを数える、シートから特定のセルを検索して表示するなど、その機能は多岐にわたります。
人の手では何時間もかかる面倒な作業も時間をかけず終わらせることができるため、もう膨大なデータと格闘する必要はありません。
ここでは、覚えておくと便利な関数をご紹介します。
SUM（合計値）
SUM関数では、指定したセルや数値の合計値を求めることができます。
例えば、
セルA1、A2、A3の合計
=SUM(A1:A3)
セルA1とA3のみを合計
=SUM(A1,A3)
と入力します。
MAX・MIN（最大値・最小値）
このMAX・MIN関数では、指定した範囲や数値、配列の中からの最大値／最低値を求めることができます。
例えば売上データベースの中から最高額や最低額を探すとき、人の目で見ると時間がかかりミスが発生しやすい作業ですが、このMAX・MIN関数を使うと迅速に処理できます。
ROUND（四捨五入）
ROUND 関数は「=ROUND(数値, 桁)」と表記され、セルの数値を指定された桁数で四捨五入します。
例えば、
セルA1の数値12.345を小数点第2位で四捨五入
=ROUND(A1, 2)
表示される値 12.35
となります。
ROUND関数に関して、詳しくはコチラの記事もご覧ください。
IF（条件判定）
IF関数は「条件に合うセル」と「条件に合わないセル」で処理を変えることができます。
例えば、
- アンケートの回収率が60%以上の店舗に〇
- 60%未満の店舗に×
を表示する、などのデータ処理を行うことができます。
SUMIF/SUMIFS（条件を指定して合計）
SUMIF関数/SUMIFS関数は指定した条件に合うセルの数値を合計することができます。
例えば、
毎日の売上記録から商品Aの売上総額を算出したい場合
などに役立ちます。
また、より複雑な集計や分析を行う場合はピボットテーブルを利用できます。
COUNTIF/COUNTIFS（条件を満たすデータの数）
COUNTIF関数/COUNTIFS関数は「=COUNTIF(範囲,検索条件)」と入力し、条件に一致するセルの個数を求めることができる関数です。
例えばアンケートなどの
- 男性・女性の数
- 住所別の人数
を求める、などで活用できます。
VLOOKUP（値の検索・表示）
VLOOKUP関数は、データ表を縦方向に検索して特定のデータに対応する値を表示する事ができます。
例えば商品の一覧表から「商品A」のバーコードナンバーや価格を検索する場合、膨大なデータから、シートを上下に動かして目視で探すのは大変な作業です。
しかしこの関数を使えば、指定したセルに「商品A」と入力するだけで、すぐに欲しい情報を得ることができます。
VLOOKUP関数に関して、詳しくはコチラの記事もご覧ください。
生産効率を最大化！単純作業の自動化を叶える「VBA」
VBAはプログラミング言語の一種で、業務で発生する単純作業をマクロ化し、ルーチンワークを自動化することができるツールです。
人の手で行うと時間がかかる作業もVBAを導入すれば、クリックひとつで簡単に作業を完了させることが可能です。また、アプリケーションの定型作業を自動化する方法としてRPAも有名です。
このVBAは日々の業務で使用するExcelにも標準搭載されているため、誰でも初期投資なしで気軽に使うことができるというメリットがあります。
ここでは、VBAでどのようなことが実現できるのかをご紹介します。
差し込み印刷
差し込み印刷とは、Wordなどで使える同じレイアウトで異なるデータを印刷する機能のことです。
一般的にラベル印刷や宛名印刷で使用されています。VBAを導入すると、印刷したいデータを用意するだけで、Wordへの差し込み印刷を自動化できます。
例えば、
- 毎日作る見積書やレポート
- DMで使う名字を差し替えた手紙作成など
がクリックひとつで印刷まで完了できるため、手作業入力をしていた作業時間を大きく削ることができます。
請求書PDF作成
できれば時間をかけたくない大量の請求書PDF作成ですが、人の手では限界があることに加え、枚数が増えるほど顧客名の誤変換、計算間違いなどの人的ミスが発生しやすくなります。
その点、VBAはデータさえ用意すれば社名の差し込みからPDF化まで自動で終わらせることができます。
また、誤記に警告をだす設定を作っておけば、入力ミスをなくすことも不可能ではありません。
他にも
- 領収書
- 入出金伝票
など、テンプレートのある書類作成業務であればなんでも自動化できるため、作業の手間を省くだけでなく属人化を防ぐことにもつながります。
メール一斉送信
メール作成は毎日行っている業務ではあるものの、人の手でメールアドレスを変えたり、添付や本文を手直ししたりするのは非常に時間がかかります。
VBAを導入すると、ExcelVBAでOutlookを起動し、メールの本文作成から大量の一斉送信までの全てをワンクリックで済ませることができます。
リンクやファイルを自動添付することもできるため、とても便利です。
例えば、
- 月例報告
- メールマガジン
など、フォーマットが一定であれば一度VBAを導入してしまえば、もうメールの作成に余計な時間を取られることはなくなります。
月末のデータ計算
毎月の売上や報告のためのデータ管理や集計を、VBAで自動化できます。
- 商品ごとのデータの自動整列や四則計算
- グラフ作成
を同時に指示することができるため、見やすいレポートを瞬時に作成してくれます。
今まで目視と手作業で時間がかかっていた業務を自動化することで、忙しい月末の時間節約だけでなく、生産効率のアップにつなげることができます。
まとめ
今回は、Excelで今から実践できるショートカットキーや関数、導入すると格段に生産効率の上がるVBAでできることについてご紹介しました。
日々の業務が忙しくて何から業務改善をするべきか迷っている方は、この機会にExcelやVBAを使った業務効率化をはじめてみませんか？
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