《経理担当者向け》日々の事務作業で役立つExcelスキルまとめ！今日からできる業務改善！

あなたの経理業務、もっと効率的にしたいと思いませんか？

多くの経理担当者が、毎日の事務作業に追われ、手間や時間をかけています。

Excelは、その豊富な機能と容易な使用法から、経理業務を大幅に効率化する強力なツールとなることができます。

本記事では、経理担当者が日々の業務で即実践できるExcelスキルを紹介し、業務改善をサポートすることを目的としています。ぜひ参考にしてください。

速攻時短！絶対知っておくべき「ショートカットキー」

効率的な経理業務を実現するためには、Excelのショートカットキーをマスターすることが重要です。

ここでは経理担当者に特に役立つ基本的かつ強力なショートカットキーをいくつかご紹介します。

ファイルの保存

定期的にファイルを保存することで、作業中に突然のトラブルが発生した際のデータロスを防げます。

また、頻繁に保存することでデータの更新が確実に反映され、作業の進捗を確実に記録できます。

「Ctrl + S」

ファイルを素早く保存できます。これにより、進行中のデータを頻繁にバックアップすることができ、データの安全性が高まります。

セルの移動・データ選択

セルの移動やデータ選択の際にショートカットキーを使うことで、効率が格段に向上します。

「Ctrl + 矢印キー」

を使えば、大量のデータ間を瞬時に移動できます。

「Shift + 矢印キー」

連続するセル範囲をすばやく選択できます。

これらのショートカットキーを覚えることで、業務におけるデータ入力や修正作業がスムーズになるため、効率的な業務遂行に繋がります。

毎日の業務において、これらのショートカットキーを積極的に活用し、作業効率を最大限に高めましょう。

行の挿入・削除

エクセルを使った経理業務で、行の挿入や削除を素早く行うことが重要です。行の挿入や削除をショートカットキーで迅速に行うことで、作業効率を大幅に向上させることができます。

「Ctrl」 + 「＋」（プラス）

行を挿入できます。

「Ctrl」 + 「－」（マイナス）

行を削除することができます。

これにより、行を手動で挿入・削除する必要がなくなり、時間を節約できます。特に、大量のデータを扱う際や、頻繁に行の追加や削除が必要な場合には非常に効果的です。

また、他のシーンでもショートカットキー活用は役立ちます。

例えば、

• 請求書作成
• 売上データの管理

など、細かなデータ入力や調整が求められる場面では、効率的に操作できるショートカットキーが非常に有用です。これらのテクニックを駆使することで、業務全体の生産性を上げることができます。

日付や時刻

日付や時刻に関するExcelの操作を覚えることで、データ管理が格段に効率化できます。

多くの経理作業では正確な日付や時刻の入力が必要です。これらを手動で行うとミスが生じる可能性が高くなります。

例えば、

• 日次報告
• 月次報告

において、決められたフォーマットに日付や時刻を入力する作業があります。

これをExcelのショートカットキーや関数を使って自動的に処理することで、時間と手間を省くことができます。日付や時刻に関する操作を習得することで、日々の業務がスムーズになります。

Excelには日付や時刻にまつわる豊富な関数が用意されています。

「=TODAY()」関数

現在の日付を瞬時に入力でき、さらにセルの書式設定で表示形式を変更することができます。

業務の中で頻繁に利用する日付範囲や時刻の計算も、適切な関数を駆使することで正確に行うことが可能です。これにより、日次報告書の作成が非常に効率的となり、チェックのための時間も大幅に短縮できます。

既存のデータに対して現在の日付を加える場合には、

「Ctrl + ;」

日付が入力されます。

「Ctrl + Shift + ;」

時刻が入力されます。

これらのキー操作を習得するだけで、手入力によるミスを避け、業務の迅速化が実現します。

《使用シーン》

• 特定の報告書
• 請求書
• 支払日の管理

など、日付の間違いが許されない場面が数多く存在します。

このため、Excelを使った日付や時刻の自動化は非常に効果的です。正確なデータ処理は、監査や経営分析の際にも非常に重要であり、Excelの知識を駆使することで自分の業務効率を大幅に向上させることができます。

Excelでの操作に慣れてくると、その応用範囲はさらに広がります。例えば、特定の日付範囲内のデータを抽出するピボットテーブルの作成や、条件付き書式を用いて特定の日付に色をつけるなど、より高度なデータ管理が可能になります。経理担当者として日付や時刻に関するスキルを磨くことで、業務全般の効率アップを図りましょう。

文章入力の時短テクニック

文章入力時に時間を節約するためのテクニックは、日々の業務において非常に役立ちます。

よく使うフレーズや定型文が多い場合、同じ内容を繰り返し入力する時間が無駄になります。時短テクニックを駆使することで、入力作業の効率が大幅に向上します。

Excelのオートコンプリート機能

過去に入力した文字列を素早く再度入力できます。

また、定型文をマクロに登録しておけば、ワンクリックで挿入可能です。こうしたツールや機能を活用することで、同じ文章を何度も手入力する手間を省けます。

文章入力の時短テクニックを活用することで、作業効率を上げ、他の業務に時間を割くことができるようになります。時間の節約は業務全体の効率向上にもつながり、さらなる業務改善を実現するための大切な要素です。

作業効率に差をつける！覚えておきたい「関数」

Excelの関数を使いこなすことで、経理作業の効率化が大幅に向上します。日々の業務で頻繁に使う関数を覚えることで、時間短縮やミスの削減が可能になります。

下記に紹介する関数は、日常的な経理業務で特に役立つものばかりです。これらの関数をマスターすることで、業務のスピードアップと精度向上が期待できます。

SUM（合計値）

経理作業においてSUM関数を使えば、複数の数字を簡単に合計できます。

日々の業務で多くの数値を扱う経理担当者にとって、手作業での計算は時間がかかるだけでなく、ミスが起こりやすいからです。SUM関数を使用すれば、一度に多くの数値を正確に集計できます。

例えば、毎月の支出や売上を合計するときに、SUM関数を用いるとセルの範囲指定だけで瞬時に合計値が取得できます。また、異なるシートの数値も一度に合計できるので、複雑な経理データの集計も容易に行えます。

SUM関数を活用することで、経理業務の効率と正確性を大幅に向上させることができます。

MAX・MIN（最大値・最小値）

ExcelのMAX関数とMIN関数を使うことで、データセット内の最大値や最小値を迅速に特定できます。

多くの数値データが含まれるシートでは、手動で最大値や最小値を見つけるのは時間がかかり、ミスが発生しやすいため、これらの関数の活用は非常に効果的です。

例：売上データの中から最も高い売上日と最も低い売上日を瞬時に見つける

具体的には、「=MAX(B2:B10)」と入力すると、指定された範囲内の最大値を表示できます。このように、データの最大値や最小値を迅速に特定するために、MAX・MIN関数を積極的に活用しましょう。

ROUND（四捨五入）

ROUND関数を使うことで、数値を簡単に四捨五入することができます。

数値を適切に丸めることで、財務や統計データの精度を確保するためです。特に、小数点以下の細かい数値は業務上重要な場面で正確性を高めることが求められます。

例：ROUND(123.456, 2)と入力

123.46と表示され、小数点以下第二位で四捨五入が行われます。

例：ROUND(123.456, 0)と入力

123と整数に丸められます。これにより、報告書や会計データがより正確で信頼性の高いものとなります。

ROUND関数を活用して、数値データを手軽に丸めることで、業務データの処理や報告書の精度を向上させましょう。エクセルシート上のデータを迅速かつ効率的に処理するための基本的なスキルとして覚えておくことが重要です。四捨五入を適切に実施することで、現場でのミスを防ぎ、データの信頼性を向上させることができます。

IF（条件判定）

IF関数は条件に基づいて異なる値やアクションを返す非常に便利なツールです。

この関数を使うことで、複数のシナリオに対して柔軟に対応でき、業務上の意思決定をサポートすることが可能となります。

例えば、売上が一定の金額を超えた場合に「ボーナス支給」と表示し、未達の場合には「ボーナスなし」と表示することができます。

IF関数を使うことで、効率的に条件付きのデータ処理を行うことができます。

経理部門やその他の日常業務でも、特定の条件に応じた処理が頻繁に必要となるシーンが多くあります。このような場面でIF関数を活用することで、手動での確認やデータ編集の手間を大幅に削減することができます。

例えば、経費精算において金額が一定の範囲内であれば自動承認、それを超える場合は上長の承認が必要といった設定も簡単に行えます。これにより、業務の自動化と効率化が同時に実現でき、正確性も向上します。

このように、IF関数を用いることでデータの柔軟な管理と効率化を実現し、日々の業務をスムーズに進めることが可能となります。担当者が多くのデータを扱う場合でも、IF関数を活用することで業務の効率化を図ることができるため、ぜひマスターしておきたいスキルのひとつです。

SUMIF/SUMIFS（条件を指定して合計）

条件に基づいた合計を簡単に行うための関数として、SUMIF/SUMIFSがあります。

これらの関数を使うことで、条件を指定してデータを効率的に集計し、正確な結果を短時間で得ることができます。例えば、売上データを条件に基づいて集計する場合、特定の商品カテゴリーごとの売上額をすぐに求めることができます。

初めにSUMIF関数を使用する場合、単一の条件に一致するセルを合計することができます。これに対して、SUMIFS関数を使用することで複数の条件に一致するセルを合計することが可能です。

具体例として、売上データが含まれるシートにおいて、「2023年1月に特定の商品カテゴリーの売上だけを合計したい」という場合、SUMIF関数を使ってその条件に基づく合計を瞬時に求めることができます。同様に、SUMIFSを使えば、「2023年1月かつ特定の商品カテゴリー」という複数の条件を満たす売上のみを合計することができます。

SUMIF/SUMIFS関数を覚えておくことで、データ処理が非常に効率化されます。この関数を使用することで、手入力によるミスを減らし、時間を大幅に短縮することができます。また、さまざまな場面で柔軟に対応できるため、特に経理業務に従事している方には必須のスキルとなります。

COUNTIF/COUNTIFS（条件を満たすデータの数）

COUNTIFとCOUNTIFSは、特定の条件を満たすデータの数をカウントするための関数です。条件を設定してデータを数えることで、大量のデータから必要な情報をすばやく抽出でき、業務の効率化が図れます。

例えば、COUNTIF関数を使って「売上表」から特定の商品が売れた回数をカウントし、マーケティング分析の一環として利用することができます。COUNTIFS関数では、複数の条件を満たすデータ、例えば特定の期間内で、特定の担当者が売った商品の個数をカウントできます。

アクションの測定や業務のモニタリングにおいて、条件設定を精緻に行うことは重要です。COUNTIFやCOUNTIFS関数を活用して必要なデータを迅速に把握することで、業務の精度とスピードが向上します。これにより、データ分析がより効果的になり、重要な意思決定をサポートします。

VLOOKUP（値の検索・表示）

VLOOKUP関数は、特定の値を検索し該当するセルの情報を取得するための強力なツールです。この関数を使用することで、大量のデータから必要な情報を簡単かつ迅速に抽出することができます。手作業での検索よりもミスが減り、作業効率が大幅に向上します。

例えば、社員名簿から特定の社員の給料情報を探す場合、VLOOKUP関数を使えば社員名を入力するだけで瞬時に対応する給料が表示されます。これにより、大規模なデータセットでも迅速に情報を取得できます。このように、VLOOKUP関数は多くの場面でデータ管理と情報検索を効率化する重要なツールとなります。

VLOOKUP関数を習得することで、データ検索と表示が効率化し、経理業務の正確性とスピードが向上します。この能力は経理担当者にとって不可欠であり、日々の事務作業の大幅な改善に繋がります。様々なシチュエーションでのデータ抽出作業が短縮され、より効率的に業務を進めることができるでしょう。

生産効率を最大化！単純作業の自動化を叶える「VBA」

単純作業に費やされる時間を削減し、生産効率を大幅に向上させるためには、ExcelのVBA（Visual Basic for Applications）の活用が不可欠です。VBAを使えば、日常の反復作業を自動化することができ、業務の効率化を実現することが可能です。

VBAを導入することでどのような作業が自動化されるのか、具体的な例を挙げながら、そのメリットと設定方法について詳しく解説していきます。

差し込み印刷

差し込み印刷を使うことで、個別データをもとにした大量の文書を一括で作成できます。多くの文書を一つ一つ手作業で作成するのは時間がかかるだけでなく、ミスも増えるリスクがあるためです。例えば、顧客リストから名前や住所を自動で差し込んで個別の請求書を作成する際に使うことができます。これにより、一度に数百枚の請求書を瞬時に生成することが可能になります。

また、VBAを使って自動化することで、差し込み印刷プロセスがさらにスムーズになり、作業効率が飛躍的に向上します。具体的には、VBAマクロを利用して差し込み印刷の手順を自動化することで、クリック一つで一連のプロセスを実行することが可能になります。これにより、複数の設定が必要な場合でも迅速かつ正確に処理が行えるため、日々の業務負担を大幅に軽減できます。

差し込み印刷の機能を活用し、VBAでの自動化を組み合わせることで、経理業務における書類作成の手間を削減し、ミスのリスクを低減させることができるのです。これは、特に大量の書類を扱う場面で非常に有効です。

請求書PDF作成

請求書のPDF作成を自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。手動での請求書作成は時間がかかり、ミスの原因にもなりますが、自動化すれば短時間で正確に作成できます。

例えば、ExcelのVBAを使用して、データを入力すると自動的に請求書が作成され、そのままPDFで保存される仕組みを作れば、手間が省けます。VBA (Visual Basic for Applications) はExcelのマクロ機能を拡張する強力なツールで、請求データの入力からPDF出力までを一貫して行うプログラムを作成できます。これにより、請求書作成にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーも防げるため、非常に効率的です。

請求書PDF作成の自動化は、業務の効率化と正確性の向上に役立ちます。このプロセスを導入することで、経理担当者は他の重要な業務に集中できるようになり、全体の業務効率が向上します。自動化は一度セットアップすれば繰り返し使えるため、毎月の作業負担を大幅に軽減することができます。さらに、迅速かつ正確な請求書発行は企業の信頼性向上にも寄与します。

メール一斉送信

VBAを活用してメールの一斉送信を自動化することで、作業効率を大幅に向上させることができます。手動で多数のメールを送信する作業は非常に時間と労力を必要とし、人的ミスの原因にもなります。このため自動化が推奨されます。

具体的な例として、VBAを使用して、Excelシートに入力された顧客リストとメール内容をもとに、一括して数百件のメールを送信するマクロを作成できます。これにより、作業時間の大幅な短縮とミスの削減が可能になります。操作もボタン一つで実行でき、多くの業務負担を軽減できます。また、大量のメールを効率的かつ正確に送信することで、業務の生産性を向上させましょう。

メール一斉送信の自動化により、特定の条件に基づいて異なるメッセージを送ることも可能です。たとえば、顧客ごとの購入履歴や未払いの請求書に応じたカスタマイズメッセージを作成することで、より個別対応が求められるシーンでも有効に活用できます。加えて、送信日時をあらかじめ設定できるため、業務時間外にメールを送信することも簡単に行えます。

このように、VBAを活用することにより、メールの一斉送信を自動化することで業務効率を劇的に向上させることができるのです。日々の業務の中で、高頻度かつ反復作業であるメール送信を自動化することは、長期的に見ても非常に大きなメリットとなるでしょう。

月末のデータ計算

月末のデータ計算は、経理担当者にとって重要な業務の一つです。VBA（Visual Basic for Applications）を使用することでこれらの作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。

月末のデータ計算は毎月繰り返し行われる単純作業が多く、手作業では時間がかかりミスも発生しやすいです。例えば、売上データの集計や経費の計算など、毎月決まったフォーマットで行う処理があります。これらの繰り返し作業をVBAマクロで自動化することにより、作業時間を短縮し、経理担当者はより価値の高い業務に集中することができます。

具体的には、VBAを用いたマクロを作成し、売上データの処理を自動化することで、手動でのデータ入力や計算ミスを防ぐことができます。また、月末の経費精算も同様に自動化することで、正確な計算が短時間で実行され、チェック作業もスムーズになります。

月末のデータ計算をVBAで自動化することで、計算ミスを減らし、重要な分析や意思決定に時間を割くことが可能になります。これにより、経営判断の迅速化や経理部門全体の業務効率の向上が期待できます。

まとめ

この記事では、経理担当者が業務効率を上げるために知っておくべきExcelスキルを紹介しました。その具体的な内容として、日々の事務作業で役立つショートカットキー、作業効率を飛躍的に高める関数、そして単純作業の自動化を実現できるVBAについて詳しく解説しています。

今日から紹介したExcelスキルを実際に使ってみてください。これにより業務の効率化と時間の節約が期待できます。特に経理業務は正確さと迅速さが求められるため、さまざまなシーンでこれらのスキルは大いに役立つでしょう。

さらにExcelのスキルを深めたい方は、オンライン講座や専門書を活用して学習を続けることをお勧めします。定期的に新しいスキルを学ぶことで、自社の業務効率が一層向上するでしょう。一度身に付けたスキルは、経理職だけでなく他の業務にも応用が可能であり、あなたのキャリアにおいても非常に有益となります。

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プログラミング基礎研修

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