Excelで営業管理する方法｜必要項目・作り方・テンプレート・SFA移行の目安

営業案件や顧客情報をExcelで管理しているものの、「担当者によって入力方法が違う」「商談の状況が分からない」「会議のたびに数字を集計している」といった状態になっていないでしょうか。

Excelは、営業管理を小さく始めるには使いやすいツールです。一方で、管理項目や入力ルールを決めずに表を作ると、情報が増えるほど更新や集計が難しくなります。

営業管理表を作るときに重要なのは、見た目のきれいな表を作ることではなく、「誰が・いつ・何を更新するか」まで設計することです。

この記事では、Excelで営業管理を行う際に必要な項目、シートの作り方、運用ルール、無料テンプレートの活用方法を解説します。Excelで管理を続ける場合と、SFA・CRMなど別の仕組みを検討した方がよい場合の目安も紹介します。

営業管理とは？Excelで管理する4つの情報

営業管理とは、顧客や案件、営業活動、売上見込みなどの情報を整理し、営業活動の進捗や課題を確認できる状態にすることです。

Excelで営業管理を始める場合、まず次の4つの情報を整理します。

最初からすべての情報を入れる必要はありません。項目が増えすぎると営業担当者の入力負担が大きくなり、更新されない管理表になる可能性があります。

「その情報を見て、誰がどのような判断をするのか」を基準に、必要な項目を絞りましょう。

Excel営業管理表に入れたい基本項目

案件管理を中心に始める場合は、まず以下の項目を用意すると状況を把握しやすくなります。

特に「次回アクション」と「次回予定日」は、案件の進捗確認だけでなく、対応漏れを防ぐためにも役立ちます。

反対に、入力しているものの会議でも分析でも使われていない項目は、削除できないか検討しましょう。

Excel営業管理表を作るときの4つの基本ルール

1．1行につき1案件で管理する

営業管理表では、基本的に1行を1案件として管理します。

一つのセルに複数の案件や日付、担当者をまとめて入力すると、並べ替えや集計が難しくなります。

セルの結合もできるだけ避け、表の1列に1種類の情報を入れる構成にすると、フィルターやピボットテーブルなどを利用しやすくなります。

2．担当者名やステータスは選択式にする

「提案中」「提案」「提案済み」など、同じ状態を担当者ごとに違う言葉で入力すると、集計時に別の項目として扱われてしまいます。

担当者、商談ステージ、流入経路など、分類に使う項目は自由入力を減らし、選択肢を統一することがポイントです。

Excelの入力規則を使ってプルダウンを設定する方法もあります。

3．顧客情報と案件情報を混同しない

同じ顧客から複数の案件が発生する場合、会社名や住所などの顧客情報と、提案金額やステータスなどの案件情報をすべて同じものとして扱うと、重複が増えていきます。

顧客を識別する「顧客ID」と、案件を識別する「案件ID」を分けておくと、情報を整理しやすくなります。

件数が少ないうちは一つの管理表でも運用できますが、同じ顧客に複数案件が発生するようになったら、顧客マスターと案件管理表を分ける方法も検討しましょう。

4．更新タイミングを決める

営業管理表は、作っただけでは機能しません。

たとえば、

• 商談終了後に営業担当者が更新する
• 毎週金曜日までに翌週のアクションを入力する
• 週次会議の前に未更新案件を確認する
• 受注・失注が決まった案件はステータスを変更する

といった更新ルールを決めます。

「入力してください」ではなく、既存の営業活動の中に更新タイミングを組み込むことが、管理表を継続するためのポイントです。

営業管理Excelは3つのシートから始める

最初から複雑なファイルを作る必要はありません。まずは次の3シート程度から始めると管理しやすくなります。

営業履歴を細かく残す必要がある場合は、別途「活動履歴」シートを追加する方法もあります。

ただし、シートを増やすほど更新箇所も増えます。同じ情報を複数のシートへ手入力する構成は避けましょう。

無料テンプレートを使う場合は「自社に必要な項目」だけ残す

営業管理表をゼロから作るのが難しい場合は、公開されているExcelテンプレートをたたき台として使う方法があります。

HubSpot｜無料CRMテンプレート

HubSpotでは、Excel・Googleスプレッドシートで利用できる無料CRMテンプレートが公開されています。

組織、担当者、商談、コミュニケーションなどを整理する構成になっているため、営業管理に必要な項目を検討するときの参考になります。

HubSpotの無料CRMテンプレートを見る

Smartsheet｜CRMテンプレート

Smartsheetでは、顧客管理や営業案件管理など、複数の用途に対応したテンプレートが公開されています。

SmartsheetのCRMテンプレートを見る

テンプレートを使う際に注意したいのは、テンプレートにある項目をすべて使う必要はないという点です。

営業担当者が毎回入力する必要がある項目はできるだけ絞り、実際の会議や営業判断に使う情報を優先しましょう。

営業管理Excelが使われなくなる原因

入力項目が多すぎる

管理したい情報を増やしすぎると、営業担当者が入力する時間も増えます。

備考、訪問内容、顧客の反応、競合情報などをすべて必須入力にすると、管理表そのものが負担になりかねません。

担当者ごとに入力方法が違う

担当者名やステータス、日付、会社名などの入力形式が統一されていないと、あとから集計・分析するときにデータの修正が必要になります。

特に会社名や案件ステータスなど、集計の軸にする項目は入力ルールをそろえましょう。

会議のためだけに更新している

「営業会議の前日にまとめて入力する」という状態では、普段の営業活動では情報が使われなくなります。

営業管理表は報告資料ではなく、次のアクションを決めるための情報として活用することが重要です。

管理表が複数存在している

営業担当者用、管理職用、会議用、経営会議用など、似た内容のExcelが複数存在すると、同じ情報を何度も転記する必要が生まれます。

まず元になるデータを一つ決め、必要な集計やレポートをそこから作れる構成を検討しましょう。

ExcelからSFA・CRMへ切り替えた方がよい目安

Excelで営業管理を始めること自体に問題はありません。

一方で、利用人数や管理する情報が増えてくると、Excelだけで運用を続けることが負担になる場合があります。

次のような状態が増えてきたら、SFA・CRMや業務アプリなど別の仕組みも比較しましょう。

「Excelだからダメ」「SFAを入れれば解決」ということではありません。

重要なのは、現在の課題がExcelの機能不足なのか、入力ルールや業務フローの問題なのかを切り分けることです。

SFA・CRMを導入しても、入力項目や更新ルールが整理されていなければ、情報が更新されない状態は残る可能性があります。

営業データを分析に使うなら、入力時点から整えておく

営業管理データを将来的にBIツールなどで分析したい場合は、Excelで管理している段階からデータの形式をそろえておくと移行しやすくなります。

特に次の項目は、表記ゆれが起きないように整理しておきましょう。

• 顧客ID
• 会社名
• 担当者
• 商談ステージ
• 商品・サービス分類
• 受注・失注区分
• 日付
• 金額

セル結合や複数行の見出し、一つのセルへの複数情報の入力を避けておくことも重要です。

営業データをBIなどで活用する場合のデータ整理については、BIツール活用に必要なデータクレンジングの進め方でも詳しく紹介しています。

事例：180店舗の営業データ集計を約3時間から約1時間へ

Excel営業管理は「入力しやすさ」と「使われる仕組み」が重要

Excelで営業管理を始める場合は、まず管理の目的を決め、必要な項目を絞ることから始めましょう。

基本は、1行1案件で情報を整理し、担当者や商談ステージなどの入力ルールを統一します。

そして最も重要なのは、営業担当者が無理なく更新でき、その情報が営業活動や会議で実際に使われる状態を作ることです。

利用人数やデータ量が増え、Excelへの転記・集計・履歴管理が負担になってきた場合は、自動化やSFA・CRM、BIなども含めて管理方法を見直しましょう。

EXCEL女子では、Excelでの営業データ整理や集計、入力ルールの整理、VBA・Power Queryを活用した自動化、BI活用に向けたデータ整備など、日々の実務から業務改善まで支援しています。