更新日：2024.06.04
営業管理をExcelで行う場合、まずは管理項目やシート作成のポイントをおさえることが重要です。
しかし、Excelはもともと表計算ソフトなので、
- 顧客情報
- 営業プロセス
を管理するためには入力するデータを取捨選択しなければなりません。
そこで今回は、Excelで営業管理を行うときに知っておきたい具体的なシート分けや、入力項目などを詳しくご紹介します。
後半では無料で利用できる営業管理テンプレートも3つご紹介しますので、ぜひ参考になさってください。
営業管理とは？
営業管理とは、企業の営業活動を最適化・効率化するためのマネジメントプロセスです。営業活動全般の情報
を整理し、目標や進捗、データ分析などを行います。
まずは、Excelで業務管理を行う際に重要となる
- 案件管理
- 目標管理
の2項目についてみていきましょう。
入れるべき項目 その１．案件管理
案件管理では、自社の営業案件に関わる顧客情報や商談の進捗などを管理します。
具体的に、Excelで管理すべき顧客情報は以下のとおりです。
・担当者情報（会社名、部署名、電話番号、メールアドレスなど）
・顧客の流入経路
・商談の進捗状況（商談日時、内容、アプローチ経過、次回予定）
・受注確度や予想売上額
適切に案件管理を行えば、情報を一元管理でき、営業担当者の業務効率化が進みます。
また、蓄積した案件管理データを分析することで、業務改善や成約率向上にもつなげることが可能です。
入れるべき項目 その２．目標管理
目標管理では、営業活動に関わる様々な目標を管理します。
具体的には、
- 全体の売上目標
- 個人ノルマ
- モチベーション管理（1日◯件テレアポ獲得／訪問月◯社）
など、幅広く扱います。
基本的に目標は中期・長期などにわけ、評価しやすいよう具体的な数値で示すことが重要です。
Excelで営業管理をスムーズにする4つのポイント
Excelを営業管理ツールとして使用する場合、さまざまなデータをいくつかのシートに分けて入力・管理する
とスムーズです。
ここでは、営業活動に必須の4項目
- 顧客情報管理
- 営業進捗管理
- 行動管理
- 目標管理
について解説します。
営業活動のフローや情報は企業によって異なるので、必要に応じてその他の管理シート・項目も追加
していきましょう。
顧客情報管理
まずは、顧客情報を整理するExcelを作成します。以下の項目を参考に入力しましょう。
・取引先情報：会社名、会社住所、電話番号、ホームページなど
・担当者情報：窓口担当者・決済担当者の氏名、部署、アドレスなど
・属性情報：購買履歴、流入経路、興味関心など
顧客管理のため、単なる基本データだけでなく商談の参考になる情報もメモしておくと役立ちます。
なお、大量の個人情報を扱うので
- プライバシーやセキュリティへの配慮
- 定期アップデートによる正確性の確保
などに気をつけることが大切です。
営業進捗管理
次に、営業活動のフローを管理するためのExcelシートを作成します。
例えば自社の営業プロセスが
- お問い合わせ
- ヒアリング
- 訪問
- 決裁者アポイント
- クロージング
- 受注
とすると、以下のような項目を入力するとよいでしょう。
・ステージ：見込み顧客、提案中、交渉中、クロージング、受注済み、など
・進捗率：次の営業フローに移行できるか、目安や確度を記載
この営業進捗管理シートは、パイプライン管理も兼ねています。
営業活動全体を可視化し、業務改善やボトルネック分析につなげる意識で管理するのがおすすめです。
営業担当者の行動管理
このExcelシートでは、個々人の営業担当者の過去のアクションや次のスケジュールなどを管理します。
- 見込み顧客へのアクション
- 既存顧客のケア
- 新規顧客開拓
など、営業担当者の仕事は山積みです。
- 行動内容
- 次回アクション予定日
- 実行の有無
などをそれぞれ記録することで、ヌケモレを防止し無理のないスケジューリングに役立てましょう。
また、営業活動の実行履歴や顧客の反応を細かく残しておけば、定期的な振り返りや分析に大いに役立ちます。
次の目標管理に活かすためにも、しっかりと記録しておくことが大切です。
目標管理
最後に、営業活動の目標を管理するためのExcelシートを作成します。
これまでに作成した
- 営業進捗管理
- 行動管理
などのデータを基に、根拠のある目標設定を行うことが大切です。
例えばデータの可視化や比較・原因特定などの分析には、Excelのピボットテーブル機能が役立ちます。
営業管理では作成した4つのシートをうまく連動させ、営業活動の最適化を目指すことが大切です。
＜営業管理におすすめ＞無料Excelテンプレート3選
ここでは、営業管理におすすめのExcelテンプレートを3つご紹介します。
どれも無料で利用できますので、自社にあった管理内容のものを使ってみましょう。
HubSpotの売上管理テンプレート
HubSpotは、世界120以上の国で活用されている有名なマーケティングプラットフォームです。
無料の営業管理テンプレートでは、
- チーム売上管理表
- 担当者別売上管理シート
- 商談管理表
- 顧客管理表
の4つを利用することができます。
HubSpotはそのほかにもCRM（顧客関係管理システム）などのツールも無料提供しているので、営業活動全般
を効率化したい企業に特におすすめです。
bizoceanの顧客管理テンプレート
bizoceanとは、ビジネスに役立つさまざまなノウハウ・テンプレートなどをまとめた情報サイトです。
無料会員に登録するだけで3万以上のテンプレートを利用できるため、まずは営業管理のためのたたき台を
探している方にもおすすめです。
顧客管理用のテンプレートだけでも70種類以上が公開されているため、自社の営業チームの状況に合わせて最適
なものを選択するようにしましょう。
Microsoft Officeの顧客管理表テンプレート
Microsoft Officeが公開している正規の顧客管理表も無料で利用可能です。
顧客情報をまとめるだけでなく、
- フィルタ機能
- 色変更機能
などがあるためデータベースとしても使いやすい仕様になっています。
まずは顧客データを整理したい企業や、Microsoft Officeのシステムをすでに利用している企業におすすめです。
まとめ
Excelは身近なツールなので、初期の営業管理システムとして最適です。
営業データを蓄積し営業分析や課題改善に活かすことで、売上向上や営業活動の最適化にもつながります。
ただしExcelはあくまでも表計算ソフトなので、営業支援としては専門のSFAと比較すると機能は限定的です。
そのため、ビジネスが拡大するにつれて物足りなさを感じるかもしれません。
「営業活動をもっと効率化したい」「営業分析について悩みがある」「営業ツール導入について相談したい」とお悩みの方は、いちど当社へご相談ください。
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